Wat betekent Lean
De Lean methode is een bedrijfsstrategie en vooral een methodiek waarbij iedereen in de onderneming zich concentreert op het genereren van waarde voor de klant in alle processen van het bedrijf.
Door processen te verbeteren volgens de lean principes zijn veel verspillingen te elimineren. Dit levert uiteindelijk extra waarde voor de klant op en maakt een bedrijf meer competitief. En niet te vergeten: Lean zorgt ook voor betrokken medewerkers.
Onderzoek laat zien dat ongeveer 50% van de Nederlandse bedrijven werkt volgens de principes van Lean. Lean betekent trouwens letterlijk “van alle overbodige zaken ontdaan” en wordt onterecht met “mager” geassocieerd.
Het start met de klant
In de jaren ’90 is het succes van het Toyota Productie Systeem door Amerikanen uitgebreid bestudeerd en beschreven. James Womack en Daniel Jones bedachten in 1996 de term Lean Thinking. De 5 principes van Lean zijn:
- Weten waar de klant waarde aan ontleent benoemen;
- De waardestromen analyseren (value stream maps) met als doel om
- De processen te verbeteren (flow);
- Vraaggestuurd werken (Pull);
- Streven naar Perfectie (continu verbeteren).
Lean thinking omvat niet alleen lean manufacturing of lean production, maar ook lean management. En dat laatste zit vaak de grote uitdaging!
Historie van Lean principes
De oorsprong ligt in Japan bij het bedrijf Toyota. Hun Toyota Production System (Toyota Productie Systeem) is al jaren zeer succesvol en vele malen gekopieerd.
Veel mensen denken bij Lean aan ontslagen en hard werken. Mager. Tot op het bot vet weghalen. Maar ook wordt gedacht aan handige tools en technieken. De betekenis van lean is echter veelomvattend. Het is een filosofie, een methode, een aanpak en ja ook heel veel handige tools en technieken.
Het zogenaamde House of Toyota op basis van het Toyoa Production System laat goed zien wat Lean is. Er is een fundament, 2 pilaren en een dak. En tussen de 2 pilaren staat waar Lean werkelijk om draait: respect voor mensen en continu verbeteren. Het dak geeft aan wat de klant verwacht: de kortste doorlooptijd, de hoogste kwaliteit en de laagste kosten. In de linker pilaar ligt het accent op de doorlooptijd en in de rechter pilaar ligt het accent op de kwaliteit. Goed begrijpen wat de klant verwacht en eist, focus op de toegevoegde waarde voor de klant, is de basis voor het ontwikkelen en verbeteren van producten en diensten.
Denk dan niet aan grote en kostbare verbeteringen. Het gaat juist om veel en vaak verbeteren en dus ook de kleine verbeteringen die tellen. Streven naar Perfectie is dus 1 van de 5 principes van Lean. En de manier om dat te doen heet Continu Verbeteren. Medewerkers bij Toyota realiseren 10 verbeteringen per jaar per medewerker ! Jaar in, jaar uit.
Rol leidinggevende en medewerkers
De rol van de leidinggevende verandert vaak ingrijpend bij de start van een lean traject. In een Lean organisatie is die veelal de coach, die veel op de werkvloer aanwezig is en weet wat er speelt. Medewerkers die een training krijgen hebben heel veel baat bij het begrip Verspillingen. Het draait om het wegnemen van deze verspillingen en om zo de klantwaarde te maximaliseren. Opleidingen zijn vaak gewenst bij de start van een continu verbetertraject en zijn er op een vijftal niveaus die met zogenaamde belts worden getypeerd:
- Yellow Belt is een introductie in de lean methodiek, buitengewoon geschikt voor medewerkers;
- Een Orange belt medewerker kan zelfstandig kleinere verbeterprojecten managen en monitoren;
- Green Belt biedt je een solide basis om zelfstandig een project op te starten, uit te voeren en te begeleiden;
- Een Black Belt in lean stelt je in staat om grote verbetertrajecten te leiden en teams van Yellow belt en Green Belt collega’s aan te sturen;
- Een Master black belt is capabel om continu verbeteren in grote organisaties succesvol in te voeren, belt trainingen en lean opleidingen te ontwikkelen en strategisch met directies te overleggen.
Het begrip Verspillingen (waste)
Medewerkers die een Lean training krijgen hebben heel veel baat bij het begrip Verspillingen. Het draait om het wegnemen van deze verspillingen en om zo de klantwaarde te maximaliseren.
Verspillingen zijn activiteiten waar de klant niet voor wil betalen. Een voorbeeld is als jij in een werkproces ergens op moet wachten of als iets fout is gedaan of gemaakt. Er zijn 8 verspillingen. Met de afkorting TIMWOODS kan je die eenvoudig onthouden.
Lean en Lean Six Sigma
Lean en Six Sigma wordt vaak gecombineerd. Deze twee verbetermethoden kunnen prima samen toegepast worden, Six Sigma kan een Lean organisatie versterken. De Lean methode legt de nadruk op toegevoegde waarde voor de klant en het reduceren van verspilling. Six Sigma (de perfecte organisatie) concentreert zich vooral op het meetbaar maken van de kwaliteit van bedrijfsprocessen.
Bij beide methoden worden stapsgewijze verbeterprojecten uitgevoerd door multidisciplinaire teams, waardoor samenwerken in teams van verschillende afdelingen wordt gestimuleerd.
Starten met Lean
Als je met Lean start dan betekent dat, ook voor managers en leidinggevenden, een aantal veranderingen:
- Een meer coachende en minder directieve stijl van leidinggeven is absoluut noodzakelijk.
- Leidinggevenden vertellen de werkvloer niet langer wat er anders of beter moet; zij prikkelen medewerkers om zelf met verbeteringen te komen.
- Goed zicht op wat er zich werkelijk in de organisatie afspeelt krijgt u niet langer via rapportages, maar vooral door eigen waarneming op de werkvloer (Gemba).
- Een cultuur van continu verbeteren kan alleen ontstaan als medewerkers problemen kunnen, mogen, en durven benoemen; als ze van harte deelnemen in de verbeterteams.Transparantie, o.a. door duidelijk zichtbare prestatie-borden, zorgt voor openheid en direct zicht op de knelpunten.
Hieruit blijkt dat de kwaliteiten van de leidinggevenden van doorslaggevend belang zijn voorhet succes. Maar ook de kwaliteiten van medewerkers zullen zich moeten ontwikkelen.
Ben je klaar om te starten
Jouw organisatie is klaar voor Lean als:
- de organisatie gelooft in de potentie van de medewerkers,
- managers durven los te laten en vertrouwen te schenken,
- de organisatie zich niet in een 5-voor-12-situatie bevindt; je moet de tijd hebben én nemen voor resultaten op langere termijn (minimaal een half jaar),
- het doel niet primair kostenbesparing is, want als de medewerkers dat merken zullen zij niet met verbetersuggesties komen,
- en de organisatie bereid is Lean tot essentieel onderdeel van de strategie en kernwaarden te maken.
Lean invoeren in jouw organisatie gaat dus, behalve over de ontwikkeling van tools en leiderschap, ook (en vooral) over vertrouwen tussen de organisatie en de medewerkers.
Waar draait het om
Lean is het wegnemen van verspillingen (alles wat de klant niet-waarde-toevoegend vindt, of nog botter; alles waar de klant niet voor wil betalen). Door het wegnemen van verspillingen nemen de prestaties toe, zie de afbeelding. De eerste fase is “op standaard komen’. De tweede is de standaard vasthouden en de derde is de standaard verbeteren. Bij standaard moet je denken aan een prestatie van 100 orderregels per uur of het aantal fouten of de eindtijd. Het is de norm die je hebt afgesproken.
Transparantie is binnen Lean ook een belangrijke. Maak prestaties visueel. Dit zorgt voor betrokkenheid, duidelijkheid en rechtvaardigheid. De dagstart is perfecte manier om iedereen goed te informeren en te zorgen voor betrokken medewerkers. In de dagstart wordt gekeken hoe gisteren is gegaan en of vandaag gaat lukken. De dagstart is tevens de basis voor nieuwe verbeteringen.
Hoe pak je een Lean traject aan?
De eerste stap om je verder te oriënteren kan een bezoek zijn aan een bedrijf dat al met Lean werkt. Dat is vaak al zeer verhelderend. Maar pas op voor het platte succesverhaal. Vraag dus ook na bij andere organisaties en ga op zoek naar de knelpunten.
De tweede stap kan zijn om in jouw eigen organisatie een pilot-project te starten. De aanpak van een Lean-traject kent in grote lijnen onderstaande stappen:
- Het communiceren van de aanleiding en het doel is een cruciale stap. (Ook managementgoeroe John Kotter noemt dat specifiek in zijn succesvolle aanpak voor verandertrajecten).
- Het formeren van een team is essentieel voor het managen van de Lean transformatie.
- Communiceer regelmatig de successen als bevestiging van de ingeslagen weg.
- Zorg voor opleiding van enkele medewerkers, zodat zij weten hoe verspillingen in het proces kunnen worden opgespoord en weggenomen.
- Een externe consultant van het niveau Blackbelt zorgt voor een duidelijke en meetbare impuls.
Weerstand
het boek “The machine that changed the world” is hoe Lean destijds bekend werd. De methode werd al snel gezien als kostenbesparing en ontslag van mensen of uitknijpen van leveranciers. Zo is het niet en zo is het ook niet bedoeld. De kern is juist ‘respect for people” en dat betreft medewerkers, leveranciers, klanten en de omgeving.
Het starten van elke verandering en dus ook Lean gaat veelal gepaard met weerstand of ook wel geringe veranderbereidheid genoemd. Deels is dat doordat ‘onbekend, onbemind maakt’. Maar ook hoe medewerkers tijdig betrokken en geïnformeerd worden bij het besluit om volgens de principes van Lean te gaan werken. Natuurlijk gaat Lean om performance management met als doel operationeel excellence, maar vergeet niet dat TPS (Toyota Production System, de basis voor het boek “The machine that changed the world”) veelal het Thinking People System wordt genoemd.
Lean is gericht op leren en experimenten. Zorgen dat medewerkers niet alleen hun werk uitvoeren maar ook keer op keer nadenken hoe het beter, sneller, makkelijker of veiliger kan.
Toegegeven een Lean transformatie (want het is meer dan Lean invoeren) is niet altijd makkelijk. Het raakt de manier van leidinggeven, het zorgt voor gedegen probleem-analyse en ja die kosten tijd (en dat levert heel veel op). Maar de praktijk leert dat medewerkers die een Yellow of Green belt training volgen en echt snappen wat een value stream map is en welke soorten verspillingen er zijn, die waarderen Lean.
Welke bedrijven hanteren Lean?
Hoewel de oorsprong ligt bij de Japanse auto-industrie (Toyota) wordt Lean tegenwoordig
wereldwijd toegepast in allerlei sectoren:
- Bank- en verzekeringswezen: verkorten van hypotheekaanvraag-procedures en het versnellen van de afhandeling van claims.
- Telecom: versnellen en verbeteren van procedures bij de klantenservice en het reduceren van problemen bij klanten.
- Handel en transport: verkleinen van voorraden bij een betere leveringszekerheid en verkorten van levertijden.
- Overheid: snellere en meer transparante verwerking van vergunningsaanvragen.
- Zakelijke dienstverlening: verhoging van klantwaarde door de werkzaamheden structureel te verbeteren en te vereenvoudigen.
- Zorg: versnellen van hersteltijd van patiënten en realiseren van een grotere efficiëntie in operatiekamers.
In Nederland hanteren onder andere de volgende organisaties Lean: FloraHolland, PostNL, BAM, Matador, Fast & Fluid, VDL Wientjes, Elan Wonen, Secrid, Fujifilm, Wavin, Villeroy & Boch, PGGM, ABNAMRO, CB Logistics, Robidus, Kadaster, CEVA Logistics, diverse ziekenhuizen, vele gemeentes en velen andere bedrijven en organisaties. De lijst met Lean organisaties groeit nog dagelijks. Het aantal advies-bureaus in Nederland waren (online) Lean Yellow, Green en Black belt trainingen gegeven worden is naar schatting meer dan 100.
Samenvattend
Stel je bent klant van een bedrijf, dan verwacht jij de beste kwaliteit, tegen de laagste prijs binnen de kortste doorlooptijd. Logisch dus om dit als vertrekpunt te nemen. Alle dingen (‘verspillingen’ of ‘waste’) die dat in de weg staan, moeten weggenomen worden.
Dit is de makkelijke versie. Maar vaak zijn er meerdere verspillingen. Hoe ga je kiezen welke je moet aanpakken? Dat heeft onder andere te maken met het doel en strategie van jouw organisatie.
En nog iets anders: hoe zorg je dat een verspilling zodanig opgepakt wordt dat deze verspilling zich nooit meer voordoet. Hier kom je op een belangrijk onderdeel: data-verzamelen over het problemen en zorgen dat je de echte kern-oorzaak vindt. De PDCA cyclus en “5-x waarom” zijn handige manieren om dit te doen. Feiten verzamelen en analyseren is dus ook belangrijk.
En borging is ook een onderdeel waar je veel aandacht moet besteden. Want stel je probleem keert weer terug omdat medewerkers bijvoorbeeld niet goed getraind zijn of de nieuwe werkinstructies niet snappen.
Oefening baart kunst. Kortom stap voor stap je bekwamen en elke keer beter worden.
Vraag gratis dit handige ebook aan over Lean
Hoe pak je een verbetering aan
Verbeteren van het dagelijkse werk is eigenlijk niet heel moeilijk, als je de juiste aanpak hanteert. En als je er voldoende tijd voor neemt.
Belangrijk dat je een doel voor ogen en dat je weet waar je staat.
In dit kennisartikel over processen verbeteren, lichten we deze aanpak toe. We gaan in op de bewezen PDCA-cyclus en we benoemen hoe je aan ideeën komt om het dagelijkse werk te verbeteren.
