De weg naar gestructureerd verbeteren

Binnen teams is het zelden saai. Er is veel dagelijks werk te doen. En daar bovenop moeten er ook nog eens dingen gedaan worden zoals opleiding, training en processen verbeteren.

Voor verbeteren is vaak geen tijd. Er is veelal sprake van ‘brandjes blussen’. Problemen komen plots op en zijn vaak zo urgent dat ze direct opgelost moeten worden.

brandjes blus cultuur

De eerste stap

Het bereiken van een situatie waarin verbeteren gestructureerd en professioneel plaatsvindt is niet in één dag geregeld. Belangrijk voorwaarde voor succes is onder andere dat senior-management vindt en laat zien dat verbeteren prioriteit heeft en hier ook de middelen (tijd, geld) voor beschikbaar stelt. Verder moeten het middle-management en de medewerkers getraind worden om gestructureerd te verbeteren.

Cruciaal voor succesvol verbeteren is een laagdrempelige mogelijkheid om ideeën kenbaar te maken, te prioriteren en als team te kunnen aanpakken. Plus een actueel inzicht in de status van de verschillende verbeter initiatieven en het delen van successen.

Om deze successen verder te brengen dan alleen maar de laag hangend fruit successen binnen een enkel team, is het van belang dat er organisatie-breed aan continu verbeteren wordt gewerkt.

Samenwerking als succesfactor voor continu verbeteren

Uit diverse wetenschappelijke onderzoeken blijkt dat samenwerking cruciaal is voor het benutten van de verbeter-ideeen van medewerkers :

  1. Openheid zorgt voor nieuwsgierigheid
  2. Verrijken met collega’s zorgt voor een beter idee
  3. Diversiteit zorgt voor betere ideeen

Cruciaal is dat alle teams en alle medewerkers kunnen zien wat anderen teams op het gebied van verbeteren doen en bereiken, want dat motiveert en stimuleert.

Samenwerking is ook nodig om met verbeteren bezig te blijven. Want stel dat team-A actief is met verbeteren en team-B nodig heeft om een bepaalde verbetering te realiseren. Echter team-B heeft geen tijd (lees: is niet actief met verbeteren) dan is de kans zeer groot dat na verloop van tijd team-A zal stoppen met verbeteren.

De stap om verbeteren op team-niveau naar meer procesgericht en dus team overstijgend te verbeteren, blijkt de grootste uitdaging te zijn in de weg naar duurzaam continu verbeteren. In onderstaande afbeelding noemen we dit de Plek der Moeite.

Continu verbeteren volwassenheidsmodel

Blokkade op de route naar professioneel verbeteren

Ter ondersteuning van continu verbeteren wordt in het begin vaak gebruik gemaakt van tools zoals Excel, Trello en MS-Planner. Dit zijn makkelijk en snel te realiseren oplossingen voor het vastleggen van onder andere de status en voortgang van verbeteringen.

Excel is heel makkelijk om lijsten en overzichten snel op een rij te zetten. Trello is visueel super aantrekkelijk maar meer een persoonlijke aktielijst dan een organisatie-brede toepassing.

Het grootste probleem is dat Excel, Trello en MS-planner de samenwerking tussen teams niet bevordert. Genoemde tools zijn namelijk niet geschikt om medewerkers eenvoudig inzicht te geven in verbeteringen die door andere teams worden opgepakt. En deze tools zijn niet geschikt voor die verbeteringen waar meerdere medewerkers uit meerdere teams samenwerken.

Het gaat om plezier en waardering

Aan het gebruik van oplossingen zoals Excel, Trello en MS-Planner kleven nog meer nadelen die belemmerend zijn op de route naar professioneel verbeteren.

De basis hiervoor zit in het feit dat mensen iets (intrinsiek) doen als ze het leuk vinden of nuttig vinden. Het liefst leuk en nuttig. En als ze zien dat anderen het ook doen is dat ook zeer stimulerend. En mensen doen iets als het makkelijk, eenvoudig gedaan kan worden.

Door zo naar professioneel verbeteren te kijken zijn de volgende aspecten dus belangrijk:

  1. laat zien wat verbeteren oplevert in je eigen team en in andere teams
  2. maak het mogelijk dat medewerkers kunnen reageren op elkaars verbeteringen, bijvoorbeeld met een Like of met Commentaar
  3. laat duidelijk zien welke successen er zijn geboekt in je eigen team en in andere teams
  4. niet alleen medewerkers willen weten wat er bereikt is, ook het midden- en top management wil dit weten, want dat geeft vertrouwen en energie om door te gaan
  5. maak inzichtelijk (transparant) hoeveel plezier medewerkers in hun werk hebben en bespreek dit bijvoorbeeld in een Dagstart
  6. zorg niet alleen voor de ‘cijfertjes’ maar maak ook een ‘voor en na’ video of foto van een verbetering zodat er een verzameling met inspirerende video’s of foto’s ontstaat.
  7. Maak het vastleggen van verbeteringen zo simpel mogelijk

Deze 7 aspecten zijn niet met Excel, Trello of MS-Planner te realiseren en vragen dus om een IT-oplossing, zoals Coimbee, die specifiek bedoeld en ontworpen is om professioneel en continu verbeteren te ondersteunen.

Alles rondom Continu Verbeteren in één tool

Digitaal dagstartbord

Informeer en betrek medewerkers. Online en fysiek.

Kanban verbeterbord

Direct zicht op de status en voortgang. Voor elk team.

Moodindicator

Verbeteren is mensenwerk. Hoeveel plezier hebben ze?

Succesen vieren

Motiveer en stimuleer door geboekte resultaten eenvoudig te delen,

PDCA checklist

Handige checklist zodat verbeteringen succesvoller worden gerealiseerd.

Actielijst & Gantt-chart

Elke medewerker heeft een handige en overzichtelijke actielijst.

Leaderbord

Stimuleer elkaar door de scores eenvoudig te kunnen zien.

Dashboards

Met 1 klik alle inzichten die nodig zijn om effectief te sturen.

Coimbee proces flow

Online webinar

Schrijf je ook in voor ons webinar

Onderwerp: Hoe kan je lijnmanagers en medewerkers motiveren en stimuleren om blijvend te verbeteren?

  • 3 februari 2022
  • 13:30 begintijd
  • 14:30 eindtijd