PDCA (Lean) vs DMAIC (Six Sigma) voor Kaizen

Er zijn verschillende methoden voor het bereiken van continue verbetering in een organisatie.

In dit kennisartikel bespreken we er 2:

  • de PDCA cyclus door Deming en veel gebruikt binnen Lean
  • de DMAIC cyclus uit de Six Sigma toolbox.
PDCA vs DMAIC

PDCA (Lean)

De Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus is bekend geworden door W. E. Deming, De PDCA cyclus wordt vaak benoemd als de Deming cyclus.

De PDCA cyclus is een eenvoudige zichzelf herhalende cyclus voor continue verbetering van bedrijfsprocessen. Na de WOII is Deming naar Japan gegaan waar de PDCA cyclus is geadopteerd en onderdeel is geworden van de Lean filosofie. Lean maakt gebruik van Kaizen (kleine verbeteringen door verbeterteams om verspillingen aan te pakken) waarbinnen de PDCA cyclus gebruikt wordt.

Lean streeft naar maximalisering van de waarde die naar de klanten stroomt. Alleen zaken die waarde toevoegen voor een klant worden als nuttig beschouwd. Zeven categorieën van verspilling worden daarom zoveel mogelijk verwijderd: overproductie, voorraden, fabricagefouten, fabricageverstoringen, wachttijden, transport en onnodige (zoek)bewegingen. Eenvoudig te onthouden via TIMWOODS.

PDCA staat voor:

  • Plan: het definiëren van de beoogde doelstelling en het ontwikkelen van een plan waarmee deze doelstellingen worden bereikt.
  • Do het uitvoeren van het plan, waarbij het plan nauwgezet wordt nageleefd.
  • Check: meten en beoordelen of de beoogde doelstellingen zijn gehaald. Meten of het eindresultaat in overeenstemming is met de specificaties zoals in de plan fase opgesteld
  • Act: de effectieve delen van het plan worden geborgd. De delen van het plan die niet het beoogde doel hebben bereikt moeten worden aanpast, zodat bij een volgende iteratie de afwijkingen zich niet herhalen. De verbeteringen leiden feitelijk tot een nieuw plan, waarmee de cirkel rond is.

Door deze activiteiten bij elke iteratie te herhalen ontstaat een situatie van continue verbetering. En van leren. PDCA draait om leren en experimenteren. Het is daarmee naast tool vooral een mindset.

DMAIC (Six Sigma)

De DMAIC cyclus is de verbetercyclus zoals die binnen Six Sigma wordt gehanteerd. Six Sigma is ontwikkeld door Motorola en bij GE groot geworden, om variatie te verminderen.

Met Six Sigma wordt geprobeerd het aantal afwijkingen te verminderen tot 3,4 defects per million (DPMO). De Six Sigma aanpak is projectmatig waarbij een full-time team bezig isom grotere besparingen te realiseren.

Six Sigma komt in beeld zodra er hoge eisen worden gesteld aan de kwaliteit.

DMAIC staat voor:

  • Define: het definiëren van het probleem en het afstemmen van de projectorganisatie. Verzamelen van de Voice of the Customer (VOC) en Voice of the Business (VOB): Opstellen van een projectplan met een budget, tijdsplanning, projectorganisatie en communicatieplan.
  • Measure: huidige prestatie van het proces m.b.t. het probleem concretiseren d.w.z. de belangrijkste procesvariabelen meetbaar maken. Dat kan bijvoorbeeld door het opstellen van een uitgebreide Value Stream Map (VSM) om inzicht te krijgen in het achterliggende proces.
  • Analyze: analyseer de verkregen informatie en kom tot een onderbouwing van de grondoorzaak (rootcause) van het probleem.
  • Improve: ontwerp, evalueer, selecteer en optimaliseer oplossing(en) d.w.z. bepaal de procesoptimalisatie. Beschrijf de beoogde nieuwe situatie en ontwikkel een implementatie plan. Voer eventueel een pilot uit om de slagingskans te vergroten.
  • Control: beheersing van het proces door het implementeren en borgen van de verbeteringen. Rond het project af: valideer de resultaten, leg geleerde lessen vast, communiceer de resultaten naar de rest van de organisatie en vier het succes!

Verschillen en overeenkomsten van PDCA en DMAIC

De DMAIC methode gaat veel meer uit van een projectmatige aanpak van het probleem. Tussen de fasen zijn duidelijke beslismomenten vastgelegd, inclusief de bijbehorende beslisdocumenten (projectplan, meet- & analyseplan, implementatieplan).

De DMAIC methode vraagt om een gedisciplineerde aanpak met bijbehorende organisatie. In Six Sigma worden deskundigen opgeleid tot yellow, green of black belts.

DMAIC gaat uit van denken binnen een bepaald kader, bij bijvoorbeeld gelijkblijvende producten, klanten en services. De kracht ligt in het optimaliseren en aanpakken van “root causes” (grondoorzaken) van problemen in een proces. Dit model wordt gebruikt om product- of procesverbetering te realiseren. Voor een herontwerp van een volledig proces of een geheel out-of-the-box verandering is het minder toepasbaar.

De PDCA cyclus is veel breder toepasbaar. Het kan worden toegepast voor een heel kwaliteitssysteem: de cyclus is herkenbaar in het ISO 9001 model. Maar het kan ook worden toegepast op één project. Daar waar de DMAIC methode inzoomt op het probleem, behoudt de PDCA cyclus zijn aandacht voor het geheel.

DMAIC is feitelijk een toepassing van de PDCA cyclus. Om complexe problemen het hoofd te kunnen bieden is een gedegen probleemanalyse onontbeerlijk. De DMAIC methode besteedt hier drie fasen aan, waarbij de PDCA cyclus dit in de plan fase samenvat. De PDCA cyclus besteedt dan wel weer nadrukkelijk aandacht aan de maatregelen die nodig zijn om het plan te borgen en bij te stellen (act).

De DMAIC methode kent deze fase niet: de borgende activiteiten uit de check en act worden samengevat in de control. Als de oplossingen onvoldoende effectief waren heb je een nieuw probleem, dat met de DMAIC methode kan worden opgelost.

PDCA wordt veelvuldig toegepast binnen de Lean filosofie. PDCA wordt meestal gebruikt voor middelgrote problemen op te lossen tussen 4 -8 weken. De Act fase impliceert dat de PDCA cyclus weer gestart wordt on continu te verbeteren. De Plan-fase moet zorgvuldig gebeuren en hier gaat dan ook meestal 50% van de gehele cyclus tijd in zitten.

DMAIC: In de basis is het een 5 staps PDCA cyclus dat gebruikt wordt voor grote complexe problemen waar meestal een grote hoeveelheid data voor wordt gebruikt. Dat is ook de reden waarom binnen DMAIC veelvuldig statistische tools worden gebruikt zoals Minitab maar is niet noodzakelijk. De duur van een DMAIC s veelal tussen de 3 en de 6 maanden en wordt ook wel doorbraak project genoemd met veelal een besparing van minimaal 50K euro.

PDCA of DMAIC ?

Dat is nog niet zo eenvoudig om te beantwoorden. Eigenlijk bestaat er ook geen correct antwoord. Het antwoord hangt af van de situatie.

Misschien zou je kunnen zeggen dat de DMAIC methode gebruikt zou moeten worden wanneer er majeure aanpassingen aan een reeds bestaand proces worden uitgevoerd.

PDCA gebruik je om via experimenten en leren steeds dichter bij je doel te komen.

PDCA activiteiten (wordt in Coimbee via de PDCA checklist eenvoudig ondersteund)

Stap Actie Check
1 Definieer het probleem Probleem duidelijk
Team compleet
VOC en Value duidelijk
Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned)
2 Verzamel de feiten Op de werkvloer zelf gezien wat het probleem is, onderliggende oorzaken zijn helder
Meten van de feiten
Schets het proces (Value Stream Map)
3 Analyseer de feiten Analyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat
4 Genereer oplossingen Genereer oplossing bv via een brainstorm
Kies de oplossing
5 Implementeer Maak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord.
Realiseer en implementeer
6 Controle en borging Controleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden
Zorg voor standaards
Leer en evalueer