PDCA cyclus
Checklist voor succesvolle verbeteringen
De PDCA cyclus (ook wel cirkel genoemd) is een bewezen, krachtige en vooral handige aanpak om succesvol te zijn in het realiseren van verbeteringen.
In dit kennisartikel hebben we de concrete stappen van deze PDCA cyclus helder uitgewerkt en nader toegelicht.
We sluiten af met waar de PDCA cyclus werkelijk om draait. Plus we geven een voorbeeld uit de praktijk.
Onderzoek laat zien dat 85% van de senior-managers vindt dat hun organisatie slecht is in problemen-oplossen !
De kracht van de PDCA cyclus
De kracht van de PDCA (Plan – Do – Check – Act) is dat het een gestructureerde (en bewezen) manier is om problemen aan te pakken. Doordat iedereen weet wat de aanpak is weet ook iedereen wat er verwacht wordt en wat de volgende stappen zijn. En door elke keer een probleem op dezelfde manier op te pakken (dus via PDCA) ontstaat er routine en neemt de kwaliteit van verbeteren en probleemoplossen toe. We gaan zo in op de concrete activiteiten doe met de PDCA doet.
De helling uit de afbeelding symboliseert de moeite die je moet doen om te verbeteren. En ook de borging die noodzakelijk is, anders val je terug in de oude situatie.
De helling heeft een begin (noem het de situatie waar je nu bent met je team of afdeling) en een eind. Dat eind is het doel waar je naar toe wil. Door elke keer een PDCA te doorlopen kom je steeds dichter bij dat doel. Elke PDCA is in feite een experiment om dichter bij dt doel te komen. En van elk experiment leer je. Eigenlijk is dat de kern: experimenten en leren en daardoor dichterbij het einddoel komen.
Met het doorlopen van de PDCA cyclus ben je er echter nog niet.
Verder is van belang dat je aan de juiste problemen werkt. Dat betekent dat je goed moet weten wat jullie klanten verwachten en dat je moet weten wat het doel en de strategie van jouw organisatie is.
PDCA cyclus Plan Do Check Act activiteiten
De PDCA bestaat uit 4 onderdelen. De meest belangrijke is de P van Plan. Hier hoor je ook de meeste tijd aan te besteden!
De volgende stappen zijn in een PDCA te onderkennen:
- Definieer het probleem
- Verzamel de feiten
- Analyseer de feiten
- Genereer oplossingen
- realiseer en implementeer de gekozen oplossing
- controleer of het probleem echt weg is en stel eventueel bij
Stap 1 tm 4 zijn onderdeel van “Plan”. Het beste is hier met meerdere mensen aan te werken want dat verbetert de kwaliteit en het draagvlak.
Deze 6 stappen zijn nader uitgewerkt in concrete activiteiten die je per stap doet. Klik op onderstaande link om die concrete activiteiten te bekijken.
Uitdagingen bij het hanteren van de PDCA cyclus
1. het goed definiëren van het probleem en achterhalen van de feiten kosten tijd.
Je hebt tijd nodig om gedegen te werk te gaan, terwijl tijd beperkt aanwezig is binnen veel bedrijven. Het gevaar is dat er dan halfbakken maatregelen genomen worden die tijdelijk fungeren, maar na verloop van tijd steekt het echte probleem toch weer de kop op.
2. de PDCA cyclus heet eigenlijk PDSA cyclus.
Bij de afkorting PDSA, staat de S voor Study. En dat is de essentie: elke stap die je doet is eigenlijk een experiment om dichter bij het doel (de gewenste toestand) te komen. Als in een bepaalde stap maatregelen genomen zijn is de eerstvolgende vraag “wat hebben we geleerd”. Met andere woorden, het probleem hoeft niet in 1 keer te worden opgelost, maar elke stap moet je wel dichter bij de oplossing, die je wilt bereiken, brengen. Dit past naadloos in de ontwikkeling tot een intelligente organisatie.
3. het vinden van de kern-oorzaak is vaak lastiger dan je denkt.
Het probleem voor “de lift die te langzaam gaat” is niet een snellere lift, maar een spiegel in de lift (langzaam was namelijk niet het probleem, maar het probleem was dat mensen zich in de lift verveelden). De visgraat aanpak is bedoeld om aan de hand van mogelijke oorzaken te komen tot de kern-oorzaak (“root-cause’) zodat de echte oorzaak van het probleem blijvend wordt weggenomen.
4. maak het oplossen van problemen geen managers ding.
Medewerkers op de vloer weten exact wat er speelt. Door deze medewerkers te betrekken neemt de kwaliteit van de oplossing toe en dat zorgt ervoor dat tevens het draagvlak (acceptatie) voor de oplossing toeneemt. Gunstig voor de Effectiviteit van de oplossing want die is volgens de wet van Maier: E = K * A. (Effectiviteit is Kwaliteit maal Acceptatie)
5. geen data beschikbaar
Om een goede analyse te maken zijn data nodig. Het ontbreken van data kan tot gevolg hebben dat er oplossingen worden verzonnen vanuit de onderbuik. Dr. William Edwards Deming (hij heeft de PDCA cirkels, oftewel de cirkel van Deming groot gemaakt) heeft mooie uitspraken gedaan, waaronder deze ” In God we trust, all others must bring data”). Zonder data is de ontwikkeling tot een intelligente door data gedreven organisatie onmogelijk.
6. analytische vaardigheden ontbreken
Om een goede analyse te kunnen maken is bijvoorbeeld basiskennis van statistiek gewenst en zijn relevante prestatie indicatoren nodig. Het ontbreken van basale wiskundige vaardigheden betekent dat de kans kleiner wordt dat de achterliggende oorzaak wordt achterhaald.
