Lean software

Waar kan je software voor inzetten binnen jouw Lean traject? Hoe selecteer je software en waar moet je op letten. En wat levert het op en bepaal je de terugverdientijd van die software?

Waar kan je Continuous Improvement software voor inzetten?

In jouw Lean traject zijn er diverse onderdelen waar je software voor kan inzetten, denk dan aan:

OEE
5S
Kanban
proces-audit
team performance review
skills-matrix
Gemba walk
PDCA checklist
Kaizen
Respect for People

Hierna worden deze onderdelen nader toegelicht.

OEE software

Overall Equipment Effectiveness (OEE) is een krachtige manier om de effectiviteit van je machine(s) te monitoren. De beschikbaarheid * prestaties * kwaliteit (alle 3 in %) geven je en getal. Door dit getal in de tijd te volgen zie je een trend. En je weet ook waar je moet beginnen: inderdaad bij de laagste scorende van de 3.

Doordat iedereen snapt wat verbeteren betekent leg je de basis voor een succesvol verbeterproces. Doordat de verzamelde OEE gegevens worden omgezet tot inzichten ziet iedereen waar de focus m.b.t. verbeteren moet liggen.

5S software

5S is de manier om te zorgen voor werkplek / werkplaats / fabriek waar orde, netheid en veiligheid perfect op orde zijn. En om betrokkenen bewust te laten zijn van hun werkomgeving.

Jij wil toch ook werken met spullen die netjes zijn en waar je op kan vertrouwen?

Met 5S software kan je via een checklist (periodiek) controles doen. De resultaten bespreek je met elkaar en vervolgens benoem je verbeteracties.

De software laat niet alleen de resultaten van meting zien. Het gaat om de trends. Dat geeft inzichten en is de basis voor complimenten.

Kanban software

Kanban software is handig voor diverse doeleinden: to do lijstjes is wel de meeste bekende vorm. Maar weet dat Kanban eigenlijk een veel breder begrip is. De kop van de kaartjes beschrijft namelijk je werkproces. De kaartjes bevatten informatie om het werk te kunnen doen. Kortom je kan het veel breder inzetten.

Voor een verbeterbord is Kanban een perfecte oplossing. Eeenvoudig, direct duidelijk en dus overzichtelijk zodat iedereen goed geinformeerd is.

Proces-audit software

Net zoals een 5S checklist kan je naar de processen kijken. Welke aspecten zijn belangrijk en hoe scoort elk proces op die aspecten.

Zo heb je in 1 oogopslag alle (of de belangrijkste) processen, kwalitatief in kaart. En weet je welk proces je eerst moet verbeteren. Of misschien is er wel 1 aspect wat bij alle processen slecht of onvoldoende scoort, en moet je dat aspect eerst oppakken.

Team performance review software

Verbeteren gaat om samenwerken. In een team en vooral tussen teams. Dat betekent dat je zicht willen hebben en houden op hoe de teams er voor staan. Dat kan met handige software die de performance van een team monitort.

Het gaat niet alleen om processen te verbeteren maar ook teams te verbeteren.

Skills-matrix software

Naast processen en teams is het ook raadzaam om de skills van medewerkers te monitoren. Plat gezegd: wie kan wat en wie kan wat nog onvoldoende.

Zo stel je eenvoudig een skills-matrix op per persoon en per team en in feite voor je hele organisatie.

Handige software zorgt voor duidelijke en betrouwbare analyses en rapportages.

Gemba-walk software

Een Gemba-walk is geen vrijblijvend wandelrondje. Het is een gestructureerde manier om management te laten zien wat er op de werkvloer speelt.

Gestructureerd wil zeggen dat vooraf duidelijk is wat het doel van de Gemba-walk is, waar de accenten op gelegd worden en wat afspraken / regels zijn. De acties uit de Gemba-walk kunnen vastgelegd worden in de software zodat de follow-up bewaakt kan worden.

PDCA software

Organisatie blijken volgens onderzoek niet goed in het oplossen van problemen.

PDCA (staat voor Plan Do Check Act) is een bewezen aanpak om problemen definitief op te lossen. Door de gestructureerde manier van werken wordt de werkelijke oorzaak van het probleem achterhaald en kan een oplossing bepaald worden die deze kernoorzaak definiteif oplost.

PDCA software ondersteunt alle stappen in de PDCA aanpak en zorgt daarmee voor een duidelijke communicatie en uiteindelijke succesvolle verbeteringen.

Door de PDCA stappen digitaal vast te leggen ontstaat er ook een enorme kennis-databank ove rhet onderwerp Verbeteren binnen je eigen organisatie.

Kaizen software

Kaizen kent 2 vertalingen : “verandering ten goede” en “uit elkaar halen en beter in elkaar zetten”. Kaizen wordt ook vertaald met Continu Verbeteren. Kortom niet eenmalig, niet af en toe, maar “dagelijks”.

Onderzoek laat zien dat medewerkers op de vloer alle problemen kennen en dat de top 4% van de problemen kent. Het benutten van de kennis en kunde van alle medewerkers levert niet alleen betere prestaties en tevreden klant op. Ook neemt de betrokkenheid fors toe.

Een software oplossing die het vastleggen van een verbeter-idee eenvoudig maakt is van toegevoegde waarde om de culturen van verbeteren op gang te brengen en te houden.

Respect for people software

Dat Lean veel meer is dan tools is duidelijk. De tools moeten helpen om proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, maar het zijn de mensen die de problemen moeten oppakken en omzetten in een succesvolle verbetering.

Software die medewerkers daarin ondersteunt is super handig. Maar software die medewerkers motiveert, stimuleert en een beetje uitdaagt is wellicht nog handiger. Je wil immers dat er een verbetercultuur ontstaat. Dat verbeteren een gewoonte is, een dagelijkse routine.

Denk dan aan functies zoals een Leaderboard, Commentaar, Like, Follow en Share. Of een Nieuws-functies en het delen van Successen.

Hoe selecteer je Lean software?

Onderstaande stappen helpen je om tot de juiste selectie te komen

wat is je doel
welke functies moeten ondersteund worden
schets globaal wat die functies moeten doen (een voorbeeld is hier uitgewerkt). Besef dat op den duur elke tool de samenwerking tussen teams moet ondersteunen of beter gezegd moet bevorderen. Hou daar dus rekening mee in je criteria en je selectie.
ga voor een standaard software oplossing (advies)
verken de markt
maar een longlist (die dit in team-verband, dat zorgt voor betrokkenheid, draagvlak en voor hogere kwaliteit)
maak een short-list (3-5)
laat demo’s verzorgen
laat elk teamlid scoren per functie (zie punt) in welke mate die software de functie zoals beschreven bij punt 3, ondersteunt
kijk ook naar andere criteria (zoals prijs, leverancier, taal, cloud/on-premise, onderhoud, waar staat data en van wie is die data)
maak je keuze

Welke Continuous Improvement software is er?

Er zijn veel standaard oplossingen beschikbaar. De keuze wordt bepaald door jouw specfieke eisen en wensen.

Trello

Dit is een super handige tool. De basis is een kanban-bord en in de kern bedoeld als to-do lijst. Lees hier meer over Trello.

Excel

Ja wie kent dat niet. Heel handig om mee te starten. Lees hier meer over het gebruik van Excel voor jouw Lean traject.

Jira

Iets minder bekend maar wel een handige tool, vooral in gebruik bij de ICT-afdeling. Lees hier meer over Jira.

AI / ChatGPT

Misschien zou je AI / ChatGPT niet zo snel als software zien voor jouw Lean traject. Maar besef dat ‘hij’ kan rekenen als de beste. Dat ‘hij’ een super handige verbetermaatje is. Lees hier meer over AI / ChatGPT.

Cierpa

Cierpa is een handige software uit Nederland. OEE is hun sterke kant. Lees hier meer over Cierpa.

Kainexus

Kainenus software is Amerikaans en wordt veel in ziekenhuizen gebruikt. Lees hier meer over Kainexus.

Coimbee

Coimbee is software uit Nederland en specifiek om medewerkers te betrekken bij het bedenken en realiseren van verbeteringen.

Wat zijn de kosten van continuous improvement software?

De kosten zijn verschillend. De meeste oplossingen kennen een gratis start versie. Daarna zal vaak een prijs per gebruiker per maand zien. Denk aan 4 tot 8 euro per gebruiker per maand.

Wat is de terugverdientijd

Natuurlijk zijn de kosten belangrijk, maar minimaal net zo belangrijk is de vraag: wat levert de Lean software op.

Er zijn verschillende soorten baten:

medewerkers betrokkenheid
plezier in het werk
verloop
autonomie

Maar de baten die het meest gewogen worden zijn betere prestaties. Die inschatting is heel specifiek, maar de software kan zich binnen 8 maanden al helemaal terugverdienen. Een berekening kan je hier zelf maken.

Onze droom

Wat zou het mooi zijn als iedereen elke dag met plezier zijn werk heeft gedaan. Als het energie heeft opgeleverd en dat die energie thuis wordt gebruikt voor de familie. Werk is een plaats waar je jouw talenten benut en ontwikkelt, waar je leert en presteert. Waar je vanuit passie een zinvolle bijdrage levert aan je eigen ambitie en die van jouw organisatie. Zo word je samen elke dag beter: individueel, als team en als organisatie. Daar dragen wij graag aan bij. Succesvolle organisaties door Schitterende Mensen.