In jouw team is het niet alleen de taak om het dagelijkse werk goed en op tijd af te ronden.
Het is ook de taak om het werk makkelijker, eenvoudiger, veiliger of leuker te maken. Klanten vragen dit en de concurrentie zit ook niet stil.
Verbeteren van het dagelijkse werk is eigenlijk niet heel moeilijk, als je de juiste aanpak hanteert. En als je er voldoende tijd voor neemt.
In dit kennisartikel over processen verbeteren, lichten we deze aanpak toe. We gaan in op de bewezen PDCA-cyclus en we benoemen hoe je aan ideeën komt om het dagelijkse werk te verbeteren. We benoemen praktische tips en sluiten af met onze visie op verbeteren.
Aanpak om jullie proces te verbeteren
In de afbeelding zie je hoe je een proces-verbetering kan aanpakken.
Belangrijk is dat je weet wat het doel is en of je op of onder dit doel presteert. Bijvoorbeeld als het doel van jouw team is om 100 orders per dag te doen en je doet er 110 dan hoef je de productiviteit niet te verbeteren. Als het doel is om geen fouten te maken en per week zijn er 10 fouten dan weet je dus dat je verbeteringen gericht moeten zijn op het reduceren van het aantal fouten. Een super belangrijke stap, want je wil niet verbeteren om het verbeteren. Je doel is cruciaal. Dat geeft medewerkers ook richting en energie.
Proces in beeld
Het is belangrijk dat je het werkproces beschrijft. Liefst in een zogenaamd processchema. Want dan is voor iedereen duidelijk en zichtbaar hoe het huidige proces verloopt. Ga vervolgens kijken (‘waarnemen’) hoe het proces in de praktijk wordt uitgevoerd.
Daarbij kan je gebruik maken van TIMWOODS (de 8 verspillingen die je in het werk kan tegenkomen) of 5S (orde en netheid) of OEE (als je machines hebt die onderdeel zijn van jouw proces) om verbetermogelijkheden te signaleren.
De Dagstart is ook een prima middel om verbetermogelijkheden te signaleren.
Kies de verbetering
Thuis verbouw je niet alles tegelijk. In zakelijke context is het ook raadzaam om 1 verbetering tegelijk op te pakken. Maak het niet te groot en niet te moeilijk. Liever vaak verbeteren dan 1 keer en groots.
Realiseer met de PDCA cyclus
Zodra je een verbetering gekozen hebt wil je vaak zo snel mogelijk naar een oplossing. Niet doen! Zorg eerst dat je goed het probleem begrijpt. Verzamel feiten en analyseer die feiten.
Werk het liefst met meerdere collega’s aan 1 probleem. Bij voorkeur ook met collega’s uit andere teams. Zo krijg je niet alleen een beter beeld van het probleem, maar ook zorg je voor meer betrokkenheid en creeer je draagvlak voor de oplossing. Dit voorkomt weerstand.
De PDCA-cyclus is hiervoor een bewezen manier om problemen aan te pakken. Gebruik deze handige checklist en je probleem wordt echt opgelost en keer nooit meer terug. Een andere aanpak is DMAIC.
Zo herken je een goede manager
Verbeteringen bedenken en realiseren vergt ook e.e.a. van jou als teammanager. Het belangrijkste is dat je een coach bent en de medewerkers begeleidt bij het realiseren van verbeteringen. Je luistert, stelt vragen en zorgt dat er antwoorden komen zonder ze zelf te geven.
Google heeft 10 jaar lang onderzoekt wat de eigenschappen zijn van een goede manager. Je ziet deze eigenschappen in de afbeelding. Hier kan je zelf bepalen of je over voldoende kwaliteiten beschikt als teammanager. In dit kennisartikel wordt dieper ingegaan op de vraag hoe je ‘alles’ uit jouw team haalt.
Continu Verbeteren
Processen verbeteren doe je niet eenmalig. Het gaat er om dat je constant bezig bent om de prestaties te verbeteren.
Bijgaande afbeelding laat zien welke 3 fasen je doorloopt als je met verbeteren bezig bent. Eerst moet je op de afgesproken norm presteren en dan zorgen dat je conform norm blijft presteren. De volgende fase is de norm verhogen en dan begint het in feite weer bij ‘op afgesproken norm presteren’.
Bespreek dit vooral met je team. Laat zien wat het doel is en in hoeverre de prestaties in lijn zijn met dit doel. Het spreekt voor zich dat je meerdere doelen kan hebben, bijvoorbeeld op het gebied van Veiligheid, Kosten, Doorlooptijd en Kwaliteit. Maar ook op het gebied van Plezier in het werk kan je als team een doel hebben.
Processen verbeteren: Hints en Tips
Het verbeteren van de prestaties van jouw team gaat over 3 aspecten, zoals uit de afbeelding blijkt. Procesontwikkeling, Teamontwikkeling en het vermogen om te veranderen. En deze 3 hangen met elkaar samen.
Als afsluiting nog even de belangrijkste hints en tips op een rij:
Klantkennis
Weet wie je klant is en begrijp wat die verwacht.
Doel
Stel een doel en werk stap voor stap naar dit doel toe.
Diversiteit
Verbeteren is team-work. 2 weten meer dan 1.
WIP-limiet
Doe 1 verbetering tegelijk. De Work-in-Progress limiet noemen we dit.
Houd het klein, want verbeteren is vaak al spannend genoeg voor medewerkers.
Neem de tijd
Wellicht de moeilijkste: neem de tijd om bezig te zijn met verbeteren en om goed te analyseren wat de echte oorzaak van een probleem is.
Feiten verzamelen
Baseer je analyse en oplossing op feiten en niet op de medewerker ‘met de grootste mond’.
Weerstand
Weet wie voorstanders zijn van de verbetering waar je mee bezig bent. En wie eventueel tegenstanders zijn. Gebruik bijvoorbeeld hiervoor het WWK-model.
Borging
Zorg dat de verbetering geborgd wordt zodat er geen terugval naar de oude situatie plaatsvindt. Dit kan je onder andere doen door training, opleiding en werkinstructies.
Visie op Verbeteren en het verbeterproces
Verbeteren is noodzakelijk, want simpel gezegd: stilstand is achteruitgang.
Maar de vraag is hoe goed is jouw organisatie of team in verbeteren? Doe je dat ad-hoc? Doe je dat dagelijks? Komen problemen terug? Vragen die iets zeggen over de kwaliteit van jouw verbeterproces.
