Hoe zorg je voor betrokken medewerkers?

Goed lopende teams en goed presterende bedrijven willen hun positie behouden. Of anders gezegd, ze willen niet ingehaald worden.

Om deze positie te behouden zullen medewerkers constant met nieuwe ideeën moet komen omdat klanten dit verwachten en omdat de concurrentie ook niet stil zit. Deze ideeën komen van betrokken medewerkers.

Veel teams en organisaties zijn op zoek naar manieren om medewerkers betrokken te krijgen en te houden.

Onderstaand de 5 stappen op hoofdlijnen, welke zorgen voor hogere betrokkenheid. Ook beschrijven we hoe dit in de praktijk vorm gegeven wordt.

Bron: https://create.piktochart.com/output/43084431-hoe-zorg-je-voor-betrokken-medewerkers

Betrokken medewerkers aanpak

De hiernaast staande 5 stappen versterken elkaar, zo heeft bijvoorbeeld het werken aan een verbetering (stap 5) ook invloed op stap 1, omdat medewerkers goed moeten begrijpen in welke mate de verbetering past bij de doelen van de organisatie.

De praktijk leert dat verbeterprojecten unieke gelegenheden zijn om talent en intrinsieke motivatie bij medewerkers en leiding te ontdekken en te ontwikkelen. Ze worden immers uitgedaagd om vaardigheden te gebruiken die veelal niet binnen hun reguliere werk gebruikt worden (zie de voorbeelden in de beschreven praktijk-case).

Gun je team de tijd voor de verandering. Veranderen is wennen en het is ook afleren en aanleren van gedrag. Doe kleine stappen bij het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid zodat er vertrouwen ontstaat.

Probeer de Toolbox

Noodzaak van betrokken personeel

Dat betrokken medewerkers betere prestaties leveren is eigenlijk al voldoende aanleiding om te zorgen voor meer betrokkenheid van je medewerkers. Maar er is meer. Processen lopen binnen bedrijven steeds beter, het onderscheid richting de klant wordt daarmee niet meer gemaakt. De klant verwacht al een 8 en die 9 scoor je met gemotiveerde, gekwalificeerde en bevlogen medewerkers. Die willen door hun intrinsieke motivatie dat extra stapje voor de klant doen en dat is wat klanten steeds meer gaan verwachten.

Goed lopende teams en goed presterende bedrijven willen hun positie behouden (employer branding). Of anders gezegd, ze willen niet ingehaald worden. Om deze positie te behouden zullen medewerkers constant met nieuwe ideeën moet komen omdat klanten dit verwachten en omdat de concurrentie ook niet stil zit.

Verbeterteams in de praktijk en betrokken medewerkers

In een team van 10 medewerkers worden wekelijks de nieuwe ideeën besproken om hun diensten en producten te verbeteren. Elke medewerker heeft dankzij de interne communicatie goed zicht op de werkprocessen en ziet waar het beter kan of beter moet. Het prestatiebord met aansprekende en duidelijke prestatie-indicatoren geeft in 1 oogopslag aan waar het team goed draait en waar knelpunten zijn.

Nieuwe ideeën worden besproken of deze moeten worden opgepakt en zo ja wanneer. Afgesproken is dat er maximaal 2 verbeter-ideeën tegelijkertijd uitgevoerd mogen worden, anders wordt er te weinig voortgang geboekt. Pas als een idee afgerond is mag er dus een nieuwe uitgevoerd worden.

Sommige verbeter-ideeën zijn relatief eenvoudig en duren 1 uur tot een week om te realiseren. Andere ideeën zijn wat lastiger en duren 1 tot 4 weken. Grotere ideeën worden zoveel als mogelijk in kleinere brokken opgedeeld, Het team hanteert het principe van “vaak en klein” in plaats van “af en toe en groot”.

Op hun verbeterbord (wat volgens het Kanban principe is ingericht) is in 1 oogopslag duidelijk welke verbeter-ideeën welk status (nieuw, lopend, afgerond etc) hebben.

Verbeter-ideeën worden zelden door 1 medewerker uitgevoerd. Veelal zijn het meerdere medewerkers omdat diversiteit belangrijk is om goed een probleem te analyseren en te komen tot de kern van de oplossing. Deelname aan een verbeter-team gebeurt niet na het werk maar tijdens het werk. Management stelt hier tijd voor beschikbaar. Tijdens de uitvoering van een verbeter-idee moet er activiteiten gedaan worden die medewerkers soms nog nooit hebben gedaan (feiten verzamelen, analyseren, presenteren etcetera) en juist dat maakt het werken in verbeterteams interessant uit het oogpunt van ontwikkeling en welzijn van medewerkers. Medewerkersbetrokkenheid verbeteren past dan perfect in het proces van continu verbeteren.

Het deelnemen aan verbeter-teams (employee engagement) helpt de medewerkersbetrokkenheid verbeteren omdat ze werken aan ‘hun’ idee.

Wil je meer lezen? De praktijk-case laat door het meten van medewerkersbetrokkenheid zien hoe een team zich in 1 jaar heeft ontwikkeld van een 6,0 naar een 7,3.

Soorten betrokkenheid

Affectief

De medewerker heeft een sterke wil om een bijdrage te leveren aan de doelen van de organisatie. Zich betrokken voelen met het bedrijf is een positieve employee experience.

Normatief

De medewerker ervaart dat loyaliteit aan de organisatie verplicht is en zal zich betrokken voelen omdat de organisatie bijvoorbeeld zoveel in de medewerkers investeert en het dus oneerlijk zou zijn om weg te gaan.

Continuïteitsbetrokkenheid

De medewerker blijft alleen omdat het de organisatie anders te veel zou kosten in geld en zekerheden.

De mix van de drie soorten van betrokkenheid blijkt goed te voorspellen wat het uiteindelijke gedrag zal zijn binnen de organisatie. Mensen met een hoge affectieve betrokkenheid en een lage normatieve en continuïteitsbetrokkenheid blijken de meest betrokken werknemers te zijn en primair te zorgen voor de betere prestaties. Hun bijna onbaatzuchtige betrokkenheid, stoelt op een fundamentele wens om een bijdrage te leveren aan de doelen van de organisatie. Werknemers die een lage affectieve en normatieve betrokkenheid combineren met een hoge continuïteitsbetrokkenheid, blijken veel minder betrokken personeel te zijn.

Agile werken

Agile maakt het voor organisaties dankzij betrokken werknemers mogelijk om net zo wendbaar worden als het snel veranderende kader waarin ze zich bevinden.

Uit onderzoek van MIT blijkt dat Agile organisaties klantgerichter werken en innovatiever zijn. Dankzij Agile performance management maken ze 30% meer winst dan traditionele organisaties. Agile gaat verder: Het welzijn van medewerkers is hoger en medewerkers zijn gelukkiger wanneer er op een Agile manier wordt gewerkt. Het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid loopt in de pas met betere prestaties.

Lees hier meer over Agile werken

Kaizen

Kaizen is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbetering. Het is ook een proces dat, de werkomgeving menselijker maakt en betrokkenheid van medewerkers stimuleert: het elimineert hard werk (zowel mentaal als fysiek) en het zal ervoor zorgen dat mensen verspillingen (8 vormen) in een proces te zien en kunnen wegnemen. Betrokkenheid van je medewerkers zorgt hier voor betere prestaties voor de klant. De klant staat centraal want die bepaalt of iets waarde toevoegend is of een verspilling is.

Lees meer over de 6 stappen aanpak van Kaizen.

Het meten van medewerkersbetrokkenheid: Meet en verbeter

Er is veel onderzoek gedaan naar de opbrengsten van employee engagement.

Het bedrijf Gallup is zeer bekend vanwege de eenvoudige vragenlijst die zij al jaren hanteert voor het meten van medewerkersbetrokkenheid.

Dit is de Q12 vragenlijst van Gallup:

Ik weet wat van me verwacht wordt op het werk
Ik heb de materialen en apparatuur die ik nodig heb om mijn werk goed te doen
Op het werk heb ik de kans om wat ik het beste doe elke dag te doen
In de laatste zeven dagen, kreeg ik erkenning of lof voor het doen van goed werk
Mijn begeleider, of iemand op het werk, is betrokken bij mij als persoon
Op het werk lijkt mijn mening te tellen
Er is iemand op het werk die mijn ontwikkeling stimuleert
De missie of het doel van mijn organisatie geeft me het gevoel dat mijn werk belangrijk is
Mijn medewerkers of collega’s zijn toegewijd om een goede kwaliteit te leveren
Ik heb een beste vriend op het werk
In de afgelopen zes maanden heeft iemand met mij gesproken over mijn vooruitgang op het werk
Het afgelopen jaar heb ik kansen gehad op het werk om te leren en te groeien

Uit de vragen wordt duidelijk dat de leidinggevende een grote invloed heeft op de mate van betrokkenheid van medewerkers. Het biedt voor leidinggevenden dan ook een handige checklist.

betrokken medewerkers rol management