Werkinstructies zijn saai
Werkinstructies worden vaak als saai, tijdrovend om te maken en nutteloos beschouwd.
In dit kennisartikel gaan we in op waarom je standaards moet hebben en wat veel gehoorde argumenten zijn om ze niet willen hanteren. Tevens geven we tips om het werken volgens standaard in te voeren.
Waarom je wel standaards moet hebben
- het is de beste, eenvoudigste en veiligste manier om een taak uit te voeren. De standaarden zijn de samenvatting van de jarenlange ervaring van werknemers.
- het is de beste manier om kennis en expertise door te geven. Door standaardisering blijft de kennis binnen het bedrijf, onafhankelijk van het individu.
- een standaard maakt het meten van prestaties mogelijk. Als er vastgestelde standaarden zijn kan er functiebeoordeling uitgevoerd worden. Zonder standaards is er geen eerlijke beoordeling.
- de relatie tussen oorzaak en gevolg is te maken wanneer je een standaard hebt. Als er een afwijking is kan de analyse gemaakt worden door gebruik te maken van de standaard.
- de standaard is basis voor onderhoud en verbetering. Door de aanwezigheid van standaarden kan er worden toegezien op het naleven, als het proces is gestabiliseerd kan worden gestart met verbetering
- Door een duidelijke vastlegging kan ook effectieve training plaatsvinden
- Het uiteindelijke doel van standaards is het voorkomen van fouten en afwijking beperkt houden
- Doordat we standaard werken kan in geval ziekte of vakantie iemand anders makkelijk jouw werk overnemen
- Doordat we standaardwerken kunnen we beter van elkaar leren en daarmee de kwaliteit van het werk verbeteren en de hoeveelheid fout en dus kosten verlagen
- Vermindering van overdracht (verspilling). Door commitment aan standaardisatie houden we ons aan de afspraken en kunnen we er van uitgaan dat de andere collega hetzelfde heeft gezegd/gedaan. Wij worden nooit tegen elkaar uitgespeeld. Er is vertrouwen in elkaar, in het werk en in de producten/diensten die we leveren. Het verbetert de samenwerking in een team en tussen teams.
- Ook voor de leiding is een standaard belangrijk, want zo kan leiding het werk volgen en helpen om het werk makkelijker en veiliger te maken
Weerstand tegen standaard werkinstructies
Onderstaand een aantal argumenten die we in de praktijk hebben gehoord van medewerkers, als argument waarom ze geen voorstander van standaard werkinstructies zijn:
- Het beperkt mijn creativiteit
- We zijn geen robots.
- Iedereen is verschillend en iedereen heeft verschillende kwaliteiten
- Mijn werk wordt saai en ik word in mijn vrijheid beperkt
- Ik voel me gecontroleerd
In de praktijk kunnen dit lastige argumenten zijn, maar besef het volgende: standaards geven juist ruimte om te werken aan zaken waar creativiteit nodig is. Bij producten en diensten die al uitgedokterd zijn is geen creativiteit nodig. Er is wel creativiteit nodig om die producten en diensten beter te maken.
Hoe pak je het aan
Tip 1: Werkinstructies worden bij voorkeur beschreven door de medewerkers zelf.
Tip 2: Werkinstructies beschrijven wat gedaan moet worden en via afbeeldingen wordt dit verduidelijkt.
Tip 3: Maak duidelijk dat standaard werkinstructies worden opgesteld om de kwaliteit voor de klant te kunnen garanderen. Probeer medewerkers uit te dagen om de standaard manier van werken (zoals beschreven in de werkinstructies) te verbeteren. Dit is de creativiteit die je wel wil. Het is de basis voor Continu Verbeteren
Tip 4: Indien het opstellen van werkinstructies valt onder een groter programma zoals Customer Excellence, Operational Excellence of ISO9001 vertel dan waarom die standaards daarin belangrijk zijn
Samenwerken aan verbeteren
Werkinstructies zorgen voor duidelijkheid en eerlijkheid. Het is namelijk duidelijk wat er gedaan moet worden door de uitvoerder. En is het duidelijk voor alle teamleden wat de uitvoerder doet. Concreet jij bent werkzaam in een team van 15 collega’s. Jullie hebben een doel als team en doen jullie werk conform de afspraken in de werkinstructies. Je weet dus exact wat een ieder bijdraagt en die transparantie zorgt voor eerlijkheid.
Wil je meer weten over continu verbeteren en vernieuwen?
Dan zijn dit de leestips:
Ook op onze Linkedin bedrijfspagina delen we regelmatig kennis.
SMS en RRR
SMS en RRR zijn belangrijke begrippen als het gaat om Continu Verbeteren een blijvend succes maken. In deze podcast lichten we deze begrippen toe.Onze andere podcasts vind je hier
