Kracht van een digitaal verbeterbord

Steeds meer teams houden een ‘dagstart’ en ervaren de kracht van een digitaal verbeterbord voor continu verbeteren.
In de dagstart wordt in 10 minuten de dag van gisteren en vandaag besproken. De KPI’s worden besproken a.d.h.v. het ‘prestatiebord’.
Belangrijk doel van de dagstart is het identi maximale klantwaarde te realiseren. Deze verbeteringen komen op het verbeterbord. Dit verbeterbord (ook wel Kanban genoemd) is steeds vaker een digitaal verbeterbord.
Hierna hebben we op een rij gezet wat de voordelen van een digitaal verbeterbord zijn en we sluiten af met een video van een digitaal verbeter bord.

Kaizen ideeensex

De voordelen van een verbeterbord

  1. Overzicht
    Via het digitaal verbeterbord is in 1 oogopslag duidelijk welke verbeteringen er zijn in een team en wat de status is. Ook de verbeteringen die afgerond zijn, staan op het digitaal verbeterbord. Niets raakt kwijt, alle kennis blijft behouden.
  2. Transparant
    Medewerkers zien direct wat de status is van de door hun ingebrachte ideeen. Er is geen geheimzinnigheid. En zo wordt er geen verbeteridee vergeten
  3. Locatie onafhankelijk
    Waar een medewerker zich ook bevindt, het digitale verbeterbord is 24*7 beschikbaar op elke locatie. Dus thuiswerkers hebben toegang, net zoals medewerkers die ziek of vrij zijn. Maar ook de vestiging in Italië (om maar een plek te noemen).
  4. Teken dat ideeën worden gewaardeerd
    Het digitale verbeterbord heeft een professionele uitstraling. Voor medewerkers is dat een teken dat continu verbeteren gewaardeerd wordt. Belangrijker is dat hun ideeën gewaardeerd worden en professioneel behandeld worden.
  5. Betrokkenheid medewerkers
    Doordat medewerkers zelf kiezen welke verbeteringen in welke volgorde worden opgepakt zijn het als het ware hun verbeteringen. Door dat ze ook in de uitvoering van die verbeteringen een belangrijke rol hebben neemt de betrokkenheid fors toe.
  6. Direct aan te passen
    Tijdens de bespreking van de verbeteringen via het digitale verbeterbord is elke verbetering direct aan te passen. Het is ook mogelijk om een nieuwe verbetering (3 seconden werk) aan het digitale verbeterbord toe te voegen.
  7. Koppeling strategie
    Door in elke verbetering de mogelijkheid te bieden om deze te koppelen aan 1 of meerdere strategische initiatieven van de organisatie, gaat deze strategie meer leven bij medewerkers en kunnen medewerkers beter meedenken over deze strategie, wat weer leidt tot meer verbeter-suggesties.
  1. Koppeling kernwaarden
    In het digitale verbeterbord kunnen ook de kernwaarden van het bedrijf opgenomen worden. Door tussen het bespreken en selecteren van verbeteringen de vraag te stellen in welke mate de verbetering past bij 1of meerdere kernwaarden, gaan deze kernwaarden meer leven bij
    medewerkers.
  2. Teamontwikkeling
    Door verbeteringen tijdens de dagstart te bespreken leer je elkaar beter kennen qua interesses en qua kennis en vaardigheden. Door samen verbeteringen succesvol te realiseren vindt als het ware automatisch teamontwikkeling plaats. Deze teamontwikkeling kan via een vragenlijst gemeten worden en de uitkomst hiervan kan in het digitale verbeterbord (zie video) getoond worden. Deze cijfers kunnen bij de selectie van een verbetering ook gebruikt worden door bijvoorbeeld de vraag te stellen “stel we pakken deze verbetering op, wat zal dat voor een invloed hebben op plezier in ons werk”. Op het digitale verbeterbord is ook ruimte voor een teamdoel, wat bij bv. per kwartaal gesteld kan worden.
  3. Motor voor innovatie
    Door regelmatig verbeteringen te bespreken en te realiseren neemt het vertrouwen , lef en durf toe om met verbeteringen aan de slag te gaan. Ook neemt de kennis van de klant toe (weten wat de klant verwacht en belangrijk vindt is belangrijk voor de juiste uitvoering van een verbetering). Continu verbeteren wordt hierdoor de motor voor innovatie.
  4. Cultuur van continu verbeteren (kaizen)
    Bovenstaande zorgt dat er een cultuur van continu verbeteren ontstaat. Medewerkers vinden het normaal dat verbeteren een onderdeel van het dagelijkse werk is.
  5. Kaizen / PDCA
    Om verbeteringen gestructureerd en succesvol op te pakken worden er geen “pleisters geplakt”. Problemen keren niet meer terug en worden blijvend opgelost. Klanten hebben hier baat bij, maar ook medewerkers.
  6. ISO 9001 – 2015
    Het werken met een digitaal verbeterbord is een perfecte manier om aan te tonen dat continu verbeteren serieus en gestructureerd wordt aangepakt, zoals de regels van ISO9001-2015 ook voorschrijven.

Bijlage PDCA activiteiten

StapActieCheck
1Definieer het probleemProbleem duidelijk
Team compleet
VOC en Value duidelijk
Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned)
2Verzamel de feitenOp de werkvloer zelf gezien wat het probleem is
Meten van de feiten
Schets het proces (Value Stream Map)
3Analyseer de feitenAnalyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat
4Genereer oplossingenGenereer oplossing bv via een brainstorm
Kies de oplossing
5ImplementeerMaak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord.
Realiseer en implementeer
6Controle en borgingControleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden
Zorg voor standaards
Leer en evalueer