Kracht van een digitaal verbeterbord

Lean verbeterborden worden gebruikt om inzichtelijk te maken wat actuele verbeterpunten zijn. Steeds meer teams houden een dag en weekstart en ervaren de toegevoegde waarde van een digitaal verbeterbord voor continu verbeteren.

In de dagstart, vaak in de vorm van een standup meeting, wordt in 10 minuten de vorige dag en de verbeterpunten van vandaag besproken. De KPI’s worden besproken a.d.h.v. het ‘prestatiebord’.

Belangrijk doel van de dagstart is de maximale klantwaarde te realiseren en verbeteringen te identificeren. Deze verbeteringen komen op het verbeterbord. Vroeger werd hiervoor vaak een verrijdbaar whiteboard gebruikt, maar steeds vaker gebruiken teams een digitaal verbeterbord.

Hierna hebben we op een rij gezet wat de voordelen van een digitaal verbeterbord zijn en we sluiten af met een video van een digitaal verbeterbord.

Kaizen ideeensex

De voordelen van lean verbeterborden

  1. Overzicht

    Via het digitale verbeterbord is in 1 oogopslag duidelijk welke verbeteringen er zijn in een team en wat de status is. Ook de verbeteringen die afgerond zijn, staan op het digitale verbeterbord. Niets raakt kwijt, alle kennis blijft behouden. Deze vorm van visual management leidt tot meer succes in verbetertrajecten.

  2. Transparant

    Medewerkers zien direct wat de status is van de door hun ingebrachte ideeën. Er is geen geheimzinnigheid. En zo wordt er geen verbeteridee vergeten.

  3. Locatie onafhankelijk

    Waar een medewerker zich ook bevindt, het digitale verbeterbord is 24*7 beschikbaar op elke locatie. Dus thuiswerkers hebben toegang, net zoals medewerkers die ziek of vrij zijn. Maar ook de vestiging in Italië (om maar een plek te noemen). Dat geldt natuurlijk niet voor de fysieke versie van het verrijdbaar whiteboard.

  4. Teken dat ideeën worden gewaardeerd

    Het digitale verbeterbord heeft een professionele uitstraling. Voor medewerkers is dat een teken dat continu verbeteren gewaardeerd wordt. Belangrijker is dat hun ideeën gewaardeerd worden en professioneel behandeld worden.

  5. Betrokkenheid medewerkers

    Doordat medewerkers zelf kiezen welke verbeteringen in welke volgorde worden opgepakt zijn het als het ware hun verbeteringen. Door dat ze ook in de uitvoering van die verbeteringen een belangrijke rol hebben neemt de betrokkenheid fors toe.

  6. Direct aan te passen

    Tijdens de bespreking van de verbeteringen via het digitale verbeterbord is elke verbetering direct door o.a.degene die de sessie begeleidt aan te passen. Het is ook mogelijk om een nieuwe verbetering (3 seconden werk) aan het digitale verbeterbord toe te voegen.

  7. Koppeling strategie

    Door in elke verbetering de mogelijkheid te bieden om deze te koppelen aan 1 of meerdere strategische initiatieven van de organisatie, gaat deze strategie meer leven bij medewerkers en kunnen medewerkers beter meedenken over deze strategie, wat weer leidt tot meer verbeter-suggesties. Dit is een duidelijke toegevoegde waarde van digitale verbeterborden t.o.v. al dan niet bedrukte whiteboards.

  1. Koppeling kernwaarden

    In het digitale verbeterbord kunnen ook de kernwaarden van het bedrijf opgenomen worden. Door tussen het bespreken en selecteren van verbeteringen de vraag te stellen in welke mate de verbetering past bij één of meerdere kernwaarden, gaan deze kernwaarden meer leven bij medewerkers.

  2. Teamontwikkeling

    Door verbeteringen tijdens de dag en weekstart te bespreken leer je elkaar beter kennen qua interesses en qua kennis en vaardigheden. Door samen verbeteringen succesvol te realiseren vindt als het ware automatisch teamontwikkeling plaats. Deze teamontwikkeling kan via een vragenlijst gemeten worden en de uitkomst hiervan kan in het digitale verbeterbord (zie video) getoond worden. Deze cijfers kunnen bij de selectie van een verbetering ook gebruikt worden door bijvoorbeeld de vraag te stellen “stel we pakken deze verbetering op, wat zal dat voor een invloed hebben op plezier in ons werk”. Op het digitale verbeterbord is ook ruimte voor een teamdoel, bijvoorbeeld operations performance, wat bij bijvoorbeeld per kwartaal gesteld kan worden.

  3. Motor voor innovatie

    Door regelmatig verbeteringen te bespreken en te realiseren neemt het vertrouwen , lef en durf toe om met verbeteringen aan de slag te gaan. Ook neemt de kennis van de klant toe (weten wat de klant verwacht, waar hij hulp nodig heeft en wat hij belangrijk vindt is belangrijk voor de juiste uitvoering van een verbetering). Continu verbeteren wordt hierdoor de motor voor innovatie.

  4. Cultuur van continu verbeteren (kaizen)

    Bovenstaande zorgt dat er een cultuur van continu verbeteren ontstaat. Medewerkers vinden het normaal dat verbeteren een onderdeel van het dagelijkse werk is.

  5. Kaizen / PDCA

    Om verbeteringen gestructureerd en succesvol op te pakken worden er geen “pleisters geplakt”. Problemen keren niet meer terug en worden blijvend opgelost (PDCA). Klanten hebben hier baat bij, maar ook medewerkers.

  6. ISO 9001 – 2015

    Het werken met een digitaal verbeterbord is een perfecte manier om aan te tonen dat continu verbeteren serieus en gestructureerd wordt aangepakt, zoals de regels van ISO9001-2015 ook voorschrijven.

  7. Lean Manufacturing

    Het gebruik van verbeterborden wordt o.a. in lean trainingen, zoals de yellow belt en green belt training  besproken en toegelicht.

Bijlage PDCA activiteiten

Stap Actie Check
1 Definieer het probleem Probleem duidelijk
Team compleet
VOC en Value duidelijk
Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned)
2 Verzamel de feiten Op de werkvloer zelf gezien wat het probleem is en waar hulp nodig is
Meten van de feiten
Schets het proces (Value Stream Map)
3 Analyseer de feiten Analyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat
4 Genereer oplossingen Genereer oplossing bv via een brainstorm
Kies de oplossing
5 Implementeer Maak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord.
Realiseer en implementeer
6 Controle en borging Controleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden
Zorg voor standaards
Leer en evalueer
x

Ook op onze Linkedin bedrijfspagina delen we regelmatig kennis.

SMS en RRR

SMS en RRR zijn belangrijke begrippen als het gaat om Continu Verbeteren een blijvend succes maken. In deze podcast lichten we deze begrippen toe. Onze andere podcasts vind je hier