Hoe krijg je ideeën uit jouw team en wat doe je er mee?

De stroom van ideeën komt bij vrijwel elke organisatie makkelijk op gang. Zo’n idee kan gaan over nieuwe en verbeterde producten, diensten en/of processen.

In dit artikel laten we zien hoe die stroom op gang komt en wat je met die ideeën moet doen.

Hoe krijg je ideeën uit jouw team en wat doe je er mee

Een constante stroom van ideeën

Op informele gelegenheden merk je dat mensen met wie je spreekt ideeën hebben hoe het werk beter kan of moet. Als je gericht met een team of bedrijf aan de slag gaat is de stroom bijna onuitputtelijk. Voorwaarde is wel dat de juiste omstandigheden gecreëerd zijn. En daarnaast helpen een aantal ‘technieken’ om ideeën te genereren.

Allereerst moet duidelijk zijn waarom er ideeën gewenst of noodzakelijk zijn. Ook moet duidelijk zijn dat het indienen van een idee niet een teken is dat er iets fout is, maar dat het beter kan.

Sommige bedrijven hanteren zogenaamde challenges om eenmalig of periodiek ideeën te generen. Dit blijkt echter op langere termijn geen goede aanpak te zijn. Beter is om een cultuur te creëren waarin elke dag iedere medewerker de gelegenheid krijgt om ideeën aan te dragen. Dit kan tot wel 10 ideeën per medewerker per jaar opleveren.

Een korte uitleg aan medewerkers om anders naar hun werk te kijken levert zeer bruikbare ideeën op. Concrete vragen aan medewerkers zijn bijvoorbeeld: wacht je wel eens op iemand of iets; moet je wel eens ergens naar toe verplaatsen; of gaat er wel eens iets fout. Een fysieke ideeënbus kan hierbij helpen om een idee kenbaar te maken, beter is om met een digitale ideeënbus te werken.

Steeds meer teams beginnen de dag met een ‘dagstart’. In dit 10 minuten durende overleg wordt kort teruggeblikt op gisteren en er wordt besproken wat er vandaag gedaan moet worden. Hieruit volgen bijna automatisch verbeter-ideeën.

Een andere manier om ideeën te generen is de bekende brainstorm, bv via het plakken van ‘geeltjes’.

Hoe krijg je ideeën uit jouw team en wat doe je er mee?

Het proces van idee tot en met realisatie

Als er eenmaal ideeën zijn (en vaak zijn dat er meer dan opgepakt kunnen worden) is de volgende stap om te selecteren welk idee wordt opgepakt en in welke volgorde.

In het begin zijn het er zoveel dat dit een lastige stap is, maar zodra een team elke week enkele nieuwe ideeën genereert en elke week enkele realiseert is dit proces vrij eenvoudig.

Omdat het aan te bevelen is dat elk idee welkom is, zullen ideeën eerst kort ‘verrijkt’ moeten worden om vervolgens gefundeerd te kunnen besluiten of het idee opgepakt moet worden of (nog) niet. Dit verrijken kan een ½ uur kosten of misschien een paar uur.

Vervolgens moet het idee daadwerkelijk gerealiseerd worden, veelal door een paar medewerkers omdat dit de kwaliteit en het draagvlak van het idee bevordert.

Nadat het idee is afgerond, is het belangrijk om dit kenbaar te maken aan de teamleden en wellicht andere teams. Succes vieren kan op verschillende manieren, belangrijk is dat hiermee aan medewerkers wordt duidelijk gemaakt dat ideeën welkom zijn en gewaardeerd worden.

Op deze manier ontstaat een manier van werken die Continu Verbeteren wordt genoemd. En door regelmatig kleine verbeter-ideeën op te pakken wordt een team en dus organisatie wendbaar (agile) omdat het in staat is snel en flexibel te kunnen veranderen en verbeteren.

Ideeën realiseren is het meest succesvol door een bewezen aanpak zoals de PDCA-cyclus te hanteren. Realiseer slechts een beperkt aantal ideeën tegelijk (per team max 2, de WIP-limiet) om zo de kortst mogelijke doorlooptijd voor de uitvoering te realiseren.

Resultaat hiervan is een organisatie die ‘operational excellence’ of beter gezegd ‘customer excellence’ wordt.

Wat doe je met al die ideeën?

Belangrijke vraag is natuurlijk hoe zorg je ervoor dat al die ideeën voor iedereen inzichtelijk zijn. Want het is zonde als de medewerkers van team-A niet weten wat de ideeën van team-B zijn.

Door ideeën op een voor iedereen toegankelijke manier vast te leggen raken er geen ideeën kwijt en kan iedereen zien wat de status van elk idee is.  Kortom er moet een eenvoudige vastlegging mogelijk zijn voor ideeën.

In willekeurige volgorde zijn dit de voordelen van het vastleggen van elk idee:

  1. Ideeën raken niet kwijt
  2. Ideeën worden niet vergeten
  3. het geeft jou en je team overzicht van alle ideeën en de status (transparantie)
  4. je weet wie waar mee bezig
  5. als ideeën zijn afgerond blijven ze bewaard en ontstaat daarmee een kennisdatabank; en dat betekent dat als iemand een nieuw idee indient dat hij/zij gebruik kan maken van de kennis uit eerdere ideeën
  6. als de instroom van nieuwe ideeën daalt is dat zichtbaar voor het management; de daling qua instroom is veelal een teken dat het team onder druk staat en geholpen moet worden
  7. als jouw team (te)veel verbeter-ideeën heeft kan je veel makkelijker om hulp vragen aan je manager
  8. doordat elk team zijn ideeën vastlegt kunnen medewerkers uit andere teams dit zien en dit zorgt voor inspiratie en motivatie. En medewerkers kunnen inhoudelijk reageren op ingediende verbetersuggesties want de kwaliteit en draagvlak vergroot
  9. draagt bij aan het creëren en in stand houden van een cultuur van continu verbeteren
  10. het is motiverend als je kan terugkijken op uitgevoerde verbeter-ideeën
  11. doordat vastleggen plaatsvindt ontstaat er data en kennis om het proces van verbeteren te verbeteren
  12. er ontstaat ook zicht op wie met welke verbetering bezig is en wie er dus ruimte heeft cq beschikbaar is om een verbeter-idee te realiseren
  13. doordat gegevens goed vastgelegd worden hoeft er minder gecommuniceerd en gezocht te worden naar de juiste informatie en status van verbeter-ideeën
  14. doordat het vastgelegd wordt is het makkelijker en efficiënter voor iemand die als ‘coach’ hulp aanbiedt

Dit zijn veel gehoorde “argumenten” (vaak excuses) om het niet te doen:

  1. kost me tijd (aanmelden, vastleggen, bijwerken)
  2. wat levert het me op
  3. ik vind het lastig, moeilijk; ik weet niet hoe dat moet
  4. ik heb geen zin in pottenkijkers en bemoeials
  5. ik heb geen computer
  6. ik ben mijn wachtwoord kwijt
  7. een ander doet het ook niet
hoe krijg je ideeën uit jouw team en wat doe je er mee

Elk idee is in Coimbee eenvoudig vast te leggen. Dit kost minder dan 30 seconden. De voordelen van deze vastlegging zijn hiervoor al genoemd. Met Coimbee is ook de mogelijkheid om verbetering te voorzien van een ‘like’ wat motiveert voor de indiener en het verbeterteam werkt. Ook kan er ‘commentaar’ gegeven  worden wat niet alleen motiverend kan werken maar ook de kwaliteit van en het draagvlak voor het idee kan vergroten.

Via het overzichtelijkKanban-verbeterbord hebben alle teamleden in 1 oogopslag zicht op alle verbeteringen en de status daarvan en wat de geplande einddatum is.

The power of a digital improvement-board for continuous improvement

Medewerker gedreven innovatie

Organisaties moeten zich constant verbeteren en vernieuwen om de concurrentie voor te blijven en om aan de verwachtingen van de klant te voldoen. Een veel gemiste kans hierbij is het niet of nauwelijks benutten van de verbeterkracht van de werkvloer.

 

Vaak wordt gedacht dat medewerkers de vaardigheden, motivatie en mogelijkheden missen om tot “innovaties” te komen. Uit onderzoek (M. Renkema) en uit de praktijk blijkt dat medewerkers van de werkvloer een geweldige bron zijn voor het herkennen van verbetermogelijkheden.  Zij staan midden in het organisatieproces en kunnen daardoor verbetermogelijkheden identificeren en doorvoeren. Dat dit niet vanzelf gaat leert de praktijk echter ook. Het creëren van een cultuur van vernieuwen en verbeteren is niet van de ene op de andere dag geregeld.

 

Bij innovatie wordt vaak gedacht aan radicale verandering, R&D labs en de noodzaak van het inhuren van externe partijen, terwijl medewerker-gedreven innovatie (“employee-driven innovation”) beter werkt dan innovatie vanuit speciale R&D afdelingen of zogenaamde innovatielabs. Medewerkers van ‘de werkvloer’ weten het beste waar zij  in de dagelijkse praktijk tegenaan lopen en wat er verbeterd kan worden.

De voorwaarden die vaak worden genoemd om succesvol de ideeën van de medewerkers te benutten zijn leiding, tijd en prioriteit. In dit ebook zijn  de andere aspecten onthuld.

Zo blijkt dat managers niet de beste ideeen hebben. Medewerkers hebben nl. het meeste zicht op de dagelijkse problemen, terwijl managers een geaggregeerd en vertekend beeld hebben.

Onderzoek bij Coca Cola in Stockholm laat zien dat de waarde van de verbeteringen van medewerkers 5 maal zo groot is als de ideeën van het management.   Bron: boek Idea-Driven Organization (A. Robinson), blz 9.