Incrementele innovatie en HR: 5 essentiële tips
Organisaties moeten zich constant verbeteren en vernieuwen om de concurrentie voor te blijven en om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.
In dit kennisartikel gaan we in op de rol van HR bij het vernieuwen en verbeteren. We sluiten af met 5 tips.
De bron van vernieuwen en verbeteren
Uit onderzoek (M. Renkema, HRM docent en onderzoeker aan de Universiteit van Twente) en uit de praktijk blijkt dat medewerkers van de werkvloer een geweldige bron zijn voor het herkennen van verbetermogelijkheden. Zij staan midden in het organisatieproces en kunnen daardoor verbetermogelijkheden identificeren en doorvoeren.
Onderzoek uit 2009 bij Coca Cola in Stockholm laat zien dat de waarde van de verbeteringen van medewerkers 5 maal zo groot is dan de ideeën van het management. Bron: boek Idea-Driven Organization (A. Robinson), blz. 9.
Ook is aangetoond dat management 96% van alle problemen binnen het bedrijf niet kent! Lees hier meer over.
Wat is incrementele Medewerker Gedreven Innovatie?
Medewerker gedreven innovatie definiëren wij als volgt: Het proces van vaak, regelmatig bedenken, indienen, selecteren en realiseren van verbeteringen door medewerkers.
Het gaat hier om kleine verbeteringen (1 uur tot maximaal 12 weken doorlooptijd om dit te realiseren). De verbeteringen kunnen zijn gericht op processen, producten of diensten. Van belang is dat de resultaten blijvend zijn, met andere woorden dat problemen definitief verholpen worden en er geen terugval naar de oude situatie plaatsvindt”.
In deze definitie zitten een aantal belangrijke elementen. Het gaat om continu verbeteren / vernieuwen en dus niet eenmalig. En het gaat om kleine verbeteringen / vernieuwingen zodat de autonomie bijvoorbeeld bij het selecteren hoog is.
Deze definitie klinkt wellicht wat ‘blauw’. De praktijk laat zien dat juist samenwerking en diversiteit zorgen voor succesvolle verbeteringen en vernieuwingen. En dat het bijdraagt aan betrokkenheid en plezier in het werk.
We bedoelen hier met name incrementele innovatie : Het verbeteren van een huidig product, proces of dienst zodat deze beter aansluit bij de wensen van de klant. Dit is het grote verschil met radicale innovatie, bij deze vorm van innovatie verandert de essentie van een product, proces of dienst.
Om incrementele medewerker-gedreven innovatie te realiseren is er een belangrijke taak voor HR. Voor HR gaan we in op 3 rollen:
- vormgeven van deze verandering binnen de organisatie
- ondersteunen van de lijnmanagers
- adviseren a.d.h.v. stuur- en voortgangsinformatie
Rol 1. Vormgeven van de verandering binnen de organisatie
De introductie van incrementele medewerker-gedreven innovatie is een verandering en dat betekent dat er aandacht aan de veranderbereidheid (‘weerstand’) gegeven moet worden. Niet alleen bij medewerkers maar ook bij lijnmanagement.
Vanuit een natuurlijke reflex denkt iedereen bij een verandering aan “What’s in it for me”. Van belang is een goed en aansprekend ‘veranderverhaal’, zodat iedereen binnen de organisatie begrijpt waarom deze verandering plaatsvindt en wat dit voor medewerkers en lijnmanagement betekent.
HR heeft een belangrijke inhoudelijke rol in het opstellen en communiceren van dit veranderverhaal. Medewerkers moeten meegenomen worden, snappen waarom en een beeld krijgen van de toekomst en hun rol daarin.
Verder is het zaak dat de functieprofielen duidelijk maken dat het bedenken en realiseren van verbeteringen onderdelen zijn van het dagelijks werk van elke medewerker. Zoals eerder aangeven gaat het om continu verbeteren.
Dit is een voorbeeld hoe het bedrijf Robidus dit in haar vacature verwoordt.
Rol 2. Ondersteunen van de lijnmanagers
Lijnmanagers hebben niet alleen tot taak om te zorgen dat het dagelijkse werk wordt gedaan, maar ook de taak dat medewerkers zich ontwikkelen en dat er verbetering plaatsvindt in het team. De dagelijkse hectiek zorgt vaak dat ontwikkeling en verbetering te weinig of soms helemaal niet aan bod komen.
Lijnmanagers zullen gemotiveerd, begeleid en getraind moeten worden zodat zij medewerkers kunnen ondersteunen om verbeteringen te bedenken en te realiseren. HR heeft hier de rol van coach richting de leidinggevenden. Bijvoorbeeld hoe een dagelijks werkoverleg (dagstart) moet worden opgezet. Hoe feedback gegeven wordt en hoe verbeter-ideeën beoordeeld en gerealiseerd moeten worden. En het belang van het vieren van succes moet duidelijk gemaakt worden. En ook ruimte geven dat falen oke is, want dat zijn leermomenten.
Lijnmanagement moet gestimuleerd worden om te starten met kleine, eenvoudige verbeteringen. Het succes hiervan geeft vertrouwen om moeilijkere verbeteringen op te pakken. Het gaat om het op gang brengen en houden van een verandering, die uiteindelijk moet resulteren in een routine.
Lees hier meer over de cruciale rol van de leidinggevende: https://chro.nl/artikel/de-leidinggevende-als-spil-bij-innovatie
Rol 3. Adviseren a.d.h.v. stuur- en voortgangsinformatie
Om de voortgang te bepalen van incrementele medewerker-gedreven innovatie zullen er indicatoren gemonitord moeten worden. Het aantal ingediende en gerealiseerde ideeën is bijvoorbeeld een indicator. Die indicatoren zijn ook belangrijk voor het communiceren naar de gehele organisatie van de ingeslagen weg.
Denk hierbij aan de volgende indicatoren:
- aantal ingediende ideeën per medewerker versus de norm. De mate van betrokkenheid van een medewerker is bepalend voor de hoeveelheid en soort ingediende verbeteringen;
- signaleren welke medewerkers nog onvoldoende bijdragen;
- de ontwikkeling van de medewerkers wat betreft de vaardigheden die nodig zijn om te verbeteren en te vernieuwen, bijvoorbeeld via een skills-matrix;
- de relatie leggen tussen het plezier in het werk van elke medewerker, het functioneren van het team en de mate waarin ideeën worden ingediend en gerealiseerd.
In het monitoren van en rapporteren over deze indicatoren heeft HR een ondersteunende rol. In het bepalen van aanvullende acties indien blijkt dat 1 of meerdere indicatoren onvoldoende scoren, heeft HR een adviserende rol en zeker geen rol als “politie-agent”
Cultuur van continu verbeteren
Kortom HR heeft een belangrijke rol in het vormgeven van een cultuur van continu verbeteren. Kennis, houding en gedrag zullen veelal moeten veranderen bij zowel medewerkers, teammanagers en ook MT.
Ook op tactisch vlak heeft HR een belangrijke rol: voorwaarden scheppen zodat continu verbeteren kan plaatsvinden (bv middels het organiseren van opleiding en training en eventueel coaching)
Wat levert incrementele medewerker-gedreven innovatie op?
Verbeteringen en vernieuwingen die door medewerkers bedacht en gerealiseerd worden leveren het volgende op:
- betere bedrijfsprocessen, doordat de doorlooptijd wordt verkort of de kwaliteit wordt verbeterd of de kosten dalen
- betrokken medewerkers die meer plezier in hun werk hebben, o.a. doordat ze mogen meedenken
- het meedoen met de realisatie van een verbetering betekent veelal dat medewerkers andere vaardigheden moeten inzetten (en aanleren) en daardoor gaan verbeteren en het ontwikkelen van medewerkers hand in hand
- medewerkers mogen ideeën indienen en selecteren en dat betekent dat ze goed moeten snappen wat het doel van het team en de organisatie is. Ook gaan ze beter snappen wat de klant wil. Het betekent ook een zekere mate van autonomie en zelfsturing.
- doordat de focus ligt op kleine verbeteringen ontstaat er een wendbare (agile) en lerende organisatie
- het volgende schema laat zien dat ziekteverzuim en verloop ook resultaatgebieden zijn.
5 Essentiele tips voor incrementele innovatie
- kies niet meteen de moeilijkste teams om te ondersteunen
Bouw ervaring op en boek succes, zodat andere teams ook aan de slag willen
- zet een eenvoudig dashboard op met indicatoren
De indicatoren zijn bedoeld om aan te tonen dat incrementele innovatie werkt.
Denk aan de volgende cijfers op organisatie niveau en op team-niveau:
- aantal medewerkers
- aantal verbeter-ideeen ingediend en gerealiseerd
- % ziekteverzuim
- score op plezier in het werk
- houdt dit per kwartaal bij en na 1 jaar moet verbetering duidelijk zijn
Zie het in eerste instantie als een persoonlijk dashboard zodat je weet waar het werkt en waar nog niet. Coimbee bevat dit dashboard.
- doe af en toe mee aan een verbeter-traject binnen een team.
Ervaar wat werkt en wat niet. Geeft tevens input voor mogelijke opleidingen en trainingen
- stimuleer kennisdeling
Organiseer interne kennis bijeenkomsten waar medewerkers kunnen vertellen met welke verbeteringen of vernieuwingen ze bezig zijn. Dat maakt ze trots.
En vraag ook klanten of leveranciers om deel te nemen aan zo’n kennis bijeenkomst.
Verbeter-teams kunnen in Coimbee hun zogenaamde lessons-learned vastleggen. Bekijk dit regelmatig en signaleer kennisdeel kans en opleidingsbehoefte.
- Verdiep je in incrementele medewerker gedreven innovatie
Het is een interessant onderwerp met veel HR onderdelen zoals samenwerking, Agile werken, diversiteit, leren, experimenteren, betrokkenheid. Talentontwikkeling dus.
Verbetertrajecten zijn perfecte gelegenheden om medewerkers te ontwikkelen: “training & learning on the job”. Tijdens de uitvoering van een verbetering moeten medewerkers competenties in zetten die ze voor hun ‘normale’ dagelijkse werk nietaltijd nodig hebben.
Ben je geïnteresseerd in de 19 geheimen over het benutten van de kennis en ideeen van medewerkers ?
Vul dan je email in en ontvang gratis ons ebook.
Wil je meer weten over incrementele innovatie?
Dan zijn dit de leestips:
Ook op onze Linkedin bedrijfspagina delen we regelmatig kennis.
