Operational Excellence aanpak en bouwstenen

Operational Excellence is een containerbegrip.

De focus van Operational Excellence is in de loop der jaren veranderd van standaardisatie naar variatie naar juiste klantwaarde.

In dit kennisartikel geven we uitleg wat operational excellence is en wat de bouwstenen zijn om succesvol te zijn.

Operational Excellence is een van de drie te kiezen strategieën uit het model van Treacy en Wiersema, te weten Operational Excellence, Customer Intimacy en Product Leadership. De basis voor dit model is dat je als organisatie strategische keuzes maakt op welk vlak je wil uitblinken.

Operational Excellence is niet meer gericht op de laagste kosten, maar om zo goed mogelijk te leveren of te produceren voor een uitstekende prijs en daarmee je onderscheidende vermogen optimaal te benutten. In Operational Excellence nieuwe stijl (OpEx) staat snelheid centraal en is verkorting van de doorlooptijd de ultieme prestatie-indicator.

doel continu verbeteren

Kortere doorlooptijden betekent met andere woorden meer focussen op klantwaarde, de juiste producten en diensten en deze sneller leveren aan de klant. Kennis van de klant, samenwerking met de klant en dus focussen op klantwaarde zijn cruciaal.

Er is geen recept om met OpEx aan de slag te gaan. Als Management team c.q. directie bepaal je wat de betekenis exact is voor jullie organisatie en hoe je daar doelmatig en doeltreffend (inhoudelijk en veranderkundig) invulling aan geeft. Kortom maatwerk.

Een organisatie is operationeel excellent als er een infrastructuur en cultuur van continu verbeteren is ontwikkeld die het streven naar perfectie ondersteunen.

Waarom wil je Operational Excellence?

De belangrijkste vraag is waarom je Operationeel Excellence (OpEx) zou willen. Organisaties kunnen om diverse redenen starten met OpEx, zoals:

  1. Niet langer brandjes willen blussen, maar structurele verbeteringen realiseren;
  2. Groei realiseren met bestaande middelen;
  3. Een manier om een zelfsturend team te creëren dat continu op zoek is naar verbeteringen en deze daadwerkelijk realiseert;
  4. Betrouwbaar en voorspelbaar kunnen leveren, een hoge mate van standaardisatie;
  5. Doorlooptijd van product of dienst verkorten; time-to-market reduceren;
  6. Winstgevendheid naar een hoger niveau tillen;
  7. De wensen van de klant echt centraal stellen;
  8. De concurrentie voor blijven.

Hoe word je OpEx ?

Vanuit de praktijk hebben we een aantal randvoorwaarden opgesomd die van belang zijn om succesvol te worden en te blijven met OpEx:

Rol Directie / MT bij Operational Excellence

Commitment van de directie en/of het topmanagement op de aanpak voor operational excellence is de sleutel tot succes. De aanpak bevat onder andere: budget vrijmaken om investeringen doen, leiderschapstrainingen of zelfs black belt, volhardende implementatie van (nieuwe) gebruiken en rituelen, zeggenschap naar de werkvloer, sprint planning i.p.v. lange termijn doelen, klantendenken volledig geïntegreerd per ketenproces (dus ook de juiste KPI’s en financial tracking), open staan voor organisatieveranderingen en structuurveranderingen.

De werkvloer

Oprecht geloof in de kracht van de operationele werkvloer, waardoor top-down management plaats maakt voor bottom-up zeggenschap en agile werken. Hiervoor zijn wel duidelijke strategische keuzes nodig die als framework gelden en die frequent door directie/management uitgesproken moeten worden. In deze doelen (en het ‘veranderverhaal’) moet het operational excellence benoemd zijn.

Fundament

Een bepaalde mate van stabiliteit en fundament in de operationele organisatie. Bij te veel chaos, onduidelijke processen, achterstanden is het noodzakelijk dit eerst aan te pakken en daarna gestaag te werken aan de operational excellence roadmap.

Proces volwassenheid en procesgericht denken moeten op orde komen en een cultuur van continu verbeteren moet op gang komen. Dit geldt voor zowel de zakelijke dienstverlening als voor excellente operationele productie-omgevingen.

Goed middel management

Het middelmanagement is de waterdrager die ervoor moet zorgen dat de rest van de organisatie continu gaat verbeteren. Hier heb je enkele kartrekkers nodig. Die dus doorhebben wat er op het gebied van operational excellence nodig is, maar ook de persoonlijke leiderschap hebben om dit te starten en te volbrengen. D.w.z.: het operationele proces kennen, product leadership, dichtbij het team staan, leergierig zijn in operational excellence.

Beschikbaarheid resources

Er moeten voldoende resources beschikbaar zijn om naast het reguliere werkproces met een hoge mate van standaardisatie te werken aan verbeteren. Bij voorkeur enkele medewerkers die beschikken over Agile of Lean kennis op het yellow belt of green belt niveau.

Verandermanagement

De start van OpEx is in feite een verandering. Mensen zullen voor en tegen zijn. Het gaat om nieuw gedrag. Benoem het gewenste gedrag. En maak dat gedrag klein om ervoor te zorgen dat mensen het kunnen aanleren en dat het een gewoonte wordt. Boek succes en bouw uit.

Systeem

Er is een systeem / proces / aanpak wat OpEx ondersteunt. Duidelijk moet zijn welke werkwijze hoort bij OpEx en liefst wordt dit ondersteund door een IT-systeem. Coimbee is zo’n systeem.

Betrokkenen bij Operational Excellence

OpEx is niet het exclusieve domein van de COO. Ook Commercie is betrokken bij OpEx, de klantwens is de basis in het moderne OpEx denken.

Operational Excellence bouwblokken

Zoals aangeven is het realiseren van succes op het gebied van Operational Excellence zowel een inhoudelijke als veranderkundige vraag.

Er zijn een aantal bouwblokken die onderdeel vormen van een traject of programma. Denk aan leiderschap, processen naar een hoger niveau tillen, integraal denken, opstellen KPI’s, monitoren voortgang. Een mogelijke set van bouwblokken is hieronder weergegeven.

Operational Excellence bouwblokken

Vanuit Lean, SixSigma, Agile, TQM, BPM zijn er allerlei hulpmiddelen beschikbaar om invulling te geven aan deze bouwblokken.  Zoals werkinstructies, Kanban werken, Kaizen, PDCA-cyclus, Dagstart, 5S en diverse belt trainingen. Maar daar ga je OpeX niet succesvol mee maken.

De belangrijkste succesfactor zit in de directiekamer. Want elk plan is goed (want anders wordt het niet goedgekeurd), maar de uitvoering vergt doorzettingsvermogen, discipline, teamwork en tussentijds successen vieren.

FAQ Operational Excellence

In de moderne benadering van Operational Excellence staat snelheid centraal en is doorlooptijd verkorting de ultieme prestatie-indicator. Kortere doorlooptijden betekent sneller waarde toevoegen aan producten en diensten, en deze sneller leveren aan de klant.

Heel simpel gesteld is het doel om prestaties te verbeteren. Het kan gaan om groei realisatie vanuit bestaande middelen. Of zorgen voor een betrouwbare en voorspelbare levering. Of om de winstgevendheid te verbeteren.

De aanpak is geheel afhankelijk van het doel en de huidige situatie. Kern is dat de aanpak start in bij directie / management team. En feit is dat de aanpak zowel inhoudelijke als veranderkundige onderdelen bevat.

Ook op onze Linkedin bedrijfspagina delen we regelmatig kennis.

Hoe ondersteunt Coimbee bij Operational Excellence?

Een bouwblok voor OpEx is continu verbeteren. Zorgen dat conform of beter dan de norm wordt gepresteerd is strikt noodzakelijk om volgens de principes van continu verbeteren te werken. De andere is om de kennis en kunde van medewerkers in de operationele organisatie volledig te benutten (in Lean veelal de achtste verspilling genoemd). Die medewerkers weten exact waar het op operationeel niveau beter kan of moet. Door de ideeën van medewerkers te benutten komt een constante stroom van verbeteringen op gang.

Met Coimbee kunnen deze verbeter-ideeën eenvoudig vastgelegd worden. Coimbee ondersteunt bij de succesvolle realisatie in de zakelijke dienstverlening  of in andere sectoren en zorgt dat verbeteren een blijvend succesvol proces wordt omdat topmanagement via het Coimbee dashboard ziet wat de resultaten zijn.

Coimbee zorgt dat teams samenwerken doordat alle medewerkers zicht hebben op alle verbeteringen in hun eigen team en de andere teams. Medewerkers kunnen via een Like, Follow, Share en Commentaar functie hun waarderingen voor die verbeteringen uiten. Op die manier kunnen de wensen van de klant doelmatig en doeltreffend vervuld worden.

Online webinar

Schrijf je ook in voor ons webinar

Onderwerp: Hoe kan je lijnmanagers en medewerkers motiveren en stimuleren om blijvend te verbeteren?

  • 3 februari 2022
  • 13:30 begintijd
  • 14:30 eindtijd