Operational Excellence aanpak en bouwstenen

Operational Excellence is een containerbegrip.

De focus van Operational Excellence is in de loop der jaren veranderd van standaardisatie naar variatie naar klantwaarde.

In dit kennisartikelen geven we uitleg wat operational excellence is en wat de bouwstenen zijn.

Operational Excellence is een van de drie te kiezen strategieën uit het model van Tracey en Wiersema, te weten Operational Excellence, Customer Intimacy en Product Leadership. De basis voor dit model is dat je als organisatie moet kiezen op welk vlak je wil uitblinken.

Operational Excellence is niet meer gericht om zo goedkoop mogelijk, maar om zo goed mogelijk te leveren of te produceren. In de moderne benadering van Operational Excellence (OpEx) staat snelheid centraal en is doorlooptijdverkorting de ultieme prestatie-indicator.

Kortere doorlooptijden betekent sneller waarde toevoegen aan producten en diensten, en deze sneller leveren aan de klant. Kennis van de klant en samenwerking met de klant zijn cruciaal.

Er is geen recept om met OpEx aan de slag te gaan. Als Management team cq Directie bepaal je wat de betekenis exact is voor jullie organisatie en hoe je daar (inhoudelijk en veranderkundig) invulling aan geeft. Kortom maatwerk.

Een organisatie is Operationeel excellent als er een infrastructuur en cultuur van continu verbeteren is ontwikkeld die het streven naar perfectie ondersteunen.

Waarom wil je Operational Excellence?

De belangrijkste vraag is waarom je Operationeel Excellence (OpEx) zou willen. Organisaties kunnen om diverse redenen starten met OpEx, zoals:

  1. Niet langer brandjes willen blussen, maar structurele verbeteringen realiseren;
  2. Groei realiseren met bestaande middelen;
  3. Een manier om een zelfsturend team te creëren dat continu op zoek is naar verbeteringen en deze daadwerkelijk realiseert;
  4. Betrouwbaar en voorspelbaar kunnen leveren;
  5. Doorlooptijd verkorten; time-to-market reduceren;
  6. Winstgevendheid verbeteren;
  7. De klant echt centraal stellen;
  8. De concurrentie voorblijven.

Hoe word je OpEx ?

Vanuit de praktijk hebben we een aantal randvoorwaarden opgesomd die van belang zijn om succesvol te worden en te blijven met OpEx:

Rol Directie / MT

Commitment directie/top management op de aanpak voor operational excellence. De aanpak bevat onder andere: budget vrijmaken om investeringen doen, leiderschapstrainingen, volhardende implementatie van (nieuwe) gebruiken en rituelen, zeggenschap naar de werkvloer, sprint planning ipv lange termijn doelen, klantendenken volledig geïntegreerd per ketenproces (dus ook de juiste KPI’s en financial tracking), open staan voor organisatie veranderingen en structuur veranderingen.

De werkvloer

Oprecht geloof in de kracht van de operationele werkvloer, waardoor top-down management plaats maakt voor bottom-up zeggenschap en agile werken. Hiervoor zijn wel duidelijke strategische doelen / purpose nodig die als framework gelden die frequent door directie/management uitgesproken moeten worden. In deze doelen (en het ‘veranderverhaal’) moet het operational excellence benoemd zijn.

Fundament

Een bepaalde mate van stabiliteit en fundament in de organisatie/operatie. Bij te veel chaos, onduidelijke processen, achterstanden is het noodzakelijk dit eerst aan te pakken en daarna gestaag te werken aan de operationel excellence roadmap.

Procesvolwassenheid en procesgericht denken moeten op orde komen en een cultuur van continu verbeteren moet op gang komen.

Goed middle management

Het middle management is de waterdrager die ervoor moet zorgen dat de rest van de organisatie continu gaat verbeteren. Hier heb je enkele champions nodig die kartrekker zijn. Die dus doorhebben wat operationel excellence is, maar ook de persoonlijke leiderschap hebben om dit te starten en te volbrengen. Dwz: het operationele proces kennen, dichtbij het team staan, leergierig zijn in operational excellence.

Beschikbaarheid resources

Resources beschikbaar om naast het reguliere werkproces te werken aan verbeteren. Bij voorkeur enkele medewerkers die beschikken over Agile of Lean kennis.

Verandermanagement

De start van OpEx is in feite een verandering. Mensen zullen voor en tegen zijn. Het gaat om nieuw gedrag. Benoem het gewenste gedrag. En maak dat gedrag klein zodat mensen het kunnen aanleren en dat het een gewoonte wordt. Boek succes en bouw uit.

Systeem

Er is een systeem / proces / aanpak wat OpEx ondersteunt. Duidelijk moet zijn welke werkwijze hoort bij OpEx en liefst wordt dit ondersteund door een IT-systeem. Coimbee is zo’n systeem.

Betrokkenen

OpEx is niet het exclusieve domein van de COO. Ook Commercie is betrokken bij OpEx, de klantwens is de basis in het moderne OpEx denken.

Zoals aangeven is realiseren van OpEx zowel een inhoudelijke als veranderkundige vraag.

Er zijn een aantal bouwblokken die onderdeel vormen van een traject of programma. Denk aan leiderschap, processen verbeteren, integraal denken, opstellen KPI’s, monitoren voortgang. Een mogelijke set van bouwblokken is hieronder weergegeven.

Operational Excellence bouwblokken

Vanuit Lean, SixSigma, Agile, TQM, BPM zijn er allerlei hulpmiddelen beschikbaar om invulling te geven aan deze bouwblokken.  Zoals werkinstructies, Kanban werken, Kaizen, PDCA-cyclus, Dagstart, 5S. Maar daar ga je OpeX niet succesvol mee maken.

De belangrijkste succesfactor zit in de directie-kamer. Want elk plan is goed (want anders wordt het niet goedgekeurd), maar de uitvoering vergt doorzettingsvermogen, discipline, teamwork en tussentijds succes vieren.

FAQ Operational Excellence

In de moderne benadering van Operational Excellence staat snelheid centraal en is doorlooptijd verkorting de ultieme prestatie-indicator. Kortere doorlooptijden betekent sneller waarde toevoegen aan producten en diensten, en deze sneller leveren aan de klant.

Heel simpel gesteld is het doel om prestaties te verbeteren. Het kan gaan om groei realisatie vanuit bestaande middelen. Of zorgen voor een betrouwbare en voorspelbare levering. Of om de winstgevendheid te verbeteren.

De aanpak is geheel afhankelijk van het doel en de huidige situatie. Kern is dat de aanpak start in bij directie / management team. En feit is dat de aanpak zowel inhoudelijke als veranderkundige onderdelen bevat.

Ook op onze Linkedin bedrijfspagina delen we regelmatig kennis.