Ideeenbus : 3 tips uit de praktijk

Goed dat je aan de slag wil met een ideeënbus. Of misschien wel een volgende stap wil maken.

Wat een ideeënbus is hoeft niet uitgelegd te worden.

Maar wat het doel is daar moeten we het eerst even over hebben.

Wat kunnen doelen zijn?

Simpel gezegd is het doel om ideeën te krijgen. Maar wat voor een ideeën?

Een ander doel zou kunnen zijn om medewerkers meer te betrekken.

En nog een ander doel zou kunnen zijn dat je periodiek ideeën wil of continu ideeën wil.

Kortom bij de start van een ideeënbus zijn er een aantal cruciale vragen die beantwoord moeten worden.

Ook de volgende vraag is belangrijk: waar hang je die ideeënbus? Of misschien wil je er meerdere ophangen? Of passend bij deze tijd: een digitale ideeënbus.

En hoe ga je de beoordeling van ideeën regelen?

Genoeg vragen. We geven ook antwoorden: bijvoorbeeld hoe zorg je ervoor dat medewerkers ideeën willen indienen?

ideeënbus 3 tips uit de praktijk
Boek: De innovatiekracht van ideeën

Aanpak voor de start van een ideeënbus

Oke je gaat aan de slag, dan zijn dit op hoofdlijnen de stappen:

  1. bepaal het doel, de eventuele beloning (niet doen, trouwens), het proces (van indienen tot en met selectie en uitvoering) en het ‘formulier’
  2. bepaal of je gaat voor fysiek, digitaal of hybride
  3. communiceer en train je medewerkers in het kunnen herkennen van een idee, want dat is zo vanzelfsprekend niet zoals blijkt uit deze geheimen over het benutten van ideeën van medewerkers
  4. leer en evalueer

De ideeënbus is vol

Het ophangen van een ideeënbus is slechts het begin.

Stimuleer je werknemers om ideeën in te dienen en het liefst bruikbare, goede ideeën.

Medewerkers moeten als eerste het vertrouwen hebben dat er serieus met hun ideeën omgegaan wordt.

En het moet duidelijk zijn dat ideeën niet leiden tot ontslag of iets dergelijks.

Als de terugkoppeling op een ingediend idee te lang duurt of erger niet plaatsvindt dan kan je beter direct stoppen.

Ander punt is dat medewerkers geholpen moeten worden om ideeën te kunnen herkennen. Een korte uitleg of training over het onderwerp ‘verspillingen’ (afkomstig uit Lean, zie deze uitleg ) helpt hierbij al enorm.

En besef dat het ook een leertraject is. Elke keer worden medewerkers beter in het bedenken van ideeën. Dit kan oplopen tot 10 goede ideeën per medewerker per jaar!

Medewerker gedreven innovatie

Even een open deur, maar toch goed als basis.

Organisaties moeten zich constant verbeteren en vernieuwen om de concurrentie voor te blijven en om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.

 Uit onderzoek (M. Renkema, HRM docent en onderzoeker aan de Universiteit van Twente) en uit de praktijk blijkt dat medewerkers van de werkvloer een geweldige bron zijn voor het herkennen van verbetermogelijkheden.

Zij staan midden in het organisatieproces en kunnen daardoor verbetermogelijkheden identificeren en doorvoeren.

Ook is aangetoond dat management 96% van alle problemen binnen het bedrijf niet kent! Lees hier meer over.

Uit onderzoek van Jan van den Ende is duidelijk geworden dat ideeën die werden gedeeld met een goede kennis die werkzaam was bij een andere afdeling het kansrijkst bleken.

“Een collega die elders in het bedrijf werkt, kijkt er met een andere blik naar en kan zo waarde toevoegen. Het is helemaal gunstig als het een collega is die je goed kent, omdat de communicatie dan beter verloopt en diegene meer geneigd zal zijn om serieus naar jouw idee te kijken.

Om de kwaliteit van de suggesties van jouw medewerkers verbeteren, adviseer jouw personeel dan om hun ideeën eerst te bespreken met een bekende elders in het bedrijf.”, zegt Van den Ende.

Wat is incrementele Medewerker Gedreven Innovatie?

Medewerker gedreven innovatie definiëren wij als volgt: Het proces van vaak,  regelmatig bedenken, indienen, selecteren en realiseren van verbeteringen door medewerkers.

Het gaat hier om kleine verbeteringen (1 uur tot maximaal 12 weken doorlooptijd om dit te realiseren).

De verbeteringen kunnen zijn gericht op processen, producten of diensten.

Van belang is dat de resultaten blijvend zijn, met andere woorden dat problemen definitief verholpen worden en er geen terugval naar de oude situatie plaatsvindt”.

In deze definitie zitten een aantal belangrijke elementen. Het gaat om continu verbeteren / vernieuwen en dus niet eenmalig. En het gaat om kleine verbeteringen / vernieuwingen zodat de autonomie bijvoorbeeld bij het selecteren hoog is.

Deze definitie klinkt wellicht wat ‘blauw’.

De praktijk laat zien dat juist samenwerking en diversiteit zorgen voor succesvolle verbeteringen en vernieuwingen.

En dat het bijdraagt aan betrokkenheid en plezier in het werk.

Incrementele innovatie

We bedoelen hier met name incrementele innovatie : Het verbeteren van een huidig product, proces of dienst zodat deze beter aansluit bij de wensen van de klant.

Dit is het grote verschil met radicale innovatie, bij deze vorm van innovatie verandert de essentie van een product, proces of dienst.

Ideeënbus: 3 tips uit de praktijk

  1. wees duidelijk wat je verwacht

Zijn het kleine of grote ideeën? Gaat het bijvoorbeeld om kostenbesparing of om omzet verhoging of nieuwe markten?

  1. zorg voor transparantie

Zorg er voor dat medewerkers exact weten wat de status is van een ingebracht idee. Maak duidelijk wat de regels zijn en hoe het proces verloopt.

  1. houd de drempel laag

Het indienen van een idee moet simpel zijn. Stel geen moeilijke vragen, zodat de drempel zo laag mogelijk is. In de vervolgstap kan je het idee gaan verrijken om daarna te besluiten om het op te pakken.

creativiteit heeft baat bij kaders

Idee proces

Het proces van idee bedenken, indienen, verrijken, realisatie moet goed beschreven zijn.

En duidelijk zijn voor alle medewerkers. Dat geeft rust, structuur en houvast.

constanste stroom van ideeën

Digitale ideeenbus

Een digitale ideeënbus is een handige oplossing om dit idee proces te ondersteunen. Het indienen van een idee is de start van dit proces. Daarna vindt de selectie plaats en vervolgens de uitvoering.

Verdere voordelen van een dergelijke IT-oplossing is dat het een centrale vastlegging van kennis is over alle verbeteringen en dus over het gehele continu verbeteren proces.

En doordat het een IT-oplossing kan je ook interactie opzoeken via de bekende functies zoals Like, Follow, Share en Commentaar. Hiermee stimuleer je “kruisbestuiving”.

Maar het grootste voordeel is wellicht transparantie. Medewerkers kunnen zelf zien wat de status is van ingediende ideeeen. En die transparantie bevordert ook weer de creativiteit.

Natuurlijk is een fysieke ideeënbus goedkoop. Maar tel daar alle fysieke handelingen eens echt bij op. En wellicht levert een digitale ideeënbus meer en betere ideeën op. Dan is die digitale ideeënbus waarschijnlijk de beste oplossing. Coimbee is zo’n handige digitale ideeënbus.

Wat levert een ideeënbus op

Natuurlijk ga je voor bruikbare ideeën die goed zijn voor de organisatie.

Maar er zijn meer voordelen zoals de toename van de betrokkenheid van medewerkers. Want ze mogen meedenken en daardoor gaan ze ook beter snappen wat het doel van het team en de organisatie is.

En als je het helemaal slim oppakt dan laat je medewerkers de ideeën uitvoeren en dan wordt het tevens een leer en ontwikkeltraject voor medewerkers. Zie afbeelding.

betrokkenheid-en-continu-verbeteren

Ben je geïnteresseerd in de 19 geheimen over het benutten van de kennis en ideeen van medewerkers?

Vul dan je email in en ontvang gratis ons ebook.

Ook op onze Linkedin bedrijfspagina delen we regelmatig kennis.

FAQ ideeenbus

Doel van de ideeënbus is veelal ideeen die tot verbetering leiden van het werk of de sfeer  of de veiligheid. En vergeet niet dat de betrokkenheid toeneemt door een ideeënbus.

Maak een duidelijke beschrijving van de afspraken. Wie selecteert, wie beoordeelt. Hoe lang iets duurt. etc.

In de huidige tijd zie je steeds meer organisaties die een digitale ideeënbus hanteren. Grote voordeel is gemak, eenvoud en vooral de transparantie.