De PDCA checklist voor succesvolle verbeteringen

Bij continu verbeteren gaat het om het benutten van de kennis en ideeën van medewerkers zodat er een continue stroom van verbetersuggesties ontstaat.Een ander belangrijk onderdeel is het succesvol realiseren van die verbetersuggesties. Want als de suggesties niet opgepakt worden komen er geen nieuwe. Maar ook als ze niet succesvol gerealiseerd worden komen er geen nieuwe verbetersuggesties.

PDCA checklist voor succesvol continu verbeteren (kaizen)

In deze lijst met 15 succesfactoren wordt onder andere het volgende genoemd:

  • een heldere aanpak van een verbetering (nr. 7)
  • een coachende stijl van leidinggeven (nr. 11)

Een heldere aanpak is bijvoorbeeld de Plan-Do-Check-Act cyclus, ook wel de Deming cirkel genoemd. In bijlage A zijn de onderdelen van de PDCA cyclus verder uitgewerkt.

De basis van de PDCA cyclus is dat je veel cycli doet, verbetert en daarvan leert en zo dichter bij het einddoel komt.

De kracht van de PDCA cyclus

De kracht van de PDCA komt onder andere voort uit het proces waarbij je in elke fase van de PDCA cyclus verschillende activiteiten uitvoert. Een aantal technieken van Lean Six Sigma zijn bruikbaar in de PDCA cycli. Het gebruik van deze en andere technieken hangt af van de situatie en het karakter van het proces dat je wilt verbeteren. Met het doorlopen van de PDCA cyclus ben je er echter nog niet. Ook is het belangrijk om structuur aan te brengen. Al was het alleen maar om alle betrokkenen goed uit te kunnen leggen wat de bedoeling is en welke resultaten geboekt zijn. Veel organisaties worstelen immers met het verbeteren van de huidige werkzaamheden en hebben behoefte aan een handig hulpmiddel om dit te realiseren. Onze Coimbee software bevat belangrijke elementen om de Plan Do Check Act cyclus in goede banen te leiden.

De coachende stijl gaat over de wijze waarop een verbeterteam (wat dus a.d.h.v. de PDCA cyclus aan de slag is) begeleid wordt door de manager. In het kort betekent dit dat de manager meer een coach is dan iemand is die antwoorden geeft. Van antwoorden leert het verbeterteam immers niet zo veel. Het boek van Mike Rother is hiervoor zeer aan te raden.

Het definiëren van het probleem dat opgelost moet worden blijkt volgens onderzoek een veel voorkomend probleem te zijn. In bijlage B staan oplossingen om dit te verbeteren.

Illustratie managers die coachen en ondersteunen

PDCA checklist FAQ

PDCA is het acroniem voor Plan Do Check Act. Dit is een veel toegepast systeem voor het oplossen van problemen en het verbeteren van processen in bedrijven. Met spreekt vaak van de PDCA cyclus of PDCA cirkels omdat het een cyclisch systeem is waarbij de nadruk ligt op continu verbeteren met als doel het elimineren van fouten, afval en andere problemen. Bedrijven zouden nooit tevreden moeten zijn met goed genoeg. Een PDCA cyclus plan helpt om continu te verbeteren en vernieuwen. Coimbee software helpt om PDCA cirkels overzichtelijk en uitvoerbaar te maken.

Een systeem voor verbeteren en vernieuwen is een goed idee voor elke organisatie. Sterker nog, het is vaak essentieel dat een bedrijf een proces van continu verbeteren invoert om niet achter te lopen op concurrerende bedrijven. De PDCA cyclus is hiervoor een goede methodiek. Men mag gevoegelijk aannemen dat de concurrentie niet stil zit en hard werkt om nog beter en sterker te worden. Coimbee is dan een handig hulpmiddel om de verbeteringen die u wilt bereiken, daadwerkelijk te realiseren.

De Plan Do Check Act cyclus is het geesteskind van William Edwards Deming en wordt daarom ook wel de kwaliteitscirkel van Deming of kortweg de Deming cirkel genoemd. Hij borduurde overigens voort op het werk van Shewhart. Deming bestudeerde en ontwikkelde processen die gericht waren op het continu verbeteren van organisaties.  Hij gaf aan dat je dan leer- en verbetercirkels (de Deming cirkel) in het primaire proces moest inbrengen. En hij legde daarbij ook de nadruk op het verbeteren van de kwaliteit en de betrokkenheid van het management bij verbeteren en vernieuwen. En dat is o.a.  waar Coimbee een sterke rol kan spelen. Coimbee levert niet alleen een goed overzicht van de lopende verbeteringscirkels maar faciliteert ook het uitrollen van de verbeteringen naar andere teams in de organisatie.

Voor een succesvolle invoering van verbetersystemen, of dit nu bijvoorbeeld PDCA, Six Sigma, Kaizen of Lean manufacturing is, is het van belang dat de neuzen van alle betrokken partijen in dezelfde richting wijzen. Dus niet alleen op de werkvloer, maar ook het financieel management moet doordrongen zijn van het feit dat verbeteringen belangrijk zijn voor het voortbestaan van het bedrijf. Voor succesvolle verbeteringen is het van belang om belemmerende onderliggende oorzaken weg te nemen, te zorgen voor een acceptabel realistisch en tijdgebonden proces en eenduidige prestatie indicatoren.

Ondersteuning bij continu verbeteren (kaizen)

Via de Coimbee Toolbox worden verbeter-teams en managers perfect ondersteund bij de succesvolle realisatie van verbeteringen. De focus ligt voor de manager op verbeteringen die niet volgens plan verlopen. Elk verbeter-team heeft zijn eigen PDCA-checklist en kan zo gestructureerd en gedocumenteerd aan de slag. De volgende video laat zien hoe dit werkt.

Resultaten Continu Verbeteren met de COIMBEE Toolbox

Het aantal bedrijven, dat de COIMBEE Toolbox gebruikt is groeiend. Ook het aantal verbeteringen wat elk van die bedrijven vastlegt en oppakt is groeiend, zoals onderstaande afbeelding laat zien.

Illustratie commentaar van teamleider in gebruik van programma
continu verbeteren resultaten COIMBEE

Wil je weten hoe dit team de volgende resultaten heeft geboekt?

Plezier in het werk van 6,8 naar 7,5

Productiviteit 18% toegenomen

Klik dan hier voor het volledige artikel.

Wil je zelf de Coimbee Toolbox proberen?

Vul dan je gegevens in en we nemen contact met je op

Elke verbetering zorgt voor betere prestaties en dat er geleerd wordt. Ook neemt plezier en betrokkenheid toe. Continu verbeteren zorgt ook voor teamontwikkeling.

De PDCA checklist helpt om problemen blijvend op te lossen.

Het digitaal verbeterbord maakt in 1 oogopslag duidelijk  in welke fase elk verbeter-idee zicht bevindt en hoe de prestatie indicatoren er voor staan..

Met deze 15 succesfactoren wordt continu verbeteren ook binnen uw organisatie een succes.

Bijlage A   PDCA activiteiten

StapActieCheck
1Definieer het probleemProbleem duidelijk
Team compleet
VOC en Value duidelijk
Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned)
2Verzamel de feitenOp de werkvloer zelf gezien wat het probleem is, onderliggende oorzaken zijn helder
Meten van de feiten
Schets het proces (Value Stream Map)
3Analyseer de feitenAnalyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat
4Genereer oplossingenGenereer oplossing bv via een brainstorm
Kies de oplossing
5ImplementeerMaak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord.
Realiseer en implementeer
6Controle en borgingControleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden
Zorg voor standaards
Leer en evalueer

Bijlage B Hoe je beter het probleem kan definiëren

De oorspronkelijke bedenker van de PDCA cyclus is Walter A. Shewhart (1939). 

In de jaren vijftig ontwikkelde William Edwards Deming door op het eerdere werk van Walter A. Shewhart en ontwikkelde zo de PDCA cyclus. 

Zelf heeft Deming hem ook altijd de Shewhart-cirkel of PDSA-cyclus genoemd. Vaak wordt beweerd dat Deming zelf de term ‘Study’ van Shewhart heeft vervangen door de term ‘Check’ omdat dit beter aansluit bij de bedoeling van die stap. Dit is onjuist. Die verandering is door een Japanner doorgevoerd. Welke Japanner is niet bekend.

De PDCA cyclus staat voor de afkorting van de vier belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check en Act.

Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. De indeling komt voort uit het wetenschappelijke proces zoals dat door Francis Bacon (Novum Organum, 1620) werd geformuleerd: hypothese – experiment – evaluatie.

Het benoemen van het probleem wat opgelost moet worden is een belangrijke stap en vergt vaak meer tijd dan in eerste instantie is bedacht. Veel voorkomend is dat er al in oplossingen gedacht wordt zonder dat het probleem en de feiten van de onderliggende oorzaken zijn geanalyseerd.

De 5W1H (Kipling methode) helpt hierbij: wat, waar, wanneer, waarom, wie, hoe vaak

Ook de A3 tool is een zeer krachtige manier om problemen gestructureerd op te lossen. De A3 tool is een invulling van PDCA. Het is sterk visueel en gericht op een goede communicatie.

Zo herken je een goede probleem-definitie

  • Je mag er geen ‘Ja’ of ‘Nee’ op kunnen antwoorden
  • Het bevat maar één centraal thema (anders meerdere definities)
  • Voor een buitenstaander in één keer te begrijpen
  • Niet persoonlijk
  • Identificeert een eigenaar (probleem hebber)
  • Geeft een duidelijke scope (bv. proces, tijd, etc.)
  • Geeft helderheid over de consequenties

Andere uitdagingen bij het hanteren van de PDCA cyclus

1. het goed definiëren van het probleem en achterhalen van de feiten kosten tijd. Terwijl tijd beperkt aanwezig is binnen veel bedrijven. Het gevaar is dat er dan halfbakken oplossingen komen die tijdelijk fungeren, maar na verloop van tijd steekt het echte probleem toch weer de kop op.

2. de PDCA cyclus heet eigenlijk PDSA cyclus. De S staat daar voor Study. En dat is de essentie: elke stap die je doet is eigenlijk een experiment om dichter bij het doel (de gewenste toestand) te komen. Elk stap wordt afgesloten met de belangrijkste vraag “wat hebben we geleerd”. Met andere woorden, het probleem hoeft niet in 1 keer te worden opgelost, maar elke stap moet je wel dichter bij de oplossing, die je wilt bereiken, brengen.

3. het vinden van de kern-oorzaak is vaak lastiger dan je denkt. Het probleem voor “de lift die te langzaam gaat” is niet een snellere lift, maar een spiegel in de lift (langzaam was namelijk niet het probleem, maar het probleem was dat mensen zich in de lift verveelden). De visgraat aanpak is bedoeld om aan de hand van mogelijke oorzaken te komen tot de kern-oorzaak (“root-cause’) zodat de echte oorzaak van het probleem blijvend wordt weggenomen.

4. maak het oplossen van problemen geen managers ding. Of erger nog is het oplossen van problemen beleggen bij een staf-afdeling. De medewerkers op de vloer weten exact wat er speelt. Door deze medewerkers te betrekken neemt de kwaliteit van de oplossing toe en tevens neemt het draagvlak (acceptatie) voor de oplossing toe. Gunstig voor de Effectiviteit van de oplossing want die is volgens de wet van Maier: E = K * A.

5. geen data beschikbaar

Om een goede analyse te maken is data nodig. Het ontbreken van data kan tot gevolg hebben dat er oplossingen worden verzonnen vanuit de onderbuik. Dr. W. Deming (hij heeft de PDCA cyclus groot gebracht) heeft mooie uitspraken gedaan, waaronder deze ” In God we trust, all others must bring data”).

6. analytische vaardigheden ontbreken

Om een goede analyse te kunnen maken is bijvoorbeeld basiskennis van statistiek nodig. Het ontbreken van deze vaardigheden betekent dat de kans kleiner wordt dat de achterliggende oorzaak wordt achterhaald.