De PDCA cyclus als checklist voor succesvolle verbeteringen

Bij continu verbeteren gaat het om het benutten van de kennis en ideeën van medewerkers zodat er een continue stroom van verbetersuggesties ontstaat.

Belangrijk is het succesvol realiseren van die verbetersuggesties. Want als de suggesties niet opgepakt worden komen er geen nieuwe. Maar ook als ze niet succesvol gerealiseerd worden komen er geen nieuwe verbetersuggesties.

De PDCA cyclus is een bewezen en vooral handige aanpak om succesvol te zijn in het realiseren van verbeteringen.

In dit kennisartikel hebben we de concrete stappen van deze PDCA cyclus helder uitgewerkt. En we hebben een aantal stappen uit de cyclus nader toegelicht.

De kracht van de PDCA cyclus

De kracht van de PDCA komt onder andere voort uit het proces waarbij je in elke fase van de PDCA cyclus verschillende activiteiten uitvoert.

Een aantal technieken van Lean manufacturing en Lean Six Sigma zijn bruikbaar in de PDCA cirkels. Het gebruik van deze en andere technieken hangt af van de situatie en het karakter van het proces dat je wilt verbeteren.

Met het doorlopen van de PDCA cyclus ben je er echter nog niet.

Al was het alleen maar om alle betrokkenen goed uit te kunnen leggen wat de bedoeling is en welke resultaten geboekt zijn. Veel organisaties worstelen immers met het verbeteren van de huidige werkzaamheden en hebben behoefte aan een handig hulpmiddel om dit te realiseren.

Onze Coimbee software bevat belangrijke elementen om de PDCA cyclus goed te ondersteunen zodat je dit effectief en efficiënt kunt toepassen. Met als resultaat meer succesvolle verbeteringen. Teams die beter presteren en medewerkers die meer betrokken zijn.

PDCA cyclus

In deze lijst met 15 succesfactoren voor succesvol verbeteren, wordt onder andere het volgende genoemd:

  • een heldere aanpak van een verbetering (nr. 7)
  • een coachende stijl van leidinggeven (nr. 11)

Een heldere aanpak is bijvoorbeeld de Plan-Do-Check-Act cyclus, ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd. In bijlage A zijn de onderdelen van de PDCA cyclus verder uitgewerkt.

De basis van de PDCA cyclus is dat je veel cycli doet, verbetert en daarvan leert en zo dichter bij het einddoel komt. Deze stappen helpen om uw bedrijf of stichting te ontwikkelen tot een intelligente datagedreven organisatie. De slimste organisatie komt uiteindelijk als de meest succesvolle naar voren.

De coachende stijl gaat over de wijze waarop een verbeterteam (wat dus a.d.h.v. de PDCA cyclus aan de slag is) begeleid wordt door de manager. In het kort betekent dit dat de manager meer een coach is dan iemand is die antwoorden geeft. Van antwoorden leert het verbeterteam immers niet zo veel. Het boek van Mike Rother is hiervoor zeer aan te raden.

Het definiëren van het probleem dat opgelost moet worden blijkt volgens onderzoek een veel voorkomend probleem te zijn. In bijlage B staan oplossingen om dit te verbeteren.

Illustratie managers die coachen en ondersteunen

FAQ PDCA cyclus checklist

PDCA staat voor Plan Do Check Act. Dit is een wetenschappelijke bewezen aanpak voor het oplossen van problemen en het verbeteren van processen in organisaties. PDCA cyclus of PDCA cirkels omdat het een cyclisch systeem is waarbij de nadruk ligt op continu verbeteren. Met het doel: elimineren van fouten, verspillingen en andere problemen. Organisaties zouden moeten streven naar perfectie. Een PDCA cyclus plan helpt om continu te verbeteren en vernieuwen. Coimbee software helpt om PDCA cyclus overzichtelijk en uitvoerbaar te maken.

Een systeem voor verbeteren en vernieuwen is een goed idee voor elke organisatie. Sterker nog, het is vaak essentieel dat een bedrijf een proces van continu verbeteren invoert om niet achter te lopen op concurrerende bedrijven. De PDCA cyclus is hiervoor een goede methodiek. De concurrentie zit niet stil en werkt ook hard om nog beter en sterker te worden. Coimbee is dan een handig hulpmiddel om de verbeteringen die u wilt bereiken, succesvol te realiseren.

De Plan Do Check Act cyclus is het geesteskind van William Edwards Deming en wordt daarom ook wel de kwaliteitscirkel van Deming of kortweg de Deming cirkel genoemd. Hij borduurde overigens voort op het werk van Shewhart. Deming bestudeerde en ontwikkelde processen die gericht zijn op het continu verbeteren van organisaties.  Hij gaf aan dat je dan leer- en verbetercirkels (de Deming cirkel) in het primaire proces moest inbrengen. En hij legde daarbij ook de nadruk op het verbeteren van de kwaliteit en de betrokkenheid van het management bij verbeteren en vernieuwen. En dat is o.a.  waar Coimbee een sterke rol kan spelen. Coimbee levert niet alleen een goed overzicht van de lopende verbeteringen maar faciliteert ook het implementeren van de verbeteringen naar andere teams in de organisatie.

Voor een succesvolle invoering van verbetersystemen, of dit nu bijvoorbeeld PDCA, Six Sigma, Kaizen of Lean manufacturing is, is het van belang dat de neuzen van alle betrokken partijen in dezelfde richting wijzen. Dus niet alleen op de werkvloer, maar ook het financieel management moet doordrongen zijn van het feit dat verbeteringen belangrijk zijn voor het voortbestaan van de organisatie. Voor succesvolle verbeteringen is het van belang om belemmerende onderliggende oorzaken weg te nemen, te zorgen voor een acceptabel realistisch en tijdgebonden proces en eenduidige prestatie indicatoren.

Ondersteuning bij continu verbeteren (kaizen)

Via de Coimbee Toolbox worden verbeter-teams en managers perfect ondersteund bij de succesvolle realisatie van verbeteringen. De focus ligt voor de manager op verbeteringen die niet volgens plan verlopen. Elk verbeter-team heeft zijn eigen PDCA cyclus checklist en kan zo gestructureerd en gedocumenteerd aan de slag. De volgende video laat zien hoe dit werkt.

Resultaten Continu Verbeteren met de COIMBEE Toolbox

Het aantal bedrijven, dat de COIMBEE Toolbox gebruikt is groeiend. De prestatie indicatoren in de onderstaande afbeelding laten ook het stijgend aantal verbeteringen zien die elke intelligente organisatie vastlegt en oppakt.

Illustratie commentaar van teamleider in gebruik van programma

Elke verbetering zorgt voor betere prestaties en dat er geleerd wordt. Ook neemt plezier en betrokkenheid toe. Continu verbeteren zorgt ook voor teamontwikkeling.

De PDCA cyclus checklist helpt om problemen blijvend op te lossen.

Het digitaal verbeterbord maakt in 1 oogopslag duidelijk  in welke fase elk verbeter-idee zich bevindt en hoe de prestatie indicatoren er voor staan..

Met deze 15 succesfactoren wordt continu verbeteren ook binnen uw organisatie een succes.

Bijlage A   Plan Do Check Act activiteiten

Stap Actie Check
1 Definieer het probleem Probleem duidelijk
Team compleet
VOC en Value duidelijk
Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned)
2 Verzamel de feiten Op de werkvloer zelf gezien wat het probleem is, onderliggende oorzaken zijn helder
Meten van relevante prestatie indicatoren (de feiten)
Schets het proces (Value Stream Map)
3 Analyseer de feiten Analyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat
4 Genereer oplossingen Genereer oplossing bv via een brainstorm
Kies de oplossing
5 Implementeer Maak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord.
Realiseer en implementeer
6 Controle en borging Controleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden
Zorg voor standaards
Leer en evalueer

Bijlage B Hoe je beter het probleem kan definiëren

De oorspronkelijke bedenker van de PDCA cyclus is Walter A. Shewhart (1939). 

In de jaren vijftig ontwikkelde William Edwards Deming door op het eerdere werk van Walter A. Shewhart en ontwikkelde zo de PDCA cyclus. 

Zelf heeft Deming hem ook altijd de Shewhart-cirkel of PDSA-cyclus genoemd. Vaak wordt beweerd dat Deming zelf de term ‘Study’ van Shewhart heeft vervangen door de term ‘Check’ omdat dit beter aansluit bij de bedoeling van die stap. Dit is onjuist. Die verandering is door een Japanner doorgevoerd. Welke Japanner is niet bekend.

De PDCA cyclus staat voor de afkorting van de vier belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check en Act.

Waarom cyclus?

Het cyclische karakter van de kwaliteitscirkel van Deming garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. De indeling komt voort uit het wetenschappelijke proces zoals dat door Francis Bacon (Novum Organum, 1620) werd geformuleerd: hypothese – experiment – evaluatie.

Het benoemen van het probleem wat opgelost moet worden is een belangrijke stap en vergt vaak meer tijd dan in eerste instantie is bedacht. Veel voorkomend is dat er al in oplossingen gedacht wordt zonder dat het probleem en de feiten van de onderliggende oorzaken zijn geanalyseerd.

Kipling methode

De 5W1H (Kipling methode) helpt hierbij: wat, waar, wanneer, waarom, wie, hoe vaak

Ook de A3 tool is een zeer krachtige manier om problemen gestructureerd op te lossen. De A3 tool is een invulling van Plan Do Check Act cyclus. Het is sterk visueel en gericht op een goede communicatie.

Zo herken je een goede probleem-definitie

  • Je mag er geen ‘Ja’ of ‘Nee’ op kunnen antwoorden
  • Het bevat maar één centraal thema (anders meerdere definities)
  • Voor een buitenstaander in één keer te begrijpen
  • Niet persoonlijk
  • Identificeert een eigenaar (probleem hebber)
  • Geeft een duidelijke scope (bv. proces, tijd, etc.)
  • Geeft helderheid over de consequenties

Andere uitdagingen bij het hanteren van de PDCA cyclus

1. het goed definiëren van het probleem en achterhalen van de feiten kosten tijd.

Terwijl tijd beperkt aanwezig is binnen veel bedrijven. Het gevaar is dat er dan halfbakken maatregelen genomen worden die tijdelijk fungeren, maar na verloop van tijd steekt het echte probleem toch weer de kop op.

2. de PDCA cyclus heet eigenlijk PDSA cyclus.

De S staat daar voor Study. En dat is de essentie: elke stap die je doet is eigenlijk een experiment om dichter bij het doel (de gewenste toestand) te komen. Als in een bepaalde stap maatregelen genomen zijn is de eerstvolgende vraag “wat hebben we geleerd”. Met andere woorden, het probleem hoeft niet in 1 keer te worden opgelost, maar elke stap moet je wel dichter bij de oplossing, die je wilt bereiken, brengen. Dit past naadloos in de ontwikkeling tot een intelligente organisatie.

3. het vinden van de kern-oorzaak is vaak lastiger dan je denkt. 

Het probleem voor “de lift die te langzaam gaat” is niet een snellere lift, maar een spiegel in de lift (langzaam was namelijk niet het probleem, maar het probleem was dat mensen zich in de lift verveelden). De visgraat aanpak is bedoeld om aan de hand van mogelijke oorzaken te komen tot de kern-oorzaak (“root-cause’) zodat de echte oorzaak van het probleem blijvend wordt weggenomen.

4. maak het oplossen van problemen geen managers ding.

Of erger nog is het oplossen van problemen beleggen bij een staf-afdeling. De medewerkers op de vloer weten exact wat er speelt. Door deze medewerkers te betrekken neemt de kwaliteit van de oplossing toe en dat zorgt ervoor dat tevens het draagvlak (acceptatie) voor de oplossing toeneemt. Gunstig voor de Effectiviteit van de oplossing want die is volgens de wet van Maier: E = K * A.

5. geen data beschikbaar

Om een goede analyse te maken is data nodig. Het ontbreken van data kan tot gevolg hebben dat er oplossingen worden verzonnen vanuit de onderbuik. Dr. W. Deming (hij heeft de PDCA cyclus groot gebracht) heeft mooie uitspraken gedaan, waaronder deze ” In God we trust, all others must bring data”). Zonder data is de ontwikkeling tot een intelligente datagedreven organisatie onmogelijk.

6. analytische vaardigheden ontbreken

Om een goede analyse te kunnen maken is bijvoorbeeld basiskennis van statistiek gewenst en zijn relevante prestatie indicatoren nodig. Het ontbreken van basale wiskundige vaardigheden betekent dat de kans kleiner wordt dat de achterliggende oorzaak wordt achterhaald.