De dagstart als bron van verbeteractie

Dagelijks 10 minuten even als team bij elkaar komen om gisteren en vandaag te bespreken, zorgt niet alleen voor een betere sfeer in het team. Het zorgt ook voor een stroom van nieuwe verbeter-ideeën. En mits goed aangepakt zorgt het ook dat die ideeën in succesvolle verbeteringen worden omgezet.

De dagstart als bron van verbeteractie

De bron van nieuwe verbeterideeën

De dagstart is de bron voor nieuwe verbeterideeën. Belangrijk is dat medewerkers het proces goed kennen en weten welke vormen er van verspilling zijn. TIMWOODS is hiervoor een handig hulpmiddel. Daarnaast moeten medewerkers ook het vertrouwen hebben dat ze verbeteringen durven aan te dragen. Elk idee is in principe interessant en moet serieus bekeken worden door het team.

Dagstart agenda

Om de dagelijkse 10 minuten goed in te vullen is de volgende agenda nodig:

  1. kort rondje hoe “gisteren” is gegaan
  2. korte inventarisatie of er “vandaag” knelpunten te verwachten zijn
  3. of elke dag of elke week een rondje langs de lopende verbeteringen (de nieuwe verbeteringen zijn al in 1 en 2 aan de orde gekomen)

Iedereen komt voorbereid naar de dagstart. Belangrijke vaardigheid is goed naar elkaar luisteren en vooral vragen stellen.

Prestatiebord en Verbeterbord

Een typische dagstart kent een prestatiebord en een verbeterbord.

Op het prestatiebord staan de geleverde en te leveren prestaties. Verder kunnen er bedelingen op staan of een rooster en een agenda van speciale gebeurtenissen. Geef je bord een eigen tintje.

Op het verbeterbord staan de nieuw ingebrachte verbeteringen en de status van de lopende verbeteringen.

Steeds meer bedrijven gebruiken in deze tijd van digitalisering een scherm in plaats van een bord of flip-over. De Coimbee Toolbox is een handig hulpmiddel voor zowel het dagstartbord als het verbeterbord.

Resultaat van de dagstart

Het resultaat van de dagstart is dat aan het einde van de dagstart elke medewerker weet wat vandaag van hem/haar wordt verwacht. En dat het ook haalbaar is. Hij/zij heeft antwoord gekregen op zijn vragen. De leidinggevende is alleen nog nodig bij onverwachte calamiteiten. Minder tussentijds-overleg.

Elke medewerker is door de gesprekken in de dagstart goed op de hoogte waar de afdeling mee bezig is. Successen zijn een bevestiging van de goede weg. Successen zorgen voor vertrouwen om meer complexe verbeteringen aan te pakken. De dagstart zorgt er voor dat het proces (en cultuur) van continue verbeteren op gang komt en blijft.

Medewerkers spreken elkaar aan en vragen elkaar om een mening. De leidinggevende treedt op als coach.

Een dagstart kan verhelderend werken en is soms pittig.

Van een dagstart worden trouwens geen notulen gemaakt. Het bord moet voldoende duidelijk zijn.

Doel van de dagstart

In een beperkte vorm kan het doel van het houden van dagstarts als volgt worden beschreven: gebruik de kennis en kunde van medewerkers om te zorgen voor verbeteringen.

Een ruimere definitie dekt meer de lading:

  1. benutten kennis/kunde medewerkers en het verbeteren bedrijfsprestaties;
  2. door medewerkers te betrekken bij het bedenken en realiseren van verbeteringen zal plezier in het werk en de betrokkenheid toenemen. Tevens zal trots op het werk en trots op het bedrijf toenemen;
  3. de dagstart zorgt voor transparantie en openheid. Iedereen weet wat er die dag verwacht wordt en is op de hoogte wat gaande is. Gedurende de dag is er minder communicatie nodig;
  4. de dagstart draagt ook bij aan de persoonlijke ontwikkeling van de teamleden, bijvoorbeeld op het gebied van Communicatie, Feedback, Analyse en realisatie van verbeteringen;
  5. en de dagstart draagt bij aan de
    ontwikkeling van een resultaatgericht en zelfstandig team.

Dagstart succesfactoren

Onderstaand zijn 6 succesfactoren voor het houden van dagstarts opgenomen.

Succesfactor 1 : LSD

LSD staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Het gaat er om dat je geen aannames doet en goed doorvraagt tot je het echt begrijpt. Toets of je het goed begrijpt door af en toe het gesprek samen te vatten. En stel vooral open-vragen.

Belangrijk is dat iedereen aan bod komt.

Succesfactor 2 : Feedback

In een dagstart worden zaken besproken die goed zijn gegaan en die beter hadden gemoeten of fout zijn gegaan. Naast analytische vaardigheden zijn vooral communicatieve vaardigheden nodig om dit op de juiste manier te zeggen. Vooral feedback geven blijkt in de praktijk lastig te zijn.  

Je geeft feedback altijd over iets wat een medewerker gedaan heeft, niet over hoe hij of zij is. Benoem alleen gedrag dat veranderd kan worden. Met deze 7 ‘regels’  kom je al een heel eind

1. Benoem gedrag dat iemand kan veranderen

2. Beschrijf concreet en specifiek gedrag 

3. Spreek in de ik-vorm

4. Laat de ander reageren

5. Vertel het gewenste gedrag

6. Geef feedback op het juiste moment 

7. Verken oorzaken en oplossingen

Feedback geven en ontvangen kan je leren. Maar om feedback te kunnen geven of nemen is er binnen je organisatie ook een cultuur noodzakelijk waarin feedback  mogelijk is.

Succesfactor 3 : Opvolging

Een dagstartbord staat niet op zichzelf. Opvolging in de lijn en door de organisatie heen borgt het succes en vergroot het verbeterpotentieel. Ook managers moeten dus aan de bak (voorbeeldgedrag), management support is onvoldoende, commitment is een vereiste. Dat betekent dat in de dagstart gemaakte afspraken opgevolgd en nageleefd moeten worden. En het betekent dat er adequate opvolging gegeven moet worden aan geopperde verbetersuggesties. Medewerkers stoppen met nieuwe verbetersuggesties als ze merken dat er niets meegedaan wordt (en soms gebeurt er wel iets maar wordt er niet over de voortgang gecommuniceerd).

Medewerkers moeten ook de ruimte krijgen om verbetersuggesties uit te werken en verbeteringen te realiseren.

Succesfactor 4: Waarderen

Bij een dagstart gaat het om verbetermogelijkheden te benutten en het accent zou dan kunnen liggen op wat niet goed gaat. Dit werkt niet motiverend. Raadzaam is om te benoemen wat al goed gaat en wat nog beter kan. Dit wordt Appreciative Inquiry (AI) genoemd.

AI is een aanpak voor organisatieverandering waarbij mensen samen onderzoeken wat er werkt in plaats van wat er verkeerd gaat. AI verlegt de focus van problemen naar perspectief.  En verschuift het accent van ontkennen, klagen en kritiek geven naar verantwoordelijkheid nemen, eigenaarschap en samenwerken. Dit levert de creativiteit, betrokkenheid, acties en initiatieven op die nodig zijn om veranderingen succesvol te realiseren.

Succesfactor 5: Kies kleine en makkelijke veranderingen

Mensen vinden veranderen lastig, zeker als het hun eigen functioneren betreft. 

Het doorvoeren van kleine veranderingen en dit regelmatig te doen, werkt beter dan enkele grote veranderingen proberen door te voeren. En het blijkt dat het niet raadzaam is te beginnen met de beste verandering (die het meeste oplevert). Beter is om te beginnen met een makkelijke verandering die de meeste kans van slagen heeft.

Succesfactor 6:  Lean kennis

De dagstart past heel goed bij de Lean filosofie (respect voor mensen / continu verbeteren) en kennis van Lean is een grote pre. Lean leert medewerkers anders naar hun werk te kijken.  Door de wensen van de klant centraal te stellen en verspillingen op te sporen en weg te nemen.