De rol van de lijnmanager bij Continu Verbeteren

Organisaties moeten zich constant verbeteren en vernieuwen om de concurrentie voor te blijven en om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.

 In dit artikel gaan we in op de rol van de lijnmanager bij het vernieuwen en verbeteren.

De bron van vernieuwen en verbeteren

Uit onderzoek (M. Renkema) en uit de praktijk blijkt dat medewerkers van de werkvloer een geweldige bron zijn voor het herkennen van verbetermogelijkheden. Zij staan midden in het organisatieproces en kunnen daardoor verbetermogelijkheden identificeren en doorvoeren.

Onderzoek uit 2009 bij Coca Cola in Stockholm laat zien dat de waarde van de verbeteringen van medewerkers 5 maal zo groot is dan de ideeën van het management.

Kortom de kennis, kunde en ideeën van medewerkers zijn zeer waardevol en moeten benut worden om te vernieuwen en te verbeteren. Continu Verbeteren noemen we dit.

Wat is Continu Verbeteren?

Continu Verbeteren definiëren wij als volgt: Het proces van vaak,  regelmatig bedenken, indienen, selecteren en realiseren van verbeteringen door medewerkers. Het gaat hier om kleine verbeteringen (1 uur tot maximaal 12 weken doorlooptijd om dit te realiseren). De verbeteringen kunnen zijn gericht op processen, producten of diensten. Van belang is dat de resultaten blijvend zijn, met andere woorden dat problemen definitief verholpen worden en er geen terugval naar de oude situatie plaatsvindt.

De rol van de lijnmanager

De belangrijkste taken van de lijnmanager even kort op een rij:

  1. zorgen dat dagelijkse werkzaamheden correct gedaan worden en klanten tevreden zijn;
  2. medewerkers ontwikkelen en zorgen dat ze tevreden zijn;
  3. zorgen voor vernieuwing en verbetering

In de praktijk ligt het accent helaas teveel op de dagelijkse operatie en indien er tijd over is wordt er gewerkt aan de 2 andere punten. Het spreekt voor zich dat dit geen wenselijke situatie is. Het team maakt immers geen vooruitgang. Een aanpak om dit te doorbreken is om kleine verbeteringen te doen, die tijd opleveren en met die tijd structureel aandacht te geven aan de genoemde punten 2 en 3.

We gaan hierna in op 3 rollen m.b.t. punt 3 (het zorgen voor vernieuwing en verbetering):

  1. Richting gever
  2. Kaders steller
  3. Ondersteuner

We sluiten af met een aantal praktische tips en wat continu verbeteren oplevert.

PDCA-cyclus

1. Richting geven aan verbeteren en vernieuwen

Om goed te presteren en functioneren is een helder en liefst aansprekend doel nodig. Het is de taak van de manager om dit doel goed te formuleren en te communiceren. Een helder doel kan uit meerdere prestatiegebieden bestaan, denk aan zoveel orders of polissen per dag. Of maximaal 1 fout per 100.

Vervolgens is het geven van feedback op dit doel een belangrijke taak voor de manager. Rapporteer en communiceer prestaties want dit geeft medewerkers een gevoel hoe het team het doet.

Ook voor verbeteren en vernieuwen is een doel en feedback nodig. Stel dat doel bv op elke 2 weken realiseren we 1 verbetering. Dit zijn 26 verbeteringen per jaar en de duur van de verbetering is gemiddeld 2 weken doorlooptijd. Dit geeft medewerkers veel duidelijkheid. Het is ook aan te bevelen naar welke soort verbeteringen gezocht moet worden: moeten de kosten omlaag of de kwaliteit omhoog of de doorlooptijd naar beneden?

2. Kaders stellen voor verbeteren en vernieuwen

Vanuit de hiervoor aangegeven richting moet de lijnmanager kaders stellen. Bijvoorbeeld de minimale grootte van een verbeterteam (diversiteit loont). Of het maximaal aantal verbeteringen waar tegelijk aan gewerkt mag worden, de zogenaamde WIP-limiet.

Een ander kader kan zijn dat het verbeteren en vernieuwen gericht moet zijn op de eigen werkzaamheden. Hier heeft het team de meeste invloed op en daarover kunnen ze zelf beslissen (autonomie).

Verdere kaders kunnen zijn dat openheid over gemaakte fouten gewaardeerd wordt en dat er geen ‘stomme’ ideeën zijn.

verbeter-idee killers coimbee

3. Ondersteunen van verbeteren en vernieuwen

Verbeteren en vernieuwen is net zoals leren fietsen of schaatsen. Dat gaat niet vanzelf en met vallen en opstaan. Het accent ligt op leren en beter worden.

Als lijnmanager heb je hier een rol als coach, stimulator en motivator. Zorg dat verbeteren een dagelijkse routine wordt.

Met een handig Kanban verbeterbord en door gebruik te maken van de bewezen PDCA-cyclus heb je perfecte instrumenten om medewerkers en verbeterteams te ondersteunen.

Doordat medewerkers verbeteringen indienen, selecteren en realiseren leren ze wat de klant verwacht en leren ze vaardigheden aan om te verbeteren. Denk dan aan goed waarnemen, analyseren, oplossingen bedenken etc. Een handige skills-matrix kan je hanteren om per medewerker te bepalen waar ze al goed in zijn en waar aanvullende opleiding/training/begeleiding nodig is. Leren en verbeteren gaan zo hand in hand. En je zal zien dat de betrokkenheid en het plezier in het werk verder omhoog gaan.

Een goede lijnmanager neemt regelmatig de tijd om even stil te staan hoe het proces van verbeteren en vernieuwen verloopt. Deze reflectie zorgt voor bevestiging van de ingeslagen weg of voor inzichten hoe dit proces nog beter kan.

4. Praktische tips voor verbeteren en vernieuwen

Om het proces van continu verbeteren succesvol te laten verlopen zijn deze succesfactoren opgesteld. Plus deze ‘geheimen’ over verbeteren en vernieuwen.

5. Wat levert Continu Verbeteren op

Verbeteringen en vernieuwingen die door medewerkers bedacht en gerealiseerd worden leveren het volgende op:

  1. betere bedrijfsprocessen, doordat de doorlooptijd wordt verkort of de kwaliteit wordt verbeterd of de kosten dalen
  2. betrokken medewerkers die meer plezier in hun werk hebben, o.a. doordat ze mogen meedenken
  3. het meedoen met de realisatie van een verbetering betekent veelal dat medewerkers andere vaardigheden moeten inzetten (en aanleren) en daardoor gaan verbeteren en het ontwikkelen van medewerkers en teams hand in hand
  4. medewerkers mogen ideeën indienen en selecteren en dat betekent dat ze goed moeten snappen wat het doel van het team en de organisatie is. Ook gaan ze beter snappen wat de klant wil. Het betekent ook een zekere mate van autonomie en zelfsturing.
  5. doordat de focus ligt op kleine verbeteringen ontstaat er een wendbare (agile) en lerende organisatie
  6. onderstaand schema laat zien dat ziekteverzuim en verloop ook resultaatgebieden zijn.
betrokkenheid en productiviteit

Aan de slag met de ideeën van medewerkers

Historisch gezien was Kostenbeheersing het eerste middel om een voorsprong te nemen op de concurrent. Vervolgens werd Kwaliteit het strategische middel. Een organisatie die de kosten en de kwaliteit beheerst, zal er alleen in slagen zich van de concurrentie te onderscheiden door ideeënmanagement en het management van creativiteit onder de knie te krijgen. Een systeem, set van afspraken en processen, is hiervoor noodzakelijk om de ideeën te verzamelen en succesvol te realiseren. Coimbee is dat systeem.

Onderstaand schema laat zien wie welke wensen heeft ten aanzien van Continu Verbeteren.

rollen en wensen continu verbeteren