Kanban uitleg en aanpak

Kanban Introductie

Ook in jouw team zullen er ook diverse taken en projecten zijn die aandacht vragen. Voordat er een taak klaar is heb je al weer nieuwe taken bij. De snel veranderende wereld blijft zorgen voor een oneindige stroom van allerlei projecten en taken. In dit soort situaties komt de Kanban methodiek van pas. De Kanban methodiek zorgt voor overzicht van het werkproces én de daadwerkelijke hoeveelheid onderhanden werk dat bij dit proces behoort.
Dat overzicht is mogelijk met een zogenaamd Kanban bord (Kanban board in het Engels). Het vindt zijn oorsprong in auto-industrie en daar werd de Kanban methode gebruikt om het werkproces aan te sturen.

Kanban uitleg en aanpak

Uitleg van de werking

Een Kanban bord helpt om een goed overzicht van de taken te krijgen. Kanban is een Japans woord wat vrij vertaald “visuele kaart” betekent. Het vindt zijn oorsprong in auto-industrie. Daar werd Kanban gebruikt om het werkproces aan te sturen.

Kanban is één van de pullsystemen van de Just-In-Time-pilaar van het TPS-huis (Toyota Production System). Precies leveren wat een proces nodig heeft én  wanneer het nodig is.

Er zijn een aantal soorten Kanban-toepassingen, maar wij gaan hier in op de manier om overzicht te krijgen in de taken en projecten in jouw team. En niet alleen gaat Kanban je helpen om overzicht te krijgen maar ook om sneller resultaat te boeken, met andere woorden het werk is eerder klaar.

De Kanban werkwijze kenmerkt zich door:

  1. Een duidelijke weergave van het werkproces
  2. Visueel overzicht om de communicatie en samenwerking te bevorderen.
  3. De doorlooptijd (cyclustijd of cycle-time) van een bepaalde taak is zo kort mogelijk. De hoeveelheid taken (WIP-limiet) die tegelijk worden opgepakt is beperkt.
  4. Meten-is-weten-principe: alle werkzaamheden worden in kaart gebracht, gewogen en gemeten.
  5. Leren en verbeteren zodat het werkproces steeds soepeler verloopt

De voordelen van Kanban kort op een rij

  • rust door overzicht
  • juiste keuzes welke taken als eerste opgepakt worden
  • niet te veel werkzaamheden tegelijk
  • verbeterde samenwerking, want het is voor iedereen inzichtelijk waar we mee bezig zijn en ook waarom juist dat wordt opgepakt
  • het draagt bij aan teamontwikkeling (doel en samenwerking)
  • voorkomen dat medewerkers overbelast worden
  • het werk wordt in de kortst mogelijke doorlooptijd afgerond (en daar wordt de klant blij van)
  • de borging van een verandering is beter doordat een taak pas echt afgerond wordt als ook de borging geregeld is
Kanban uitleg en aanpak

Hoe pak je het aan?

  • Om te starten met een Kanban board voor jouw taken en projecten of die van je team moet je eerst het proces in beeld brengen. De simpele vorm is “to do”, “doing”, “done”.
  • Begin op papier of whiteboard en maak post-its van de dingen die gedaan moeten worden.
  • Elk werkitem (taak of project) wordt een aparte kaart (post-it) op het bord.
  • Het belangrijkste doel van een kaart op het kanban bord is het visueel maken van de voortgang van het proces door de teamleden. Op elke Kanban kaart staat de belangrijkste informatie: korte beschrijving, wie de taak heeft, hoeveel tijd er voor gepland staat etc
  • Bepaal de WIP-limiet. Dit is de afkorting voor work-in-progress. Deze WIP-limiet is cruciaal voor het werken met Kanban. Deze WIP-limiet bepaalt namelijk het maximaal aantal taken wat jij of je team tegelijkertijd oppakt. De gedachte is dat je niet teveel taken tegelijk moet doen want dan is de aandacht versnipperd. En vanuit de klant geredeneerd: die wil liever elke week 1 taak afgerond zien i.p.v. 3 taken afronden aan het eind  3 weken (stel dat elke taak 1 week werkt kost).
  • Bespreek met je team welke taak als eerste moet en voer die uit.
  • De taak die je oppakt verschuift dan op het visuele bord van to do naar doing en als het klaar is naar done. En pas als er een taak af is dan wordt een nieuwe taak opgepakt. Dit laatste betekent dus dat je niet van links-naar-rechts werkt op een Kanban-bord maar van rechts-naar-links (pull principe).
  • Leer hoe het proces verloopt en probeer het proces te verbeteren.

Kanban en continu verbeteren

Het proces voor continu verbeteren is veelal het volgende:

  1. nieuwe ideeën genereren
  2. selectie welke idee opgepakt moet worden en soms moet je daarvoor eerst een idee kort verkennen of verrijken
  3. realiseer het idee (hiervoor gebruik je de beproefde PDCA cyclus)
  4. succes vieren

Door gebruik te maken van een digitaal Kanban oplossing, zoals Coimbee, blijven ook afgeronde verbeteringen bewaard en ontstaat er een kennisdatabank met informatie over verbeteringen. Deze kennisdatabank wordt extra waardevol als verbeteringen worden afgerond en de lessons learned en hints en tips in de kennisdatabank worden vastgelegd.

Digitaal betekent ook dat er online rapportage mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld vragen als hoeveel verbeteringen zijn er binnen ons bedrijf afgerond, wat hebben die opgeleverd, welk team heeft de meeste verbeteringen ingediend, etc etc.

kanban continu verbeteren

De Kanban-methode, zoals geformuleerd door David J. Anderson, is een benadering voor incrementele, evolutionaire proces- en systeemverandering voor organisaties. Kanban helpt een team met het stellen van prioriteiten en vasthouden van de focus. Maar vooral zorgen dat zaken worden afgerond in de kortst mogelijke doorlooptijd is de kracht van Kanban.

Kanban zorgt voor transparantie, samenwerking, focus op de klant en respect.

Dit zijn de zogenaamde Kanban principes

  1. start met wat je nu doet
  2. spreek met elkaar af dat jullie gelijkmatige verandering na streven (“evolutionaire change”)
  3. respecteer voorlopig, de huidige processen, rollen, verantwoordelijkheden en functienamen
  4. moedig initiatief en leiding aan op alle lagen in de organisatie

Verder zijn er 6 core practises:

  1. visualiseer het werkproces (zodat iedereen het begrijp);
  2. Limiteer WIP (Work-in-Progress);
  3. manage flow;
  4. make afspraken en beleid expliciet;
  5. implementeer feedback loops;
  6. verbeter gezamenlijk, experimenteer.

FAQ Kanban

Kanban is, zoals meerdere andere lean manufacturing methodes, bedacht aan de lopende band bij Toyota. Kanban is een Japans woord dat vrij vertaald “visuele kaart” of “visueel bord” betekent. Ooit is het kanban bord begonnen als een eenvoudig Just-in-Time systeem van briefjes op voorraadbakken bij de lopende band van Toyota. Tegenwoordig is het ook beschikbaar in digitale versies, waaronder het Kanban bord in Coimbee.

Er zijn verschillende typen kanbans, maar wij gaan hier in op de manier om overzicht te krijgen in de taken en projecten in jouw team. En niet alleen helpt de Kanban methode je om overzicht te krijgen maar ook om sneller resultaat te boeken. Met andere woorden, het werk is eerder klaar.
De Kanban methode kenmerkt zich door:

  • Visueel overzicht om de communicatie en samenwerking te bevorderen;
  • De doorlooptijd (cyclustijd of cycle-time) van een bepaalde taak is zo kort mogelijk. De hoeveelheid taken (WIP-limiet) die tegelijk worden opgepakt is beperkt;
  • Meten-is-weten-principe: alle werkzaamheden worden in kaart gebracht, gewogen en gemeten;
  • Leren en verbeteren zodat het werkproces steeds soepeler verloopt;
  • Een duidelijke weergave van het werkproces voor alle kanban teams.

Een Kanban bord is een visuele weergave van de workflow in een werkproces. In een klassiek Kanban board zijn er drie kolommen:

  • “To Do”: Deze bevat de taken die nog gedaan moet worden;
  • “Doing”: bestaat uit de taken die in uitvoering is;
  • “Done”: bestaat uit de taken die zijn voltooid.

Voor Continu Verbeteren proces ziet een Kanban bord er binnen Coimbee als volgt uit:Kanban bord voorbeeld

Het eerste Kanban-systeem werd bedacht door Taiichi Ohno voor het Japanse Toyota Automotive. In de jaren 50 van de vorige eeuw werden daar bakken met onderdelen aangeleverd aan de medewerkers die aan de lopende band auto’s assembleerden. Door tekorten aan onderdelen was het van groot belang om precies de juiste onderdelen van verschillende leveranciers op tijd in het assemblageproces aan te leveren. Op het kanban kaartje aan de buitenkant van de bak stond precies hoeveel van welke onderdelen iedere leverancier in de bak moet doen. De bakken bevatten daarmee niet alleen de exacte hoeveelheid onderdelen, maar ook precies in de juiste mix. Door de kanban kaartjes wist de medewerker ook precies wat er in de bak ligt én weten de leveranciers precies welke onderdelen ze moesten aanleveren als een bak leeg was.

Agile werken betekent dat je goed zicht moet hebben wat er in je team speelt. Een Kanban verbeterbord is hiervoor een super handig hulpmiddel. Het Kanban bord maakt inzichtelijk welke activiteiten er te doen zijn en wat de status is.

Het geheim van Kanban

Een kanban board is een visueel krachtig bord. Maar het is veel meer: het zorgt voor de kortste doorlooptijd om een taak af te ronden. Kanban werken is ook wel eens lastig indien teams zich aan de WIP-limiet moeten houden. Het gaat om ritme en cadans (‘cadence’) en flow.

Het doel is om niet-productieve multitasking te stoppen, de doorvoer te verbeteren en het teamwork gemakkelijker, beter en bevredigender te maken.

Bij continu verbeteren gaat het steeds meer waarde te leveren aan de klant. In Lean noemen we iets wat geen waarde heeft voor de klant een  verspilling (denk dan aan wachten of een fout die hersteld moet worden). Medewerkers weten prima wat verspillingen zijn. Door die te benoemen en als Kanban kaart op een visueel handig bord kenbaar te maken, begint het proces van continu verbeteren. Een basis kennis (denk  aan Lean yellow belt) is al voldoende om dit proces op gang te brengen. Op deze manier wordt de werkdruk minder en neemt het plezier in het werk toe. En niet te vergeten de tevredenheid van  klant neemt ook toe.

Als je een Lean green belt training hebt gedaan dan weet je ook hoe je zo’n verbetering succesvol kunt realiseren. De PDCA-checklist is DE aanpak hiervoor. Leren en verbeteren gaan zo hand in hand.

Een ander, vaak vergeten, aspect is reflectie. Door periodiek als team te bespreken hoe het Agile werken met het Kanban gaat, zorg je als team voor beter verbeterproces. Aangetoond is dat teams die regelmatig reflecteren veel productiever zijn.

Kanban vs scrum

De Kanban methodiek, en het visuele kanban board waarvan deze aanpak gebruik maakt, helpt het productieproces te verbeteren en efficiënter in te regelen. De kanban methode wordt tegenwoordig veel toegepast bij agile transformaties. De taken staan , in verschillende stadia, op een Kanban bord en verschaffen structuur en planning in de productieprocessen. Kanban teams worden desgewenst opgeleid in kanban trainingen om de gewenste verbeteringen goed in de organisatie te borgen. In de kanban methode is het belangrijkste risico dat bepaalde taken steeds vooruit geschoven worden.

In de scrum methodiek zijn de Professional Scrum Master en de Scrum Product Owner  verantwoordelijk voor het proces en visie. Het ontwikkel team (Dev team) werkt aan de ontwikkeling van het product. De methodiek werkt met sprints, een tijdspad van twee – vier weken, waarin een aantal taken worden uitgevoerd. In de sprint liggen de taken vast en worden er geen nieuwe taken. Na de sprint en de sprint review onder begeleiding van de scrum master bepaal je de nieuwe taken, die tijdens de volgende sprint worden opgepakt. De dagelijkse Daily Scrum (een teamoverleg van maximaal 15 minuten) wordt gebruikt om te bepalen welke sprint er die worden opgepakt en om de resultaten van de dag ervoor met elkaar te besproken. Dan kan overigens ook op een kanban board weergegeven worden. Maar scrums zijn vooral geschikt voor projecten. Door het hele project in het design process op te delen in sprints kan er in korte tijd veel functionaliteit opgeleverd worden.

Coimbee biedt functionaliteiten voor de Kanban methodiek en voor de Scrum Product Owner middels de dag- of maandstart.

Lean en kanban

Lean draait om het beperken van verspillingen in de breedste zin des woord en het maximaliseren van de klantwaarde. Verspillingen zijn activiteiten  waar de klant niet voor wil betalen. Een voorbeeld is ergens op moeten wachten in een werkproces of fouten in een productieproces. Lean management omvat goed coachen op de werkvloer en weten wat er speelt. Een kanban system kan dan helpen om alle verbeteringen voor het terugbrengen van verspillingen goed in kaart te brengen.

Lean en Six Sigma wordt vaak gecombineerd. Deze twee verbetermethoden kunnen prima samen toegepast worden, Six Sigma kan een Lean organisatie versterken. De Lean methode legt de nadruk op toegevoegde waarde voor de klant en het reduceren van verspilling. Six Sigma (de perfecte organisatie) concentreert zich vooral op het meetbaar maken van de kwaliteit van bedrijfsprocessen.

Bij beide methoden worden stapsgewijze verbeterprojecten uitgevoerd door multidisciplinaire teams, waardoor samenwerken in teams van verschillende afdelingen wordt gestimuleerd.

Bij lean wordt ook veel aandacht besteed aan het opleiden van de betrokken medewerkers en is er een traject van lean trainingen ontwikkeld, die extern of als incompany training kunnen worden gegeven. Lean trainingen zijn vaak gewenst bij de start van een continu verbetertraject en zijn er op een vijftal niveaus die elk met zogenaamde belt in lean worden getypeerd:

  • De Lean yellow Belt is een introductie in de lean methodiek, buitengewoon geschikt voor medewerkers in Lean Six Sigma trajecten;
  • Een Orange belt medewerker kan zelfstandig  kleinere Lean Six Sigma verbeterprojecten managen en monitoren;
  • Lean Green Belt biedt je een solide basis om zelfstandig een Lean Six Sigma project op te starten, uit te voeren en te begeleiden;
  • Een Black Belt in lean stelt je in staat om grote verbetertrajecten te leiden en teams van Yellow belt en Green Belt collega’s aan te sturen;
  • Een Master black belt is capabel om continu verbeteren volgens lean six sigma in grote organisaties succesvol in te voeren, belt trainingen en lean opleidingen te ontwikkelen en strategisch met directies te overleggen.

Agile en Kanban

Agile en kanban zijn bijna onlosmakelijk met elkaar verbonden. In Agile software development ontwikkelt men software via een iteratieve benadering in een afgesproken tijd. Het Agile team levert het product in kleine stappen op in plaats van één oplevering aan het einde van het ontwikkeltraject. Agile management  gaat uit van een klein agile team dat sneller en beter intern communiceert, sneller schakelt met de klant en, indien gewenst, sneller het proces kan aanpassen. De manager werkt veelal door agile coaching van het team. De kleine verbeterstappen worden met een kanban board goed in kaart gebracht. In de video hiernaast wordt uitgelegd hoe een kanban system helpt om agile te werken in Coimbee.