Kanban uitleg en aanpak

Kanban uitleg en voorbeelden

Kanban Introductie

Ook in jouw team zullen er ook diverse taken en projecten zijn die aandacht vragen. Voordat er een taak klaar is heb je al weer nieuwe  taken bij. De snel veranderende wereld blijft zorgen voor een oneindige stroom van allerlei projecten en taken. Kortom je hoeft je niet  te vervelen.

Het is dan wel handig als jij en je team overzicht hebben. Dat je weet welke taken en projecten er zijn. En dat in 1 oogopslag duidelijk is wie waar mee bezig is. En wat de status is.

Kanban uitleg

Dat overzicht is mogelijk met een zogenaamd Kanban bord. Kanban is een Japans woord wat vrij vertaald “visuele kaart” betekent. Het vindt zijn oorspong in auto-industrie en daar werd Kanban gebruikt om het werkproces aan te sturen.

Kanban is één van de pullsystemen van de Just-In-Time-pilaar van het TPS-huis (Toyota Production System). Precies leveren wat een proces nodig heeft, wanneer het nodig is.

Er zijn een aantal soorten Kanban-toepassingen, maar wij gaan hier in op de manier om overzicht te krijgen in de taken en projecten in jouw team. En niet alleen gaat Kanban je helpen om overzicht te krijgen maar ook om sneller resultaat te boeken, met andere woorden het werk is eerder klaar.

De Kanban werkwijze kenmerkt zich door:

  1. Een duidelijke weergave van het werkproces
  2. Visueel overzicht om de communicatie en samenwerking te bevorderen.
  3. De doorlooptijd (cyclustijd of cycle-time) van een bepaalde taak is zo kort mogelijk zijn. De hoeveelheid taken die tegelijk worden opgepakt is beperkt.
  4. Meten-is-weten-principe: alle werkzaamheden worden in kaart gebracht, gewogen en gemeten.
  5. Leren en verbeteren zodat het werkproces steeds soepeler verloopt

De voordelen van Kanban kort op een rij

  • rust door overzicht
  • juiste keuzes welke taken als eerste opgepakt worden
  • verbeterde samenwerking, want het is voor iedereen inzichtelijk waar we mee bezig zijn en ook waarom juist dat wordt opgepakt
  • niet te veel werkzaamheden tegelijk
  • voorkomen dat medewerkers overbelast worden
  • het werk wordt in de kortst mogelijke doorlooptijd afgerond (en daar wordt de klant blij van)

Kanban aanpak

  • Om te starten met Kanban voor jouw taken en projecten of die van je team moet je eerst het proces in beeld brengen. De simpele vorm is “to do”, “doing”, “done”.
  • Begin op papier of whiteboard en maak post-its van de dingen die gedaan moeten worden.
  • Elk werkitem (taak of project) wordt een aparte kaart (post-it) op het bord.
  • Het belangrijkste doel van een kaart op het kanban bord is het visueel maken van de voortgang van het proces door de teamleden. Op elke Kanban kaart staat de belangrijkste informatie: korte beschrijving, wie de taak heeft, hoeveel tijd er voor gepland staat etc
  • Bepaal de WIP-limiet. Dit is de afkorting voor work-in-progress. Deze WIP-limiet is cruciaal voor het werken met Kanban. Deze WIP-limiet bepaalt namelijk het maximaal aantal taken wat jij of je team tegelijkertijd oppakt. De gedachte is dat je niet teveel taken tegelijk moet doen want dan is de aandacht versnipperd. En vanuit de klant geredeneerd: die wil liever elke week 1 taak afgerond zien i.p.v. 3 taken afronden aan het eind  3 weken (stel dat elke taak 1 week werkt kost).
  • Bespreek met je team welke taak als eerste moet en voer die uit.
  • De taak die je oppakt verschuift dan op het visuele bord van to do naar doing en als het klaar naar done. En pas als er een taak af is dan wordt een nieuwe taak opgepakt. Dit laatste betekent dus dat je niet van links-naar-rechts werkt op een Kanban-bord maar van rechts-naar-links (pull principe).
  • Leer hoe het proces verloopt en probeer het proces te verbeteren.

Kanban en continu verbeteren

Het proces voor continu verbeteren is veelal het volgende:

  1. nieuwe ideeen genereren
  2. selectie welke idee opgepakt moet worden en soms moet je daarvoor eerst een idee kort verkennen of verrijken
  3. realiseer het idee (hiervoor gebruik je de beproefde PDCA cyclus)
  4. succes vieren

 

Door gebruik te maken van een digitaal Kanban oplossing, zoals Coimbee, blijven ook afgeronde verbeteringen bewaard en ontstaat er een kennisdatabank met informatie over verbeteringen. Deze kennisdatabank wordt extra waardevol als verbeteringen worden afgerond en de lessons learned en hints en tips in de kennisdatabank worden vastgelegd.

Digitaal betekent ook dat er online rapportage mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld vragen als hoeveel verbeteringen zijn er binnen ons bedrijf afgerond, wat hebben die opgeleverd, welk team heeft de meeste verbeteringen ingediend, etc etc.

kanban continu verbeteren
Share this:
Comments are closed.