De motor voor teamontwikkeling ?

team volwassenheid Coimbee en betrokkenheid

Geschreven door:Willem Nooij/Datum eerste versie:9 maart 2020/Datum laatste wijziging: 1 februari 2024

Hoe kan jij jouw team, meetbaar, begeleiden naar betere prestaties ?

In dit artikel beschreven wij hoe de kwaliteiten van een team zijn gemeten, welke acties en interventies er in de dagelijkse praktijk hebben plaatsgevonden, wat de rol van Coimbee was en wat de resultaten op de samenwerking in het team zijn.

Het team bestaat bij de start van het ruim 1 jaar durende verbetertraject uit 13 medewerkers.

Samenvatting van de resultaten per eind 2017:

Plezier in het werk van 6,8 naar 7,5
Productiviteit 18% toegenomen
Teamkwaliteiten score van 6,0 naar 7,3

Het team is natuurlijk verder gegaan en de resultaten per november 2018 kan je aan het eind van dit kennisartikel lezen.

Teamontwikkeling: de eerste meting

Om een nulmeting te maken van de aspecten die bepalend zijn voor een succesvol team is een vragenlijst gehanteerd. Deze vragenlijst met de scores van de eerste meting (en de vervolg metingen) staat verderop in dit blog.

Opvallende scores in deze eerste meting (t0) zijn de reacties op de groepsgrootte (VR3A) en de mate waarin de doelen inspirerend zijn (VR2F). De tevredenheid in het team was een 6,8 wat op eerste gezicht oké lijkt, maar er bleken toch een aantal medewerkers onder de 6 te scoren. Ruimte voor verbetering dus.

Uitgevoerde acties

Allereerst is gestart met een zogenaamde Dagstart, waarin het team dagelijks 10 minuten bijeenkomt om de status te bespreken. Belangrijke verbetering hier was dat het doel duidelijker werd (gericht o.a. op verbetering van VR2F) en dat duidelijk werd wat de bijhorende rollen en verantwoordelijkheden én de KPI’s waren. Hieruit kwam ook naar voren dat de capaciteit (groepsgrootte, zie VR3A) toereikend was.

Er zijn 2 sub-groepjes gemaakt om gericht te werken aan de verbetering van het plezier in het werk en de klanttevredenheid. Het werkoverleg is efficiënter en leuker geworden mede door een andere inrichting en doordat de dagstart al een helder beeld en een heleboel informatie verschaft.

Gestart is met het verzamelen van verbetersuggesties bij medewerkers en deze vast te leggen in Coimbee. In het begin kwam dit langzaam op gang, uiteindelijk zijn er in ruim 1 jaar tijd meer dan 75 suggesties verzameld, waarvan meer dan de helft is opgepakt. De ontwikkeling van de score op VR6H “onze visie is dat het in de dagelijkse praktijk altijd beter kan en daar handelen we elke dag naar” is hiermee in lijn.

Teamontwikkeling

Het meten van de teamkwaliteiten is totaal 3 keer gedaan. Op zich zijn dit al interventies (survey-feedback) omdat de antwoorden besproken zijn en er acties aan gekoppeld werden die ook zijn uitgevoerd. Het herhalen van de metingen geeft ook zicht in de voortgang qua teamontwikkeling. Deze ontwikkeling liep geheel in lijn met de verbeterde prestaties op het gebied van productiviteit en doorlooptijd.

Bij de uitvoering van verbeteringen zat bij de individuele teamleden soms weerstand (“ik heb geen tijd”, “we hebben het al zo druk”), maar na verloop van tijd was verbeteren onderdeel van het dagelijkse werk. Verbeteringen werden door medewerkers zelf opgepakt en succesvol gerealiseerd, gebruikmakend van de PDCA cyclus. Het deelnemen aan verbeteringen heeft nog een effect: de betrokkenheid van medewerkers (en daarmee het plezier) van medewerkers neemt toe. (zie afbeelding).

Onderstaande afbeelding laat de 3 elementen zien die bij elke verbetering aan de orde zijn:

processen moeten beter
de kwaliteiten van het team
en de weerstand / veranderbereidheid (verandervermogen)

Teamontwikkeling m.b.v. teamanalyse vragenlijst

Onderstaand is de vragenlijst opgenomen met daarin de antwoorden van de teamleden. De eerste meting is t0 (meest rechtse kolom) en is beantwoord door de 11 medewerkers uit het team. De tweede meting staat in de kolom t1 en de laatste meting in kolom t2. (het team bestond toen uit 17 medewerkers i.v.m. het toegenomen aantal klanten).

Betrokkenheid en Continu Verbeteren

Het volgende schema laat de relatie zien tussen betrokkenheid en hogere winstgevendheid. De tussenresultaten zijn o.a. minder verloop, minder ziekte en meer verbetersuggesties. Door medewerkers in verbeter-acties te laten participeren (en ze die zelf te laten selecteren) neemt de betrokkenheid verder toe en ontstaan er meer verbetersuggesties in de dagelijkse praktijk.

Resultaten van dit succesvol team eind 2018

Nadat de ingezette verbeteringen (zoals hiervoor staat beschreven) al behoorlijke resultaten hebben opgeleverd, is het team verder gegaan. Onderstaand de resultaten per november 2018.

het bovengenoemde team maakt samen met een ander team uit van een afdeling. Deze afdeling heeft in 2018 totaal 22 nieuwe klanten toegevoegd
budgettair zou deze klanten-toename zorgen voor een groei van 31,9 FTE naar 41,9 FTE
Einde jaar was de afdeling 31,7 FTE, dus is er 10,2 FTE verbeterd in 2018

Hoe is die verbetering gerealiseerd:

o 2,5 FTE door middel van automatisering

o 2,5 FTE door middel van robotisering van processen

o 5,2 FTE door:

Procesverbeteringen door continu te verbeteren;
Bijna geen verloop;
Bijna geen ziekte, veel (management) aandacht voor preventie;
Hoge kwaliteit samenwerking in het team, volwassenheid van M2 naar M3;
Onderbouwende cijfers bij dagstarts gaven meer rust;
Volwassenheid in dagstarts is toegenomen, dus helpen teamleden elkaar en zijn er de hele dag waardevolle discussies;

Samenwerking tussen teams

Samenwerking tussen de medewerkers in je eigen team is belangrijk, maar ook de samenwerking tussen teams is belangrijk. De ketting is immers zo sterk als de zwakste schakel.

Doordat teams inzicht hebben in de verbeter-acties van elkaar neemt de kennis en betrokkenheid toe. Medewerkers van diverse teams zijn nodig om de verbeteringen voor klanten te realiseren.

Als manager van een team is het belangrijk om te weten waar je met jouw team staat. Vervolgens bepaal je jullie ambitie en welke stappen er nodig zijn om die ambitie te realiseren.