De motor voor team ontwikkeling?

Hoe kan jij jouw team, meetbaar, begeleiden naar betere prestaties ?

In dit artikel beschreven wij hoe de kwaliteiten van een team zijn gemeten, welke acties en interventies er in de dagelijkse praktijk hebben plaatsgevonden, wat de rol van Coimbee was en wat de resultaten op de samenwerking in het team zijn.

Het team bestaat bij de start van het ruim 1  jaar durende verbetertraject uit 13 medewerkers.

Samenvatting van de resultaten per eind 2017:

  • Plezier in het werk van 6,8 naar 7,5
  • Productiviteit 18% toegenomen
  • Teamkwaliteiten score van 6,0 naar 7,3

Het team is natuurlijk verder gegaan en de resultaten per november 2018 kan je hier lezen.

De eerste meting

Om een nulmeting te maken van de aspecten die bepalend zijn voor een succesvol team is een vragenlijst gehanteerd. Deze vragenlijst met de scores van de eerste meting (en de vervolg metingen) staat verderop in dit blog.

Opvallende scores in deze eerste meting (t0) zijn de reacties op de groepsgrootte (VR3A) en de mate waarin de doelen inspirerend zijn (VR2F). De tevredenheid in het team was een 6,8 wat op eerste gezicht oké lijkt, maar er bleken toch een aantal medewerkers onder de 6 te scoren. Ruimte voor verbetering dus.

teamontwikkeling en continu verbeteren

Uitgevoerde acties

Allereerst is gestart met een zogenaamde Dagstart, waarin het team dagelijks 10 minuten bijeenkomt om de status te bespreken. Belangrijke verbetering hier was dat het doel duidelijker werd (gericht o.a. op verbetering van VR2F) en dat duidelijk werd wat de bijhorende rollen en verantwoordelijkheden én de KPI’s waren. Hieruit kwam ook naar voren dat de capaciteit (groepsgrootte, zie VR3A) toereikend was.

Er zijn 2 sub-groepjes gemaakt om gericht te werken aan de verbetering van het plezier in het werk en de klanttevredenheid. Het werkoverleg is efficiënter en leuker geworden mede door een andere inrichting en doordat de dagstart al een helder beeld en een heleboel informatie verschaft.

Gestart is met het verzamelen van verbetersuggesties bij medewerkers en deze vast te leggen in Coimbee. In het begin kwam dit langzaam op gang, uiteindelijk zijn er in ruim 1 jaar tijd meer dan 75 suggesties verzameld, waarvan meer dan de helft is opgepakt. De ontwikkeling van de score op VR6H “onze visie is dat het in de dagelijkse praktijk altijd beter kan en daar handelen we elke dag naar” is hiermee in lijn.

Teamontwikkeling

Het meten van de teamkwaliteiten is totaal 3 keer gedaan. Op zich zijn dit al interventies (survey-feedback) omdat de antwoorden besproken zijn en er acties aan gekoppeld werden die ook zijn uitgevoerd. Het herhalen van de metingen geeft ook zicht in de voortgang qua teamontwikkeling. Deze ontwikkeling liep geheel in lijn met de verbeterde prestaties op het gebied van productiviteit en doorlooptijd.

Bij de uitvoering van verbeteringen zat bij de individuele teamleden soms weerstand (“ik heb geen tijd”, “we hebben het al zo druk”), maar na verloop van tijd was verbeteren onderdeel van het dagelijkse werk. Verbeteringen werden door medewerkers zelf opgepakt en succesvol gerealiseerd, gebruikmakend van de PDCA-cyclus. Het deelnemen aan verbeteringen heeft nog een effect: de betrokkenheid van medewerkers (en daarmee het plezier) van medewerkers neemt toe. (zie afbeelding).

Onderstaande afbeelding laat de 3 elementen zien die bij elke verbetering aan de orde zijn:

  1. processen moeten beter
  2. de kwaliteiten van het team
  3. en de weerstand / veranderbereidheid (verandervermogen)

Teamontwikkeling m.b.v. teamanalyse vragenlijst

Onderstaand is de vragenlijst opgenomen met daarin de antwoorden van de teamleden. De eerste meting is t0 (meest rechtse kolom) en is beantwoord door de 11 medewerkers uit het team. De tweede meting staat in de kolom t1 en de laatste meting in kolom t2. (het team bestond toen uit 17 medewerkers i.v.m. het toegenomen aantal klanten). Voor een professionele vragenlijst verwijzen we naar www.teamq.org

resultaten teamanalyse

Betrokkenheid en Continu Verbeteren

Het volgende schema laat de relatie zien tussen betrokkenheid en hogere winstgevendheid. De tussenresultaten zijn o.a. minder verloop, minder ziekte en meer verbetersuggesties. Door medewerkers in verbeter-acties te laten participeren (en ze die zelf te laten selecteren) neemt de betrokkenheid verder toe en ontstaan er meer verbetersuggesties in de dagelijkse praktijk.

betrokkenheid en continu verbeteren

Continu verbeteren (Kaizen)

Het benutten van de kennis en ervaring van alle medewerkers is een zeer krachtige manier om continu betere prestaties te realiseren en te zorgen voor tevreden klanten. Door de centrale vastlegging van alle verbetersuggesties ontstaat er een helder beeld op alle niveaus.

De COIMBEE Toolbox draagt bij aan het creëren en in stand houden van een cultuur van continu verbeteren (Kaizen), via het dashboard en functies zoals Nieuws, Like en Follow. En het ondersteunt team ontwikkeling en het succesvol realiseren van verbeteringen. Het draagt bij aan een wendbare organisatie, zorgt voor betrokken medewerkers, betere professionele vaardigheden en betere prestaties.

Resultaten Continue Verbeteringen met de COIMBEE Toolbox

Het aantal bedrijven dat de COIMBEE Toolbox gebruikt is groeiend. Ook het aantal verbeteringen wat elk van die bedrijven vastlegt en oppakt is groeiend, zoals onderstaande afbeelding laat zien.

continu verbeteren resultaten COIMBEE

Resultaten van dit succesvol team eind 2018

Nadat de ingezette verbeteringen (zoals hiervoor staat beschreven) al behoorlijke resultaten hebben opgeleverd, is het team verder gegaan. Onderstaand de resultaten per november 2018.

  1. het bovengenoemde team maakt samen met een ander team uit van een afdeling. Deze afdeling heeft in 2018 totaal 22 nieuwe klanten toegevoegd
  2. budgettair zou deze klanten-toename zorgen voor een groei van 31,9 FTE naar 41,9 FTE
  3. Einde jaar was de afdeling 31,7 FTE, dus is er 10,2 FTE verbeterd in 2018

Hoe is die verbetering gerealiseerd:

o    2,5 FTE door middel van automatisering

o    2,5 FTE door middel van robotisering van processen

o    5,2 FTE door:

  • Procesverbeteringen door continu te verbeteren;
  • Bijna geen verloop;
  • Bijna geen ziekte, veel (management) aandacht voor preventie;
  • Hoge kwaliteit samenwerking in het team, volwassenheid van M2 naar M3;
  • Onderbouwende cijfers bij dagstarts gaven meer rust;
  • Volwassenheid in dagstarts is toegenomen, dus helpen teamleden elkaar en zijn er de hele dag waardevolle discussies;

Samenwerking tussen teams

Bij de ontwikkeling van een team dient men focus te houden op het eindresultaten, nl betere prestaties voor de klanten. Maar het gewenste resultaat gaat goed samen met:

  • de ontwikkeling van een team, het groeien van effectieve teams die onderling en met elkaar effectiever samenwerken;
  • persoonlijke ontwikkeling, betere professionele vaardigheden, hogere persoonlijke effectiviteit en groei in persoonlijk leiderschap van de individuele teamleden;
  • een sterker functionerend team door directe feedback, een helder beeld van rollen en verantwoordelijkheden en effectiever samenwerken, mede door feedback geven en ontvangen.

High performance teams leren en ontwikkelen, vaak via een training teamontwikkeling, betere samenwerking, leren het team verbeteren door elkaar aanspreken en andere teamleden te stimuleren tot een goede samenwerking. Als teamleden elkaar ondersteunen in hun persoonlijke ontwikkeling is er sprake van een goede teamontwikkeling waarin het team zorgdraagt voor een hoge kwaliteit output en tevreden klanten. De open omgeving waarin teamleden elkaar met respect kunnen aanspreken is een belangrijke factor voor een effectieve teamontwikkeling van teams en organisaties.

Ook op onze Linkedin bedrijfspagina delen we regelmatig kennis.

SMS en RRR

SMS en RRR zijn belangrijke begrippen als het gaat om Continu Verbeteren een blijvend succes maken. In deze podcast lichten we deze begrippen toe.
Onze andere podcasts vind je hier