Reflectie zorgt voor meer productiviteit

Reflectie is misschien wel een vergeten vaardigheid, terwijl het veel kan opleveren.

Volgens Van Dale’s Handwoordenboek betekent reflecteren: “nadenken (over)”. Je denkt na over een gebeurtenis, ervaring, situatie. Dit kan je als persoon doen, bijvoorbeeld over je persoonlijke ontwikkeling maar ook als team, bijvoorbeeld over het beroepsmatig handelen.

Zelfkennis is het begin van alle wijsheid

Socrates

Wat levert reflectie op?

Belangrijke vraag is natuurlijk wat reflectie oplevert, vooral omdat veel mensen een vooroordeel hebben over reflectie, zoals veel praten en weinig resultaat. De vorm van reflectie speelt hierin een belangrijke rol. Enkele voorbeelden:

1. Productiviteit

Bij een onderzoek bij het Indiase IT-bedrijf Wipro werkten twee groepen medewerkers hetzelfde aantal uren, met één wezenlijk verschil: de testgroep werkte elke dag een kwartier minder, maar besteedde die tijd aan reflectie. Wat hadden zij die dag geleerd? De andere groep werkte dat kwartier gewoon door. Het resultaat was een 20 procent beter eindresultaat van de ‘reflecteerders-groep’.

2. Betere koppeling van resultaten aan doel en strategie

Wanneer je de resultaten en werkwijze met het team te bespreekt, een vorm van reflectie, ontstaat een steeds beter beeld van het doel en de strategie van het team en bedrijf. En dit betere beeld leidt tot betere verbetersuggesties voor jullie Kanban verbeterbord. Persoonlijke leerdoelen en persoonlijke ontwikkeling kunnen hand in hand gaan met de ontwikkeling van het team.

3. Lerende en wendbare organisatie (Agile)

Regelmatig reflecteren leert medewerkers niet alleen reflectie-vaardigheden maar ook wat beter kan (bewustwording van en inzicht in eigen handelen) en moet en vooral waarom iets beter moet. Hierdoor neemt de wendbaarheid van een team of organisatie toe. Lees meer in ons kennisartikel “Agile werken

4. Meer klantwaarde

Doordat medewerkers continu verbeteren op essentiële aspecten van het beroepsmatig handelen en via de PDCA cyclus zorgen voor succesvolle verbeteringen, neemt de waarde voor de klant steeds meer toe.

Klanten merken dat er naar hun geluisterd wordt en dat er met hun signalen en eisen / wensen  wat gedaan wordt. Lees meer hier over in dit artikel “Zo leer je jouw klanten nog beter kennen”

Gebrek aan tijd wordt regelmatig genoemd als reden om geen vorm van reflecteren toe te passen. De echte reden zit niet in tijdgebrek maar in onwetendheid of onbekendheid met het nut van reflecteren en dat dat even stil te staan bij je sterke en zwakke punten een gunstig effect heeft op jezelf ontwikkelen.

post-kantoor

Aanpak om te reflecteren

Er zijn veel momenten wanneer reflectie als team kan plaatsvinden, zoals

  1. gedurende de Dagstart
  2. tijdens of na afloop van een verbeteractie of project
  3. gedurende het Teamoverleg

Agenda voor een reflectie

  1. wat hebben we goed gedaan
  2. wat hebben we geleerd
  3. wat doen we de volgende keer anders
  4. Wat zijn onze sterke en zwakke punten
  5. wat houdt ons nog bezig

Voor de invulling hiervan zijn legio werkvormen denkbaar. Een bekende en veel toegepast vorm van reflectie is het Model van Korthagen. Deze bevat vijf fasen om het reflecteren te structuren naar analogie van de leercyclus van David Kolb.

Reflectie is de basis voor Continu Verbeteren (Kaizen)

Je kan over het proces waarbij verbeteringen worden gerealiseerd, het behaalde resultaat, de communicatie, de samenwerking of andere essentiële aspecten reflecteren. Of hoe jullie om zijn gegaan met conflicten of wat de balans tussen privé en werk is. Voldoende onderwerpen dus, maar als team bepaal jij wat relevant is om bij stil te staan.

In een beginnend team is het niet raadzaam om ‘spannende’ reflectie onderwerpen te behandelen, tenzij de situatie daar om vraagt.

Voorbeelden

We hebben een aantal mogelijke vragen opgesomd die je kan gebruiken om je eigen vragen te bedenken. We nemen hierbij als context dat je onderdeel bent van een verbeterteam en dat jullie de afgelopen 2 maanden hard hebben gewerkt om de klant tevreden te stellen.

  1. waarom moesten (of wilden) we zo hard werken;
  2. hadden we kunnen voorkomen dat de klant ontevreden is geworden;
  3. hoe uit jij je als ontevreden bent over een leverancier (dit zegt iets over je voorkeursstijl van conflicten);
  4. welke vorm van communicatie was in ons team het meest aanwezig;
  5. in welke mate hebben we planmatig gewerkt en hoe belangrijk is;
  6. wat waardeer je aan je teamgenoten qua samenwerking en waarom;
  7. welk rapportcijfer (1-10) geef je op de vragen;
    1. hoeveel Plezier heb je gehad gedurende deze 2 maanden;
    2. hoe Trots ben je op het werk wat je geleverd hebt;
    3. hoe Trots ben je op het bedrijf waarvoor je werkt.

Zorg tijdens een reflectie-bijeenkomst voor iemand die het proces (tijd, inhoud en inbreng deelnemers) bewaakt.