Wat is continuous improvement?
Wellicht een open deur maar toch goed om even mee te starten: Continuous improvement is een voortdurend proces van het identificeren, analyseren en stapsgewijs verbeteren van systemen, processen, producten of diensten.
Het doel ervan is om de efficiëntie te vergroten, de kwaliteit te verbeteren en waarde te leveren, terwijl verspilling, variatie en defecten worden geminimaliseerd.
Het continuous improvement proces wordt aangedreven door voortdurende feedback (intern en vanuit klanten), samenwerking en data (feiten).
Lean, Six Sigma, Operational Excellence en Total Quality Management zijn onderwerpen die vaak gerelateeerd worden aan continuous improvement. Synoniemen zijn Kaizen, continu verbeteren en verbetermanagement.
Mindset
Continuous improvement staat ook bekend als ‘Kaizen’ in Japan, waar het concept zijn oorsprong vond. Kaizen betekent letterlijk ‘verandering ten goede’. Het gaat om het constante streven naar verbetering door het identificeren van inefficiënties, het oplossen van problemen en het optimaliseren van processen.
Besef dat het veel meer is dan tools of manieren om te verbeteren. Een belangrijk en vaak lastig element is de mindset (cultuur, gedrag).
De mindset is er een van collectieve verantwoordelijkheid en participatie. Het moedigt alle leden van een organisatie aan om bij te dragen aan verbeterprocessen, ongeacht hun positie. Het idee is dat iedereen waardevolle inzichten kan bieden over hoe dingen beter kunnen. Onderzoek van Syndey Yoshida laat dit mooi zien (zie afbeelding).
Leiderschap
Belangrijk is dat leidinggevende beseffen dat ze een cruciale rol spelen in het op gang brengen en houden van continuous improvement.
Het vraagt ook vaak nieuwe vaardigheden van leidinggevenden, denk aan
- zorgen voor een cultuur waar fouten gemaakt mogen worden. Fouten zijn leermomenten en moeten gebruikt worden om het proces en de werkinstructies en de training te verbeteren
- coachen, begeleiden en motiveren van medewerkers in plaats van instrueren
- medewerkers ‘uitdagen’ om te met suggesties te komen om het werk makkelijker, veiliger, sneller en leuker te maken.
- goed kunnen luisteren, doorvragen en samenvatten.
- empathisch, geduldig
- vertrouwen creeeren
- laten zien of merken dat ze ook niet alles weten; kwetsbaar opstellen
- doelgericht maar wel beseffen dat er meer is dan alleen het doel
Hoe pak je Continuous improvement aan?
Laten we beginnen met 1 verbetering:
- zorg dat je weet wat de klant verwacht
- als je dat weet, weet je ook wat de klant niet verwacht. Simpel gezegd noemen we dat verspillingen of waste
- door het werkproces in kaart te brengen kan je in het proces aangeven waar die verspillingen zitten
- haal vervolgens eerst 1 verspillingen weg en gebruik daar de PDCA aanpak voor
- daarna pak je de volgende op etc, zie afbeelding
De moeilijkheid is in het begin om voldoende tijd te nemen om het echte probleem goed te doorgronden. De PDCA aanpak helpt daarbij. Weet dat onderzoek laat zien dat 85% van het top-management vindt dat hun organisatie niet goed is in het oplossen van problemen.
De echte uitdaging is om die tijd te blijven maken om zo voortdurend te blijven verbeteren. Denk bij tijd aan een paart uurtjes per week.
Een krachtige manier om voldoende aandacht voor continuous improvement te blijven houden is de Dagstart. Het team komt dagelijks maximaal 10 minuten bij elkaar om de voortgang te bespreken. De Dagstart is de motor voor teamontwikkeling en de bron voor verbeter-suggesties.
Maar er is meer. Hierna hebben de we kritische succesfactoren op een rij gezet.
Succesfactoren continuous improvement
Onderstaande afbeelding laat zien wat de rol van het MT is. Initieren maar vooral ook op gang houden. Zie ook de organisatie belangen en de persoonlijke belangen in de afbeelding.
Als laatste hebben we 20 succesfactoren opgesomd.
1 | Het MT initieert en benoemt de “sense of urgency’ voor het verbeter-traject en koppelt dit aan de visie en strategie. Bij voorkeur vertaald in een aansprekend veranderverhaal |
2 | Het MT heeft een “Leidende coalitie” benoemd en de besturing van het verbeter-traject geregeld inclusief bijpassend doelen en KPI’s |
3 | Er is een verbeterproces en verbetermethode |
4 | Er zicht op de huidige en gewenste verbetercultuur |
5 | Er is zicht op het Verandervermogen van de organisatie en de teams |
6 | Er is zicht op de Verandercapaciteit van de organisaties en de teams |
7 | Het verbeter-traject is zichtbaar binnen de organisatie. Successen worden actief gedeeld. |
8 | Er is ‘Eigenaarschap’ bij de teams |
9 | Er zijn spontane Ambassadeurs |
10 | Er is kennis over het onderwerp verbeteren (kunnen herkennen van verbeter-mogelijkheden en de aanpak van een individuele verbetering) |
11 | De kwaliteiten van de leidinggevenden zijn passend bij dit traject (coachend, transformationeel, gericht op verbeteren) |
12 | Er is zicht op de volwassenheid van elk team |
13 | Er is een klantgerichte houding en er is alertheid (‘customer centric’) |
14 | Er is actueel zicht op de status van alle verbeteringen per team en op organisatieniveau. Alle medewerkers hebben zicht op alle verbeteringen (transparantie). |
15 | Er is voldoende tijd om te kunnen verbeteren |
16 | Het verbeter-traject is primair gericht op Leren, Ontwikkelen en Experimenteren. Secundair op het verbeteren van prestaties. |
17 | Het MT laat regelmatig zien dat verbeteren belangrijk is en gewaardeerd wordt |
18 | Het MT stelt prioriteiten en zorgt dat teams onderling samenwerken aan de juiste verbeteringen. |
10 | Het gedrag dat je wil zien van MT, management en medewerkers is benoemd. |
20 | Er is een gericht actieplan om de bevindingen bij punt 3 tm 19 te verbeteren en regelmatig te evalueren hoe deze punten er voor staan (monitoring). |
Extra | Verbeteren staat in de functie-profielen van alle medewerkers |
Resultaten onderzoek
Recent uitgevoerd onderzoek laat zien dat de eigen inschatting (van de individuele invuller) qua bekwaamheid op het vlak van Verbeteren wordt ingeschat met een 7,7 terwijl men de organisatie scoort met een 6,2 als het gaat om de aanpak van verbeteringen.
Verandermanagement en Continuous improvement
De meest genoemde aspecten door de respondenten in datzelfde onderzoek om de 6,2 te verhogen gaan over:
- het meekrijgen van medewerkers,
- het motiveren/stimuleren van mensen om buiten de primaire werkzaamheden bezig te zijn met verbeteren.
- zorgen dat verbeteren onderdeel wordt van de bedrijfscultuur
Kennis over en aandacht voor het vakgebied Verandermanagement biedt hiervoor de antwoorden, zoals staat beschreven in dit ebook.
Highlights van het boek:
- lekker geschreven a.d.h.v. cases
- gaat goed in op hoe een probleem aangepakt moet worden
- heldere improvement-loop op blz 38
- ook in dit boek ontbreekt de rol van de leider niet; hier terecht genoemd coach; en uitgewerkt hoe dit moet plaatsvinden (blz 60)
- plus een duidelijke uitleg hoe continu verbeteren een blijvend succes kan worden
Auteur(s): Joakim Ahlstrom
Aantal pagina’s: 128
ISBN: 9780071835237
Your organizational transformation begins here!Comprehensive, detailed, and easy to read and understand, How to Succeed with Continuous Improvement takes you through a real-life case study of one organization’s journey to a world-class continuous improvement process.
Joakim Ahlstrom-one of the world’s most respected continuous improvement experts-serves as your coach. He first helps you decide whether you want to embark on the continuous improvement journey and takes you through the entire process step by step, all the way through generating remarkable business results with his unique methods.
In each chapter, Ahlstrom describes a specific stage of the transformation story and provides a clear analysis of each one to help you apply his methods in your own company. In no time you’ll grasp all the concepts you need to know. How to Succeed with Continuous Improvement covers it all, including: How to shift mindsets and behaviors using the often neglected practice of coachingCommon pitfalls to help you plan out how you will apply the principles and practicesUsing six-legged spiders and fishy diagrams to achieve measurable resultsWays to avoid Watermelon key performance indicators that often mask the truth Ahlstrom explains rational behind all the methods in the book-the results they produce, and why-and offers practical advice on how to get full input from everyone involved. Ahlstrom concludes the book with a chapter offering a current-state analysis tool and a simple template to apply in your company.
If you’re seeking to design and launch a continuous improvement program, How to Succeed with Continuous Improvement is the first book you should turn to-and it’s the last one you’ll ever need! Praise for How to Succeed with Continuous Improvement Using a story he lived through, Joakim vividly brings to life for us the transformation from a mediocre top-down organization depending on a few internal experts for its survival to a high performance organization of empowered employees engaged in continuous improvement. -Jeffrey Liker, bestselling author of The Toyota Way
This succinct book packs an enormous amount of wisdom and experience into an entertaining fast read. It gives a clear roadmap for any leader to implement a strong continuous improvement program in his or her unit. Highly recommended! -Alan G. Robinson, Professor of Management, University of Massachusetts and author of Corporate Creativity and Ideas are Free