Ik heb geen tijd om te verbeteren

Heb jij ook onvoldoende tijd om verbeteringen in jouw team te realiseren?

Zijn jullie al druk genoeg om het dagelijkse werk afgerond te krijgen?

Je bent dan niet de enige manager die dit probleem heeft.

Maar wat is de werkelijke oorzaak van dit tijdgebrek? En vooral wat zijn mogelijke oplossingen?

Wat is het probleem?

Waarom is er geen tijd is om te verbeteren? Om deze vraag te beantwoorden moeten we eerst benoemen wat de 3 hoofdtaken van een manager zijn:

  1. zorgen dat het dagelijkse werk gedaan wordt
  2. medewerkers ontwikkelen
  3. verbeteren zodat het dagelijkse werk makkelijker, veiliger, sneller of leuker wordt

Opvallend is dat in gesprek met managers punt 2 en 3 zelden direct als hun verantwoordelijkheid worden genoemd. Na uitleg bevestigen ze dat dit inderdaad onderdeel is van hun werk. Dit is al een belangrijke winst om verder te gaan met de vraag waarom er geen tijd is om te verbeteren. Het betekent trouwens ook dat er nog nooit op deze 3 doelen door hoger-management is gestuurd!

De volgende stap is om het echte probleem te achterhalen

Er kan natuurlijk echt geen tijd zijn of tijdelijk kan er geen tijd zijn om te verbeteren. Of de manager geeft er geen prioriteit aan. Dat laatste kan ook komen omdat hoger-management geen prioriteit aan gestructureerd verbeteren geeft.

En er kan een situatie zijn dat de betreffende manager eigenlijk te weinig kennis of affiniteit heeft met verbeteren.

Een gedegen verkenning en analyse is noodzakelijk om te bepalen wat de mogelijke oplossing voor dit tijdgebrek is. De volgende afbeelding laat de hiervoor beschreven situaties schematisch zien.

geen tijd om te verbeteren Coimbee

Wat zijn de mogelijke oplossingen?

Mogelijke oplossingen (in willekeurige volgorde)

  1. Continu Verbeteren onderdeel maken van het Performance Management Systeem; opnemen in het management contract
  2. (tijdelijk) extra capaciteit inzetten (verbeteringen doen en dan extra capaciteit wegnemen)
  3. training, opleiding
  4. begeleiding, coaching
  5. verbeterproject starten om tijd te creëren
  6. focus op kleine verbeteringen (waar wel tijd voor is of tijd voor te maken is)
  7. wachten tot er tijd is
  8. stoppen met Continu Verbeteren cq tijdelijk stoppen en prioriteit bespreken met hoger management
  9. sense of urgency en veranderverhaal bepalen en communiceren
  10. eenvoudige verbeteringen doen, ervaring op doen, succes boeken en succes vieren (vertrouwen creëren)
  11. cursus/training Time-management en/of Delegeren

Vervolgens hebben we deze mogelijke oplossingen gerelateerd aan de beschreven oorzaken. Duidelijk is dat de categorie ‘drog-reden’ een lastige is om op te lossen. Het WWK-model is hierbij behulpzaam.

Note: tijdelijk geen tijd voor verbeteren betekent dat je aangeeft dat verbeteren eigenlijk niet belangrijk is.

Deze tijdelijk stop zal vermoedelijk tot gevolg hebben dat medewerkers minder tijd aan verbeteren willen en zullen gaan besteden als je bijvoorbeeld 3 maanden later aangeeft dat er wel weer tijd is. Want hoe belangrijk is verbeteren dan eigenlijk, zullen medewerkers denken.

Organisaties die toe zijn aan de volgende stap in verbeteren

Zodra er tijd is gaat het verbeterproces lopen. Door dit te doen word je er vanzelf beter in en bouw je een gewoonte (routine) op en wordt verbeteren een onderdeel van het dagelijkse werk en is het dus geen activiteit meer die wordt gedaan als er tijd over is.

Belangrijk is dat ook andere teams dit gaan doen. Want op een bepaald moment zijn de makkelijkere verbetering op en kunnen de moeilijkere verbeteringen alleen opgepakt worden als andere teams ook mee doen (lees tijd hebben om te verbeteren).

Routine ontwikkelen

Natuurlijk moet verbeteren onderdeel zijn van het dagelijkse werk. En je moet je daarin trainen. Maar dat is kip-ei situatie. Door het doen word je beter en ontstaat er een nieuwe gewoonte (routine). Het gaat om SMS en RRR zoals in dit kennisartikel staan beschreven.

continu verbeteren maturity model

Tips om verbeteren een dagelijkse routine te maken

  1. houd de verbetering klein, bijvoorbeeld maximaal 2 uur
  2. doe elke week 1 kleine verbetering (zie WIP-limiet) en maak de lijst met verbeteringen visueel bijvoorbeeld via het digitale verbeterbord van Coimbee (zie afbeelding)
  3. boek succes, creeer vertrouwen en doe een iets grotere verbetering
  4. houd het doel en de bijhorende prestatie-indicatoren van het team voorlopig hetzelfde
  5. reflecteer bijvoorbeeld 1 x maand op wat bereikt is en vooral hoe dat bereikt is
  6. zoek een maatje, net zoals een maatje voor de sportschool, waarmee je af en toe ervaringen kan uitwisselen en elkaar kan oppeppen.
coimbee actielijst

Online webinar

Schrijf je ook in voor ons webinar

Onderwerp: Hoe kan je lijnmanagers en medewerkers motiveren en stimuleren om blijvend te verbeteren?

  • 3 februari 2022
  • 13:30 begintijd
  • 14:30 eindtijd