Heb jij ook onvoldoende tijd om verbeteringen in jouw team te realiseren?

Zijn jullie al druk genoeg om het dagelijkse werk afgerond te krijgen?

Je bent dan niet de enige die dit probleem heeft.

Maar wat is de werkelijke oorzaak van dit tijdgebrek? En vooral wat zijn mogelijke oplossingen?

Wat is het probleem?

Waarom is er geen tijd is om te verbeteren? Om deze vraag te beantwoorden moeten we eerst benoemen wat de 4 hoofdtaken van een manager zijn:

  1. zorgen dat het dagelijkse werk gedaan wordt
  2. medewerkers ontwikkelen
  3. weten wat er speelt bij medewerkers, klanten en de markt
  4. verbeteren zodat het dagelijkse werk makkelijker, veiliger, sneller of leuker wordt

Opvallend is dat in gesprek met managers punt 2 tm 4 zelden direct als hun verantwoordelijkheid worden genoemd. Na uitleg bevestigen ze dat dit inderdaad onderdeel is van hun werk. Dit is al een belangrijke winst om verder te gaan met de vraag waarom er geen tijd is om te verbeteren. Het betekent trouwens ook dat er nog nooit op deze 4 doelen door hoger-management is gestuurd!

De volgende stap is om het echte probleem te achterhalen

Er kan natuurlijk echt geen tijd zijn of tijdelijk kan er geen tijd zijn om te verbeteren. Of de manager geeft er geen prioriteit aan. Dat laatste kan ook komen omdat hoger-management geen prioriteit aan gestructureerd verbeteren geeft.

En er kan een situatie zijn dat de betreffende manager eigenlijk te weinig kennis of affiniteit heeft met verbeteren.

Een gedegen verkenning en analyse is noodzakelijk om te bepalen wat de mogelijke oplossing voor dit tijdgebrek is. De volgende afbeelding laat de hiervoor beschreven situaties schematisch zien.

geen tijd om te verbeteren

Wat zijn de mogelijke oplossingen?

Mogelijke oplossingen (in willekeurige volgorde)

  1. Continu Verbeteren onderdeel maken van het Performance Management Systeem; opnemen in het management contract
  2. (tijdelijk) extra capaciteit inzetten (verbeteringen doen en dan extra capaciteit wegnemen)
  3. training, opleiding
  4. begeleiding, coaching
  5. verbeterproject starten om tijd te creëren
  6. focus op kleine verbeteringen (waar wel tijd voor is of tijd voor te maken is)
  7. wachten tot er tijd is
  8. stoppen met Continu Verbeteren cq tijdelijk stoppen en prioriteit bespreken met hoger management
  9. sense of urgency en veranderverhaal bepalen en communiceren
  10. eenvoudige verbeteringen doen, ervaring op doen, succes boeken en succes vieren (vertrouwen creëren)
  11. cursus/training Time-management en/of Delegeren

Duidelijk is dat de categorie ‘drog-reden’ een lastige is om op te lossen. Het WWK-model en de inzichten vanuit OBM zijn hierbij behulpzaam.

tijd om te verbeteren

Note: tijdelijk geen tijd voor verbeteren betekent dat je aangeeft dat verbeteren eigenlijk niet belangrijk is.

Deze tijdelijk stop zal vermoedelijk tot gevolg hebben dat medewerkers minder tijd aan verbeteren willen en zullen gaan besteden als je bijvoorbeeld 3 maanden later aangeeft dat er wel weer tijd is. Want hoe belangrijk is verbeteren dan eigenlijk, zullen medewerkers denken.

Wat wordt van een manager verwacht?

Geen tijd om te verbeteren heeft zoals eerder aangestipt, vaak ook te maken met wat er van een manager (en het team) verwacht wordt. Als de taakopvatting is dat de focus alleen op het dagelijkse werk moet liggen dan is het logisch dat er geen andere zaken worden opgepakt.

De afbeelding laat zien wat de taken van een manager zijn op hoofdlijnen.

taken van een manager coimbee

Wat is de volwassenheid van een team?

Geen tijd om te verbeteren heeft natuurlijk ook te maken met de volwassenheid van een team. Een beginnend team of een team met grote achterstanden is iets heel anders dan een team waar de zaken soepel verlopen.

Het bijgevoegde model laat zien welke 5 volwassenheidniveaus er kunnen zijn in een team.

Per niveau is aangeven wat kenmerken zijn. Bijvoorbeeld bij niveau 1 is nauwelijks een planning, zijn er veel issues en is de werkdruk hoog. Verbeteren is nauwelijks mogelijk (terwijl het heel hard nodig is).

team volwassenheid Coimbee en betrokkenheid

Organisaties die toe zijn aan de volgende stap in verbeteren

Zodra er tijd is gaat het verbeterproces lopen. Door dit te doen word je er vanzelf beter in en bouw je een gewoonte (routine) op en wordt verbeteren een onderdeel van het dagelijkse werk en is het dus geen activiteit meer die wordt gedaan als er tijd over is.

Belangrijk is dat ook andere teams dit gaan doen. Want op een bepaald moment zijn de makkelijkere verbetering op en kunnen de moeilijkere verbeteringen alleen opgepakt worden als andere teams ook mee doen (lees tijd hebben om te verbeteren).

Routine ontwikkelen

Natuurlijk moet verbeteren onderdeel zijn van het dagelijkse werk. En je moet je daarin trainen. Maar dat is kip-ei situatie. Door het doen word je beter en ontstaat er een nieuwe gewoonte (routine). Het gaat om SMS en RRR zoals in dit kennisartikel staan beschreven.

continu verbeteren maturity model

Tips om verbeteren een dagelijkse routine te maken

  1. houd de verbetering klein, bijvoorbeeld maximaal 2 uur
  2. doe elke week 1 kleine verbetering (zie WIP-limiet) en maak de lijst met verbeteringen visueel bijvoorbeeld via het digitale verbeterbord van Coimbee (zie afbeelding)
  3. boek succes, creeer vertrouwen en doe een iets grotere verbetering
  4. houd het doel en de bijhorende prestatie-indicatoren van het team voorlopig hetzelfde
  5. reflecteer bijvoorbeeld 1 x maand op wat bereikt is en vooral hoe dat bereikt is
  6. zoek een maatje, net zoals een maatje voor de sportschool, waarmee je af en toe ervaringen kan uitwisselen en elkaar kan oppeppen.
  7. houd als manager van een aantal teamleiders, elke week een voortgangsoverleg van 15 minuten met elke teamleider over de lopende verbetering (dit zorgt voor routine en je laat zien dat verbeteren belangrijk is).

Als je een verbetering niet klein (max 2 uur) kan houden dan doorloop je bij voorkeur de PDCA cyclus, zodat je het probleem in 1 keer en blijvend oplost (zie dit onderzoek).

De volgende afbeelding geeft een indicatie van de benodigde tijd per soort verbeteringen (klein tm groot).

Zie dat het verzamelen van data relatief veel tijd kost, maar wees bewust dat die tijd nodig is om tot een goede ‘root-cause’ te komen.

tijd om te verbeteren