PDCA checklist voor succesvol continu verbeteren (kaizen)

PDCA cyclus

De PDCA checklist zorgt voor succesvolle verbeteringen

Bij continu verbeteren gaat het om het benutten van de kennis en ideeen van medewerkers zodat er een continue stroom van verbeter-suggesties ontstaat.

Een ander belangrijk onderdeel is het succesvol realiseren van die verbeter-suggesties. Want als de suggesties niet opgepakt worden komen er geen nieuwe. Maar ook als ze niet succesvol gerealiseerd worden komen er geen nieuwe verbeter-suggesties.

In deze lijst met 15 succesfactoren wordt onder andere het volgende genoemd:

  • een heldere aanpak van een verbetering (nr. 7)
  • een coachende stijl van leidinggeven (nr. 11)

Een heldere aanpak is bijvoorbeeld de Plan-Do-Check-Act cyclus, ook wel de Deming-circle genoemd. In bijlage A zijn de onderdelen van de PDCA-cyclus verder uitgewerkt.

De basis van de PDCA-cyclus is dat je veel cycli doet, verbetert en daarvan leert en zo dichter bij het einddoel komt.

De coachende stijl gaat over de wijze waarop een verbeterteam (wat dus a.d.h.v. de PDCA-cyclus aan de slag is) begeleid wordt door de manager. In het kort betekent dit dat de manager meer een coach is dan iemand is die antwoorden geeft. Van antwoorden leert het verbeterteam immers niet zo veel. Het boek van Mike Rother is hiervoor zeer aan te raden.

Het definiëren van het probleem wat opgelost moet worden blijkt volgens onderzoek een veelvoorkomend probleem te zijn. In bijlage B staan oplossingen om dit te verbeteren

Ondersteuning bij continu verbeteren (kaizen)

Via de Coimbee Toolbox worden verbeter-teams en managers perfect ondersteund bij de succesvolle realisatie van verbeteringen. De focus ligt voor de manager op verbeteringen die niet volgens plan verlopen. Elk verbeter-team heeft zijn eigen PDCA-checklist en kan zo gestructureerd en gedocumenteerd aan de slag. De volgende video laat zien hoe dit werkt.

Resultaten Continu Verbeteren met de COIMBEE Toolbox

Het aantal bedrijven, dat de COIMBEE Toolbox gebruikt is groeiend. Ook het aantal verbeteringen wat elk van die bedrijven vastlegt en oppakt is groeiend, zoals onderstaande afbeelding laat zien.

“Wij zien zeker de voordelen van de Toolbox, het is overzichtelijk en makkelijker te gebruiken dan onze oude verbeterlijst in Excel. Het onderwerp verbeteren is met de Toolbox ook beter bespreekbaar te maken, ook omdat het visueel is en aanspreekt”
Thirza
Teamleider
continu verbeteren resultaten COIMBEE

Wil je weten hoe dit team de volgende resultaten heeft geboekt?

Plezier in het werk van 6,8 naar 7,5

Productiviteit 18% toegenomen

Klik dan hier voor het volledige artikel.

 

Wil je zelf de Coimbee Toolbox uitproberen?

Vul dan je gegevens in en je kan direct aan de slag

Bijlage A   PDCA activiteiten

StapActieCheck
1Definieer het probleemProbleem duidelijk 
  Team compleet 
  VOC en Value duidelijk 
  Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned) 
    
2Verzamel de feitenOp de werkvloer zelf gezien wat het probleem is 
  Meten van de feiten 
  Schets het proces (Value Stream Map) 
    
3Analyseer de feitenAnalyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat  
    
4Genereer oplossingenGenereer oplossing bv via een brainstorm 
  Kies de oplossing 
    
5ImplementeerMaak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord. 
  Realiseer en implementeer 
6Controle en borgingControleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden 
  Zorg voor standaards 
  Leer en evalueer 

Elke verbetering zorgt voor betere prestaties en dat er geleerd wordt. Ook neemt plezier en betrokkenheid toe. Continu verbeteren zorgt ook voor teamontwikkeling.

PDCA cyclus

De PDCA checklist helpt om problemen blijvend op te lossen.

 

Het digitaal verbeterbord maakt in 1 oogopslag duidelijk  in welke fase elk verbeter-idee zicht bevindt.

 

Met deze 15 succesfactoren wordt continu verbeteren ook binnen uw organisatie een succes.

Bijlage B Hoe je beter het probleem kan definiëren

De oorspronkelijke bedenker van de PDCA cyclus is Walter A. Shewhart (1939). 

In de jaren vijftig ontwikkelde William Edwards Deming door op het eerdere werk van Walter A. Shewhart en ontwikkelde zo de PDCA cyclus. 

Zelf heeft Deming hem ook altijd de Shewhart-cirkel of PDSA-cyclus genoemd. Vaak wordt beweerd dat Deming zelf de term ‘Study’ van Shewhart heeft vervangen door de term ‘Check’ omdat dit beter aansluit bij de bedoeling van die stap. Dit is onjuist. Die verandering is door een Japanner doorgevoerd. Welke Japanner is niet bekend.

De PDCA cyclus staat voor de afkorting van de vier belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check en Act.

Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. De indeling komt voort uit het wetenschappelijke proces zoals dat door Francis Bacon (Novum Organum, 1620) werd geformuleerd: hypothese – experiment – evaluatie.

Het benoemen van het probleem wat opgelost moet worden is een belangrijke stap en vergt vaak meer tijd dan in eerste instantie is bedacht. Veel voorkomend is dat er al in oplossingen gedacht wordt zonder dat het probleem en de feiten zijn geanalyseerd.

De 5W1H (Kipling methode) helpt hierbij: wat, waar, wanneer, waarom, wie, hoe vaak

Ook de A3 tool is een zeer krachtige manier om problemen gestructureerd op te lossen. De A3 tool is een invulling van PDCA. Het is sterk visueel en gericht op een goede communicatie.

Zo herken je een goede probleem-definitie

  • Je mag er geen ‘Ja’ of ‘Nee’ op kunnen antwoorden
  • Het bevat maar één centraal thema (anders meerdere definities)
  • Voor een buitenstaander in één keer te begrijpen
  • Niet persoonlijk
  • Identificeert een eigenaar (probleem hebber)
  • Geeft een duidelijke scope (bv. proces, tijd, etc.)
  • Geeft helderheid over de consequenties

Andere uitdagingen bij het hanteren van de PDCA cyclus

1. het goed definiëren van het probleem en achterhalen van de feiten kosten tijd. Terwijl tijd beperkt aanwezig is binnen veel bedrijven. Het gevaar is dat er dan halfbakken oplossingen komen die tijdelijk fungeren, maar na verloop van tijd steekt het echte probleem toch weer de kop op.

2. de PDCA cyclus heet eigenlijk PDSA cyclus. De S staat daar voor Study. En dat is de essentie: elke stap die je doet is eigenlijk een experiment om dichter bij het doel (de gewenste toestand) te komen. Elk stap wordt afgesloten met de belangrijkste vraag “wat hebben we geleerd”. Met andere woorden, het probleem hoeft niet in 1 keer te worden opgelost, maar elke stap moet je wil dichter bij de oplossing brengen.

3. het vinden van de kern-oorzaak is vaak lastiger dan je denkt. Het probleem voor “de lift die te langzaam gaat” is niet een snellere lift, maar een spiegel in de lift (langzaam was namelijk niet het probleem, maar het probleem was dat mensen zich in de lift verveelden). De visgraat aanpak is bedoeld om aan de hand van mogelijke oorzaken te komen tot de kern-oorzaak (“root-cause’) zodat de echte oorzaak van het probleem blijvend wordt weggenomen.

4. maak het oplossen van problemen geen managers ding. Of erger nog is het oplossen van problemen beleggen bij een staf-afdeling. De medewerkers op de vloer weten exact wat er speelt. Door deze medewerkers te betrekken neemt de kwaliteit van de oplossing toe en tevens neemt het draagvlak (acceptatie) voor de oplossing toe. Gunstig voor de Effectiviteit van de oplossing wat die is volgens de wet van Maier: E = K * A.

5. Geen data beschikbaar

Om een goede analyse te maken is data nodig. Het ontbreken van data kan tot gevolg hebben dat er oplossingen worden verzonnen vanuit de onderbuik. Dr. W. Deming (hij heeft de PDCA cyclus groot gebruikt heeft mooie uitspraken gedaan, waaronder deze ” In God we trust, all others must bring data”).

6. Analytische vaardigheden ontbreken

Om een goede analyse te kunnen maken is bijvoorbeeld basiskennis van statistiek nodig. Het ontbreken van deze vaardigheden betekent dat de kans kleiner wordt dat de achterliggende oorzaak wordt achterhaald.

Share this:
Comments are closed.