Slimmer werken of harder werken?
De huidige schaarste en de nooit stilzittende concurrentie dwingen organisaties om optimaal te presteren. Dit doe je bij voorkeur niet door medewerkers harder te laten werken maar door er voor te zorgen dat medewerkers slimmer werken.
Die prestaties van medewerkers hangen onder andere af van de organisatiestructuur, de doelen en de mate van samenwerking. En natuurlijk van de individuele kwaliteiten.
De samenstelling van teams en hoe deze teams samenwerken is cruciaal voor het succes van jouw organisatie.
De prestaties van teams kunnen omhoog door harder te werken, maar beter is het om slimmer te werken.
- Maar welke aspecten zijn bepalend om teams slimmer te laten werken?
- Hoe presteren teams eigenlijk op aspecten anders dan die harde en concrete doelen zoals productiviteit, doorlooptijd en kosten?
- Hoe gebruik je de sterkte in team A om team B beter te laten presteren?
- Hoe zorg je ervoor dat de silo’s en eilandjes binnen jouw organisatie beter gaan samenwerken?
Aanpak om de prestaties van alle teams te verbeteren
Stel je hebt 15 teams dan is de totale tijd om onderstaande te regelen:
- Eenmalig stap 1 en 2 is 4 a 12 uur afhankelijk van het aantal aspecten wat je wil gebruiken
- Het scoren van de 15 teams doen de teams zelf in nog geen uur
- Het bespreken van de resultaten en de akties bepalen is in maximaal 2 uur gedaan
De voordelen zijn betere samenwerking, meer transparantie, van elkaar kunnen leren, beter presterende teams en medewerkers die meer tevreden zijn met hun werk. En niet te vergeten de toegenomen klant-tevredenheid.
Met deze aanpak leg je de basis voor Operational Excellence, aangenomen dat de gekozen aspecten hierbij passend zijn.
Stap 1 Aspecten bepalen
In het MT worden de aspecten bepaald die gemeten moeten worden. Voorbeelden van die aspecten zijn
- in welke mate de strategie bekend is bij de medewerkers
- in welke mate de kernwaarden bekend zijn bij de medewerkers
- in welke mate processen zijn beschreven
- in welke mate er werkinstructies zijn
- in welke mate is er stuurdata beschikbaar
- in welke mate voelen medewerkers zich veilig
De lijst met aspecten kan je zo lang en uitgebreid maken als je zelf wil, zolang ze maar relevant zijn.
Stap 2 Normen bepalen
Bepaal per aspect de normen. Handig is om hier 5 gradaties in te onderkennen.
Als we het aspect Strategie als voorbeeld nemen dan zou de normering als volgt kunnen luiden:
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| er is geen bedrijfsstrategie (volgens de invuller) | er is geen vastgelegde bedrijfsstrategie | de vastgelegde bedrijfsstrategie is niet duidelijk gecommuniceerd naar alle medewerkers in dit team | de vastgelegde bedrijfsstrategie is duidelijk gecommuniceerd naar alle medewerkers in dit team | alle medewerkers in dit team kennen de strategie cq weten waar ze de bedrijfsstrategie kunnen opzoeken |
Stap 3 Teams scoren
Elk team krijgt een lijst met aspecten en normen en kan dan eenvoudig zijn/haar team scoren. Natuurlijk is er voorafgaand een korte toelichting over de opzet, aanpak en het doel.
Stap 4 Resultaten bespreken
Alle teams kunnen nu gezamenlijk in een overzicht geplaatst worden zodat opvallende aspecten besproken kunnen worden. Het bespreken van de resultaten gebeurt bij voorkeur met de betreffende ‘teamleiders’ gezamenlijk zodat ze elkaars resultaten zien en zodat ze weten of en hoe ze elkaar kunnenhelpen.
Stap 5 Akties afspreken
Kies niet teveel akties om tegelijk aan te pakken en bekijk ook of en hoe de aspecten elkaar wederzijds beinvloeden.
Stap 6 Monitoren voortgang
Houd zicht op de voorgang. Geef steun indien een team te weinig vooruitgang boekt. En herhaal de meting na 6 of 12 maanden.
Hoe helpt deze aanpak bij ‘slimmer werken’?
Door dat er zicht is op alle aspecten die bepalend zijn voor succesvolle teams weet elk team of en waar het kan verbeteren.
Deze genoemde aspecten zijn, mits goed gekozen, allemaal voorwaarde-scheppend voor optimale prestaties. Laten we het eerder in dit kennisartikel genoemde aspect Strategie nemen. Stel dat in 1 of meerdere teams daar onvoldoende op wordt gescoord dan is het logisch dat medewerkers geen verbeter-suggesties bedenken die passend zijn bij de Strategie (want die kennen ze niet of onvoldoende).
Team performance review in Coimbee
Vanaf versie 5.0 bevat Coimbee alles om bovenstaande werkwijze toe te passen. Meer informatie over deze Team Performance Review mogelijkheden staan hier op onze website.
Onderstaande afbeelding is van een fictief bedrijf met fictieve teams. Het gaat om de opzet.
In een online demonstratie laten we graag de werking zien.
Of doe mee aan met ons volgende webinar.
