Productiviteit van mijn team verhogen
Goed dat je aan de slag wil om de productiviteit van jouw team te verbeteren.
De concurrentie zit namelijk niet stil, de technologie verandert en de klant verlangt (of eist) steeds meer. En de huidige schaarste dwingt je om productiever te worden.
Productiviteit verbeteren is het resultaat van een aanpak die door het gehele team gedragen wordt.
De oplossing is niet harder werken, het gaat om slimmer werken.
Een succesvol team is een wendbaar (agile) team met goede prestaties. En niet onbelangrijk, in een succesvol team zijn de medewerkers betrokken, hebben ze plezier in hun werk en verhogen ze hun persoonlijke productiviteit.
En als leidinggevende van zo’n team houd je tijd over om jouw team verder te ontwikkelen.
Wat vind je in dit kennisartikel over productiviteit?
In dit kennisartikel gaan we op de volgende aspecten die van belang zijn om de productiviteit te verbeteren:
- het doel van het team
- het belang van het meten en communiceren van resultaten
- de rol van leiding
En we sluiten af met een bewezen en praktische aanpak plus stappenplan om de productiviteit te verbeteren.
En we zijn ook kritisch: is productiviteit wel de juiste maatstaf om de prestaties van jouw team te meten?
Zelf aan de slag om de prestaties van jouw team te verbeteren?
Met dit gratis e-book kan je direct zelf aan de slag om de prestaties in jouw team te verbeteren.
Het stappenplan en de praktische tips helpen je op weg. De beschreven cases zijn bedoeld ter inspiratie. Moeilijk is het niet, het is een kwestie van “gewoon doen”.
Dit is het resultaat: hogere productiviteit, werkprocessen die beter lopen en een succesvol en goed presterend team.
De voordelen van goede team prestaties
- er is meer rust in het team
- klanten zijn tevreden
- hoger management is tevreden
- medewerkers hebben plezier in het werk
- er is ruimte voor de ontwikkeling van medewerkers
- minder ziekteverzuim en minder verloop
- meer verbeter-ideeen
Meten is weten
Bij veel teams is het niet 100% duidelijk wat de doelen zijn en de bijhorende prestaties. Dit is vaak al een belangrijke verklaring en oorzaak waarom medewerkers werkdruk ervaren.
Veel medewerkers zijn gebaat bij een helder (en liefst aansprekend) doel en een transparante meting van het resultaat. Inzicht in de persoonlijke productiviteit helpt medewerkers om bewust te worden of en waar het beter kan of moet. Kortom duidelijkheid.
Productiviteit van jouw team verhogen
De dagelijkse prestaties van jouw team, zoals hoeveelheid productie in geld en kwaliteit, zijn sterk afhankelijk van de samenwerking en de individuele kwaliteiten van medewerkers. Het doel van het team, de structuur van het team, hoe het team is georganiseerd en de onderlinge communicatie zijn belangrijke parameters voor een succesvol team.
In de huidige dynamische, volatiele en complexe omgeving waarin teams opereren gaat het ook om alertheid en wendbaarheid. Kortom kunnen inspelen op veranderingen.
Agile werken
Alertheid is gericht op het signaleren van kansen en wellicht bedreigingen. Dat kan zijn binnen het eigen bedrijf en buiten het bedrijf. Wat doen klanten en concurrenten? Wat betekent nieuwe wet- en regelgeving? Wat zijn technologische (ICT) ontwikkelingen die we kunnen gebruiken?
Als die alertheid voldoende is gaat het om het vertalen naar nieuwe werkwijze. Die wendbaarheid (agile werken) of flexibiliteit is noodzakelijk om continu aan te blijven sluiten bij de veranderende marktomstandigheden. Succesvolle teams zijn hier toe in staat.
Productiviteit verhogen begint op werkvloer
Als je snapt wat er werkelijk speelt en hoe de werkzaamheden gedaan worden ontstaat een goed beeld van mogelijke oplossingen. Zijn er standaard werkinstructies zodat iedereen hetzelfde werkt? Zijn er zaken die voor oponthoud zorgen, zoals machines, computers of printers? Moet je af en toe wachten op anderen in of buiten jouw team? Hoe onderscheidt de arbeidsproductiviteit van een succesvol team zich van die van een minder succesvol team?
Luister goed naar de ideeën van de medewerkers. Zij weten wat er speelt, wat sterke punten zijn, wat beter kan en wat beter moet. Benut hun kennis en kunde bij het bedenken, selecteren en realiseren van verbeteringen. De productie in geld gemeten vertoont een rechtstreekse relatie tot de inbreng van de meest succesvolle teams.
Wat zeggen de feiten?
Als je het werkproces goed beschrijft is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren. Een andere belangrijke stap is meten hoeveel tijd elke activiteit in het proces in relatie tot de hoeveelheid product kost. Hoelang duurt elke activiteit in het proces: Wat is de productiefactor per tijdseenheid?
Dit lijkt een tijdrovende klus, maar kan al heel simpel: pak een mobieltje, film het werk van een medewerker gedurende relevante momenten op de dag, zet elke handeling in een simpele spreadsheet inclusief de start- en stoptijden en de vaste tijden waarop de activiteit gebeurt.
Analyseer de feiten
Nu weet je hoelang elke activiteit duurt (vaak doe je dat in seconden) en kan je de vraag stellen of het terecht is dat een activiteit een bepaald aantal seconden duurt. Door de volgorde te veranderen, ideale vaste momenten op de dag te vinden voor bepaalde werkzaamheden, door ervoor te zorgen dat er betere afspraken gemaakt worden of door betere IT-oplossingen gaan de prestaties en de productiviteit, gegarandeerd in enkele weken omhoog. Productiviteitsstijging is het resultaat van een proces.
Zie als voorbeeld de grafiek van twee processen die eerst onder de norm presteerden en binnen enkele weken boven de norm presteerden. De stijging van 76 naar 105, betekende in deze case een vermindering in uren van 210 naar 150 per dag, dus een besparing van 60 uur per dag.
Productiviteit meten ? Een kritische kanttekening.
Een kanttekening bij het woord productiviteit is het volgende: een klant verlangt maar zelden dat een team of proces productief is. Wat een klant wil is dat een hoeveelheid producten geleverd worden tegen de laagste kosten, met de hoogste kwaliteit in de kortste doorlooptijd.
Productiviteit is veelal een manier om te laten zien hoe hard er gewerkt wordt (“hoeveel productie in geld gemeten er op een hele dag gedraaid wordt”) maar als de klant niet al die productie nodig heeft, is er dus teveel gemaakt. De maatstaf voor arbeid is dus niet altijd hoeveel productie in geld is gemaakt. Als de voorraden zich opstapelen is er dus onnodig gewerkt.
Ga met je team een goed gesprek aan en leg uit wat het verschil tussen productiviteit en doorlooptijd is.
Het belang van betrokken medewerkers
Dat betrokken medewerkers tot betere prestaties leiden mag algemeen bekend worden verondersteld. De volgende afbeelding laat zien welke aspecten nog meer positief worden beïnvloed indien medewerkers betrokken zijn.
Belangrijke vraag is natuurlijk hoe je zorgt dat medewerkers betrokken raken en blijven. Meer uitleg vind je in dit kennisartikel over de volgende aspecten die zorgen voor betrokken medewerkers:
- Aansprekend doel
- What’s in it for me
- Betrek medewerkers
- Sluit aan bij talent
- Boek succes
- Kaders
- Steun
Wat levert dat op?
Als je medewerkers betrekt ontstaan er meer ideeën hoe het werk beter, makkelijker, sneller of veiliger kan. Indien deze ideeën door de medewerkers zelf worden opgepakt ontstaan niet alleen beter gedragen verbeteringen maar wordt ook gewerkt aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Zij zullen namelijk moeten samenwerken, problemen analyseren, onderling communiceren en plannen moeten maken.
Om dit proces te ondersteunen gebruiken steeds meer bedrijven een digitale ideeënbus, zoals de Coimbee Toolbox
De keten is zo sterk als de zwakste schakel
Bij het verbeteren van de productiviteit (of doorlooptijd) moet gewaakt worden voor sub-optimalisatie. Anders gezegd de keten is zo sterk als de zwakste schakel. Dus als proces-stap A sneller gaat maar proces-stap B gaat niet sneller dan zal het gehele proces niet sneller gaan. Kortom als A sneller gaat moet ook B sneller.
Slim is het natuurlijk wel om eerst met het langzaamste onderdeel in het gehele proces te beginnen. Uit oogpunt van het opgang brengen van een verandering is het trouwens raadzaam om met de makkelijkste verbetering ( de meest beperkende productiefactor per tijdseenheid) te beginnen zodat medewerkers zien dat het werkt en dat geeft vertrouwen om de volgende verbetering aan te pakken. De sterke punten van het proces, zij het arbeid of kapitaal, kunnen in een later stadium aangepakt worden.
Rol van de manager heeft invloed op de productiviteit
Het verbeteren van de prestaties of productiviteit van een team kan niet zonder ook te kijken naar de rol van de manager. Hij/zij geeft richting aan de genoemde verbeteringen en stelt ruimte/tijd beschikbaar om te werken aan die verbeteringen. En de rol van de manager is om die verbeteringen te begeleiden als coach of facilitator, maar ook als aanjager en motivator.
De manager moet hiervoor kennis, kunde en ervaring hebben. Maar misschien is wel de grootste uitdaging voor de manager het vinden van tijd.
Tijd manager
De werkzaamheden van een manager bevatten op hoofdlijnen 4 belangrijke onderdelen:
- zorgen dat het dagelijkse werk wordt gedaan door het team; en dat betekent ook issues oplossen en knelpunten bespreken
- zorgen voor de ontwikkeling van medewerkers en dat ze goed in hun vel zitten
- continu verbeteren van processen, producten en diensten
- meedoen met projecten die door het top-management zijn bedacht
- en dan nog allerlei dagelijkse mails en vergadering.
Kortom een goed gevulde agenda met vaak weinig ruimte om te werken aan de verbetering van de prestaties en productiviteit van het team. Daarom is het zaak om gestructureerd, op vaste momenten en aan de hand van een bewezen plan te werken aan verbeteringen. En vooral klein beginnen, succes boeken en vertrouwen opbouwen om een grotere verbetering aan te pakken.
Begin je dag met de Dagstart
De praktijk leert dat de dagstart een perfecte basis is om de prestaties van een team te verbeteren. De dagstart vindt dagelijks plaats en duurt 10 minuten. Hier wordt de dag van gisteren besproken en er wordt besproken of er voor vandaag nog speciale zaken zijn.
Door de dagstart weten medewerkers beter wat er speelt en wat belangrijk is. En het is de motor voor het aandragen van verbeteringen omdat knelpunten hier besproken worden. Afwisselend kunnen ook praktische tips, time management tips en tips om je productiviteit te verhogen prima kort in de dagstart opgenomen worden.
Actieve overlegvorm
Doordat iedereen staand deelneemt is het een actieve overlegvorm. Met als ander voordeel dat niemand zich kan verschuilen en dat medewerkers elkaar feedback leren geven. Het bevordert tevens de autonomie (zelfredzaamheid) van het team. Begin je dag daarom met de dagstart.
Reflectie
Een belangrijke activiteit is reflectie. Het blijkt de persoonlijke productiviteit én die van een team significant te bevorderen. Plan deze reflectie gedurende het jaar op vaste tijden in. Medewerkers worden zich bewust van hun handelen en denken en overtuigingen. Het is een impuls om individueel en collectief te leren. Vragen die je kan stellen zijn:
- wat hebben we goed gedaan
- wat hebben we geleerd
- wat doen we de volgende keer anders
- Wat zijn onze sterke en zwakke punten
- wat houdt ons nog bezig
Reflectie hoeft niet saai te zijn, er zijn legio leuke en spannende werkvormen te vinden op het Internet. Op die manier kun je bijvoorbeeld ook time management tips en tips om je productiviteit te verbeteren uitwisselen.
Weerstand
“Iedereen wil veranderen, maar niemand wil veranderd worden”. De kern van deze uitspraak is duidelijk en dat betekent dat je bij het verbeteren van de prestaties en productiviteit in jouw team rekening moet houden met weerstand. En de beste manier is om die weerstand vooraf te voorkomen. Dit kan door medewerkers vroegtijdig te betrekken bijvoorbeeld bij het opstellen van het doel. Maar ook door ze mee te laten denken over wat er beter kan en ze vervolgens die verbeteringen laten realiseren.
Weerstand kan ook opstaan indien je werkprocessen wil verbeteren waarbij je moet samenwerken met andere teams of afdelingen. Die teams of afdelingen hebben vaak andere belangen en prioriteiten en dat kan weerstand tot gevolg hebben.
Ook hier is het van belang om ze vroegtijdig te betrekken, en een andere manier om weerstand te voorkomen of beperkt te houden, is door verbeteringen klein te houden. Liever vaak en klein dan soms en groot.
Verbeterplan voor jouw team: productiviteit en plezier omhoog
Met behulp van ons ebook kan je heel makkelijk zelf aan de slag om de productiviteit in jouw team te verbeteren. Je zal merken dat niet alleen de prestaties toenemen maar ook het plezier in het werk.
Het opstellen van een verbeterplan voor jouw team is niet heel moeilijk. Net zoals met veel andere plannen ligt de moeilijkheid in de uitvoering. Dat vergt doorzettingsvermogen en soms ook improvisatie-vermogen.
Om je te helpen hebben we hieronder de inhoud van een verbeterplan opgenomen.
- doel en beschrijving huidige situatie
- gewenste situatie
- welke acties zijn nodig om de gewenste situatie te bereiken (en wie gaat die doen en wanneer zijn die acties klaar)
- hoe je gaat meten of je plan werkt
- wie zijn betrokken
- wat zijn mogelijke risico’s
Bij punt 3 is het raadzaam om een verbeterbord te gebruiken en zichtbaar voor het team op te hangen. Jouw verbeterplan moet niet een geheimzinnig iets zijn. Het verbeterplan is van het hele team.
Veel van bovenstaande hangt ook samen met de taak-opvatting van de manager. Is die gericht op hard werken of op slimmer werken? Heeft hij/zij oog voor de ontwikkeling van medewerkers? En is er kennis over het vakgebied verbeteren?
De volgende afbeelding laat zien wat de taken van een manager zijn, waarbij ook alertheid richting de omgeving hoort.
Google heeft 10 jaar onderzoek gedaan naar wat een goede manager kenmerkt, zie afbeelding.
Productiviteit in jouw team
De volgende afbeelding is bedoeld om te bepalen waar je staat met jouw team en waar je naar toe wil. De stappen om daar te komen staat in het eerder op deze webpagina genoemde ebook.
