Het probleem bij het oplossen van problemen

continu verbeteren COIMBEE toolbox

De meeste bedrijven zijn zeer goed in het oplossen van problemen. De beloning is ook groot, want het geeft een goed gevoel om in actie te zijn en resultaat te boeken. Maar worden de problemen echt opgelost ? En nog belangrijker: worden de echte problemen opgelost? Hoe kan continu verbeteren succesvoller worden?

Onderzoek laat zien dat 85% het er volledig mee eens is dat hun organisaties slecht waren in de probleemdiagnose, en 87% was het er volledig mee eens is dat dit gebrek aanzienlijke kosten met zich meebracht. In hetzelfde onderzoek wordt het patroon alsvolgt beschreven: aangespoord door een voorliefde voor actie, hebben managers de neiging om snel over te schakelen naar de oplossingsmodus zonder na te gaan of ze het probleem echt begrijpen.

De oorzaak vinden

Een belangrijke reden voor bovenstaande is dat er onvoldoende tijd en energie wordt besteed om de werkelijke oorzaak (“root-cause”) van een probleem te achterhalen. Technieken als “ 5 keer waarom vragen” worden onvoldoende gebruikt.

Een verklaring is dat wij als mensen gewend zijn intuïtief en snel te beslissen (system 1 van Kahnemann).  Dat heeft ons evolutionair veel voordeel gebracht.

Ook speelt mee dat bij veel bedrijven snelle beslissers (meer) worden gewaardeerd. Daar zit ook een nadeel aan: een bepaald type probleem kan alleen worden opgelost door system 2 van Kahneman: een langzame en gestructureerde manier die eerst analyse vergt. Dat is minder populair maar wel erg nodig gebleken bij een bepaald type probleem: een probleem door (groepen) mensen veroorzaakt. Een type probleem dus dat je juist veel in organisaties vindt.

Naast ‘langzaam denken’ wordt de kracht van diversiteit binnen organisaties ook nog te weinig benut, onder andere doordat dit tijd lijkt te kosten terwijl het juist tijd oplevert. De kracht van diversiteit is dat er met meerdere mensen naar een vraagstuk kan worden gekeken. Hierdoor ontstaat er een rijker en beter beeld van het vraagstuk.

De volgende korte video laat duidelijk zien wat het belang is van het vinden van de root-cause en ook de onzinnge en kostbare acties die plaatsvinden als de rootcause nog niet is gevonden.

PDCA en Kaizen

Een bewezen en gestructureerde manier voor het oplossen van complexere problemen is bijvoorbeeld via de Plan-Do-Check-Act aanpak, ook wel de Deming-circle of PDCA-cyclus genoemd. Vooral de Plan-fase is hier belangrijk omdat daar veel tijd aan het achterhalen van de feiten wordt besteed (wat veel managers geen leuke fase vinden…) zodat gebaseerd op die feiten de juiste oorzaak van een probleem wordt bepaald en dus ook de juiste oplossing wordt gekozen.

PDCA-cirkel

Hoe goed ben jij in het oplossen van problemen?

Laten we eens met een makkelijk sommetje beginnen: Een bal met honbalknuppel kost 1,10 euro. De knuppel kost 1 euro meer dan de bal. Wat kost de bal?

Een makkie toch? Het antwoord staat onderaan dit artikel.

En via deze video kan je testen of jij een goede inspecteur van politie zou zijn.

De crux in bovenstaande is duidelijk: je ziet waar je aandacht op gericht is.

Dan een moeilijke, het zogenaamde Monty-Hall probleem. Bekijk onderstaande video.

 

Antwoord op de honkbalknuppel vraag: vermoedelijk denk jij zoals de meeste mensen dat de bal 10 eurocent kost. Maar dan zou de knuppel 1,10 kosten (die is 1 euro duurder) en dan is de set dus 1,20 euro. Het antwoord is 5 euro cent, dan kost de knuppel 1,05 en de set 1,10. En sorry dat ik deze vraag begon met “laten we eens beginnen met een makkelijk sommetje”…. Maar in de praktijk gebeurt dit ook doordat jij of anderen een beeld of verwachtingen creëren bij een probleem. Bijvoorbeeld “dat los je best snel op” of “dat kan toch niet moeilijk zijn”, etc.

Continu verbeteren (Kaizen)

Het benutten van de kennis en kunde van alle medewerkers is een zeer krachtige manier om continu de bedrijfsprestaties te verbeteren en te zorgen voor tevreden klanten. De PDCA-cyclus en de ‘5 keer waarom’ zijn handige instrumenten om een probleem gestructureerd en blijvend op te lossen. De COIMBEE toolbox heeft handige functies in het systeem om verbeterteams te ondersteunen bij het oplossen van problemen.

Tevens draagt de COIMBEE Toolbox bij aan het creëren en in stand houden van een cultuur van continu verbeteren (Kaizen), via het dashboard en functies zoals Nieuws, Like en Follow. 

Meer achtergrond informatie voor continu verbeteren

Naast de kennis over de 2 systemen die Kahneman in zijn boek “Ons feilbare denken” beschrijft zijn er nog 2 boeken interessant voor het proces van continu verbeteren.

Boek: Het slimme onderbewuste 

In dit boek wordt duidelijk gemaakt dat in verreweg het grootste deel van ons gedrag bewustzijn geen rol speelt. De auteur stelt dat we denken dat we rationeel zijn, maar dat niet zijn. Bij het nemen van beslissingen creëert het bewustzijn achteraf allerlei redenen voor die beslissing. Deze visie zou betekent dat we niet al teveel moeten nadenken…

Boek: Schaarste

In dit boek wordt duidelijk gemaakt dat schaarste (tijd, geld, voedsel, etc) ons denken significant beinvloedt.

Zo blijkt het IQ met maar liefst 15 punten te dalen in de volgende, door de auteurs onderzochte, situatie. Boeren in India oogsten 1 maal per jaar en dat betekent dat een succesvolle oogst heel belangrijk is. Het IQ voor de oogst is als gevolg van zorgen 15 punten lager dan na de oogst ! Ook gebrek aan tijd blijkt een negatieve impact op het denkvermogen te hebben…..

Dit betekent dat je niet alleen tijd nodig hebt om het proces van continu verbeteren uit te voeren maar ook ‘tijd’ of ‘rust’ in je hoofd nodig hebt om de verbetering goed aan te pakken en definitief (blijvend) te realiseren.

Share this:
Comments are closed.