Meer plezier van jouw actielijst

Het opschrijven van de dingen die je moet en wil doen, hoort voor rust te zorgen. Tenzij je zoveel acties hebt, dan gaat het opschrijven zorgen voor onrust. In dit artikel benoemen we de tips om meer plezier van jouw actielijst te krijgen.

Overzicht en rust

Op je werk zijn veel dingen die gedaan moeten worden. Een aantal daarvan zijn routine matige handelingen. Een goed IT-systeem helpt je bij de dagelijkse dingen die gedaan moeten worden met een actielijst, takenlijst en workflow.

Ook op het gebied van verbeteren zijn er acties die gedaan moeten worden. Bijvoorbeeld iets uitzoeken of een korte bespreking voorbereiden. Het is raadzaam om ook die acties en taken vast te leggen. De Coimbee Toolbox helpt je daarbij.

Soorten acties

Er zijn acties die je als individu moet doen en die gekoppeld zijn aan een specifieke verbetering. Soms doen je een actie individueel, soms met collega’s.

In Coimbee kan je de acties die jij moet uitvoeren heel eenvoudig bekijken via je persoonlijke actieslijst.

Per verbetering kan je ook zien welke acties er zijn en wie de verantwoordelijke daar voor is.

En ook op team-niveau kan je zien welke acties daar benoemd zijn.

Actie kenmerken

Een actie heeft een startdatum, een einddatum en een verantwoordelijke voor de uitvoering. Daarnaast is er ook een status: open, loopt en gereed.

Naast de omschrijving van de actie is een foto ook mogelijk.

Rust en overzicht met een Gantt-chart
The power of a digital improvement-board for continuous improvement

Aan de slag

Via het scherm heb je eenvoudig een overzicht van acties. Acties kunnen gesorteerd worden op bv startdatum of einddatum.

Bij een verbetering opzet Kanban verbeterbord in de Coimbee Toolbox, zie je alle acties overzichtelijk op een rij en is er ook weergave van acties in de vorm van een Gantt-chart.

Het systeem stuurt je via de email ook een alert dat een actie binnenkort moet starten.

Natuurlijk kan je de acties eenvoudig exporteren en in je agenda plaatsen.

Tips voor jouw actielijst

  1. houd je lijst kort en daardoor overzichtelijk. Een lijst met meer dan 25 acties werkt niet meer
  2. zorg dat je een duidelijkeomschrijving gebruikt, liefst met concrete werkwoorden, zodat je bij het doornemen van jouw actielijst direct weet wat je moet doen.
  3. zorg dat je tijd hebt / krijgt om acties te kunnen uitvoeren
  4. hoe langer je wacht met het oppakken van acties hoe langer de lijst; kortom maak dagelijks tijd (al is het maar een kwartier) om jouw acties op te pakken.
  5. pak het liefst maar 1 actie tegelijk op, zo zorg je dat acties op de meeste snelle manier gerealiseerd worden.
  6. jouw actielijst is een ook perfect instrument om met je leidinggevende te bespreken. Je geeft hem/haar daarmee inzicht in wat je te doen hebt.

Reflectie

Plan elke week een moment in (maximaal 30 minuten) om even terug te kijken (reflecteren) op je acties en jouw mate van plezier in het werk.

Wat ging goed en wat kan beter? Hoe pak je het volgende week aan? Dat zijn bijvoorbeeld vragen die je tijdens jouw reflectie kan stellen. Hierdoor gaan zowel prestaties als plezier omhoog.

Vier vooral je successen, hoe klein dan ook. Een actie die is afgevinkt geeft je een goed gevoel.

Online webinar

Schrijf je ook in voor ons webinar

Onderwerp: Hoe kan je lijnmanagers en medewerkers motiveren en stimuleren om blijvend te verbeteren?

  • 3 februari 2022
  • 13:30 begintijd
  • 14:30 eindtijd