Wat is er te leren van de ervaringen van andere Continu Verbeter managers?

Jij bent niet de enige die bezig is om structureel te werken aan verbeteringen. En je zal ook niet de enige zijn die af en toe ‘barrieres’ moet overwinnen.

Om van elkaar te leren hebben we een aantal verantwoordelijken voor continu verbeteren gevraagd om 3 tips te benoemen en minimaal 1 uitdaging / barriere. Gebaseerd op hun ervaring in de organisatie waar ze nu actief zijn.

We zijn op zoek gegaan naar de wat ongebruikelijke tips.

Tevens hebben we ze gevraagd aan te geven in welke mate ze het eens zijn met de volgende definitie van Continu Verbeteren:

Het proces van vaak / regelmatig indienen, selecteren en realiseren van verbeteringen door medewerkers. Het gaat om kleine verbeteringen (1 uur werk tot max 12 weken). Verbeteringen kunnen zijn gericht op processen, producten of diensten.
Van belang is dat de resultaten blijvend zijn. M.a.w. dat problemen definitief verholpen worden en er geen terugval naar de oude situatie plaatsvindt.

Wellicht inspireert het je. Of misschien is het wel “gedeelde smart, halve smart”.

Leestip

In de komende maanden zullen we meer ervaringen verzamelen en publiceren. Vervolgens maken we een samenvatting en wellicht conclusie.

Wil je ook jouw ervaringen delen dan kan je dat doen via onze contactpagina.

Aan het eind hebben we ook de vragen van de deelnemers aan ons webinar van 12-10-2021 verzameld.

Reactie 1 / Voornaam Raquel Datum: 13-8-2021
Tips 1. Een duidelijke en aansprekende why. 2. Communiceren, communiceren, communiceren. Herhalen, herhalen, herhalen. 3. De juiste skills om de cultuurverandering aan te jagen en te realiseren
Uitdagingen Het “daar-heb-ik-geen-tijd-voor”-fenomeen.

De organisatie structureel leren denken in problemen en oorzaken alvorens naar een oplossing te schieten.

Van zelf doen naar faciliteren (teammanagers).

Een duidelijke en aansprekende why. Verbeterstappen kunnen we leren, tools zijn beschikbaar, maar… waarom continu verbeteren?

Context Shared Service Centre van 80 medewerkers in een social enterprise van 3.400 medewerkers. Dit jaar begonnen met het implementeren van structureel continu verbeteren. Volwassenheidsniveau 2 (de plek der moeite).
In welke mate eens met de definitie van CV Volledig.

Reactie 2 / Voornaam Ad Datum: 17-8-2021
Tips 1. Stel doelen met het team 2. Start met kleine verbeteringen en rond ze af voor een volgende wordt opgepakt 3. Bepaal met het team de focus en de stel prioriteit
Uitdagingen Als een verbetering niet bijdraagt aan de doelen die door het team zijn gedefinieerd, de keuze maken om deze verbetering niet op te pakken.

Daarnaast het afronden en borgen van verbeteringen is lastig, verbeteringen worden enthousiast opgepakt maar vervolgens niet afgerond.

Quote: “Een verbetering die niet is afgerond, is waardelozer dan een verbetering die nog niet is opgestart.”

Context 250 medewerkers; in handels/productie/logistieke omgeving; We zijn ca. 2 jaar geleden gestart met continu verbeteren. Een half jaar geleden is een CV manager gestart, daarmee krijgt CV meer aandacht en zijn tools en technieken geïntroduceerd.
In welke mate eens met de definitie van CV Volledig.

Let wel op!!

CV is een middel en niet het doel.

Sense of urgency: Een nieuwe CIO, die ervaring heeft met Continu Verbeteren, en een project voor de implementatie van een nieuw ERP systeem, wat een grote verandering met zich meebrengt, zijn de belangrijkste triggers om een CI-manager aan te stellen. De CI-manager gaat helpen om de organisatie te veranderen naar een CI-cultuur.

Reactie 3 / Voornaam Rene Datum: 19-8-2021
Tips 1. Management het goede voorbeeld laten zien en laten sturen op verantwoordelijkheid en resultaten/output 2. investeren in trainen / stimuleren coachende leiderschap. Mijn ervaring is dat managers niet goed in staat zijn hun medewerkers te coachen in het stapje voor stapje verbeteren. Het continu op de huid zitten i.p.v. geleidelijk aan begeleiden en coachen naar het samen realiseren van verbeteringen werkt averechts en krijgt daardoor een negatieve associatie 3. alleen maar pull gericht werken in opdracht van directie (noodzaak) en verbeterteam(s) samenstellen van ambassadeurs
Uitdagingen Er komen genoeg verstoringen op tafel, maar zodra het ‘moeilijk’ wordt of er zijn andere afdelingen bij betrokken, dan komt er geen verbetergroep of oplossing tot stand
Context Ca. 80 medewerkers / 5 MT-leden
In welke mate eens met de definitie van CV Volledig.
Sense of urgency / aanleiding O.a. uit medewerker tevredenheidsonderzoek is naar voren gekomen dat de verbinding tussen de afdelingen verbetering behoeft. Initiatief kwam namens directeur.

Reactie 4 / Voornaam Ron Datum: 25-8-2021
Tips 1. Gebruik dagstarts om verbeteringen te initiëren, vast te leggen, te volgen en te borgen. 2. Vier successen en leg deze vast (successenlijst) zodat je laat zien dat er verbeteringen gerealiseerd worden. 3. Standaard werken en procesconfirmatie is een gedegen basis voor continue verbeteren. Goede standaarden versneld het aantal verbeteringen.
Uitdagingen Zorgen dat medewerkers aangehaakt blijven. Zowel bij verbeteringen (continue verbeteren), dagstarts, standaard werken als bij procesconfirmatie.
Context 1100 medewerkers; in productieomgeving; 5 jaar bezig met continu verbeteren
In welke mate eens met de definitie van CV Volledig.

Reactie 5 / Voornaam Andries Datum: 31-8-2021
Tips 1.Iedereen moet de 8 vormen van waste kennen 2. Iedere dag een verbetering van 2 seconden van iedereen 3. Het maken van voor en na video’s van verbeteringen
Uitdagingen Tijd krijgen van het bedrijf om het een proces te maken in plaats van het bovenop andere werkzaamheden te leggen

Heldere kaders krijgen vanuit het DT om mee te werken, (ofwel onduidelijkheid op de vloer over hoe en wat dan precies verbeteren)

Filosofie overbrengen naar de medewerkers

Context 200 medewerkers/3mt leden; in productieomgeving; 1,5 jaar bezig met continu verbeteren
In welke mate eens met de definitie van CV Eens maar vind hem nog niet af, het stukje van inbedden/verankeren van continu verbeteren in het denken en doen van alle medewerkers is een cruciaal onderdeel van de taak van de verbetermanager.

Reactie 6 / Voornaam Wim Datum: 6-9-2021
Tips 1. Betrek de persoon die een verbetering heeft ingediend ook met de implementatie van zijn suggestie. Niet alleen wordt het probleem daardoor ook beter gedefinieerd en bijgevolg ook de oplossing, de persoon in kwestie voelt een grote graad van betrokkenheid . Hij wordt eigenaar van de oplossing. Betrek zo vroeg mogelijk de mensen van de werkvloer bij een verandering, kom niet af met een pasklare oplossing , geef alvast het gevoel dat iemand mee eigenaar is van een oplossing, nieuwe werkwijze, nieuwe technologie. 2. Reserveer als organisatie bewust tijd om continu te verbeteren. Het moet duidelijk zijn dat dit voor iedere werknemer een onderdeel uitmaakt van zijn functie, deze verwachting moet dus heel helder aanwezig zijn bij iedere werknemer. 3. Visualiseer de verbetering, de standaard , … het visueel maken van, versterkt tevens het team . We zien dat we als het als team goed hebben gedaan , ik zie een afwijking van de standaard , hoe kan ik helpen ?
Uitdagingen We denken heel snel in oplossingen en dit vanuit ons kader – laat ons eerst het probleem beter definiëren , een afdelingsoverschrijdende aanpak kan hierin zeker helpen en zorgt voor een duidelijkere probleemstelling en effectievere oplossing.
Context 93 medewerkers , 1 jaar bezig met continu verbeteren.
In welke mate eens met de definitie van CV Verbeteringen kunnen ook gericht zijn op samenwerking tussen mensen , verbeteringen kunnen ook gericht zijn om het potentieel aanwezig bij de mensen en organisatie meer aan bod te laten komen.

Standaarden maken een belangrijk onderdeel uit van het Continu verbeteren : het gezamenlijk stellen van een standaard, en deze standaard vervolgens verbeteren via incrementele stappen of abrupt via nieuwe technologie, werkwijze,…

Sense of urgency: Operational excellence is een duidelijke strategische pijler met verschillende drivers (klant, organisatie, omgeving, werknemers). Klanten willen steeds een beter product tegen een goedkopere prijs

Reactie 7 / Voornaam Alan Datum: 9-9-2021
Tips 1. Begin met kleine verbeteringen in je eigen omgeving 2. Vier je successen 3. Vastellen van “Wat is nu eigenlijk het probleem?” voordat de oplossingen worden beoordeeld.
Uitdagingen Een verbetering voor jou, hoeft niet automatisch een verbetering te zijn voor een ander. Vaak is niet duidelijk wat het probleem van een ander is. Uiteindelijk gaat het om de prestatie van de gehele organisatie.
Context R&D, productie, assemblage, verkoop van industriele machines. 100 medewerkers. 2 jaar geleden gestart met Continu Verbeteren.
In welke mate eens met de definitie van CV Eens
Sense of urgency: Groei, maar bestaande productiefaciliteit is te klein. Door continu te verbeteren doorlooptijd verkorting gerealiseerd zodat omzet groei wel mogelijk is. Plus wens om medewerkers te betrekken

Reactie 8 / Voornaam Rik Datum: 14-9-2021
Tips 1. Stimuleer Continu Verbeteren door dit op te nemen in iemands jaardoelen en daar op te coachen 2. Besteed wekelijks tijd aan Continu Verbeteren in 1 van de dagstarts 3.Vier successen
Uitdagingen

Vluchtigheid c.q. korte termijn van prioriteiten van top management, dus behouden buy-in van top in alle hectiek.

Consistent en eenduidig beeld van begrip Continu Verbeteren in de hele organisatie.

Context

Adminstratieve organisatie 400 medewerkers

In welke mate eens met de definitie van CV Volledig
Sense of urgency: x

Reactie 9 / Voornaam Bjorn Datum: 21-9-2021
Tips 1. Zorg ervoor dat ieder team/iedereen weet wat zijn of haar bijdrage is voor de klant (VOC/VOB). Maak dit meetbaar en zichtbaar. 2. Bespreek dagelijks of je wint of verliest en welke barrières er zijn die je door verbeteracties wegneemt. 3. Begin met een pilot Business unit of afdelingen. Creëer succes (CI manier van werken) en zorg hiermee voor pull.
Uitdagingen
  • Uitgebreid stakeholder management, erg belangrijk. Hoe zit iedereen in de wedstrijd, wat moeten we doen om iedereen aan boord te krijgen?
  • Focus – niet teveel dingen tegelijk doen. Hoe meer WIP, hoe langer verbeteringen gaan duren
  • Belangrijk voor focus is een duidelijke visie en strategie en toetsen wat hieraan bijdraagt en vooral ook niet (niet doen)
Context technische groothandel

>1000 medewerkers, >1 jaar bezig met continu verbeteren.

In welke mate eens met de definitie van CV 80%, ik zou waarde voor de klant/medewerker toevoegen. Het gaat om blijere klanten en medewerkers.
Sense of urgency: De board  wil CI onderdeel laten worden van de dagdagelijkse manier van werken binnen (wereldwijd)

Reactie 10 / Voornaam Ferry Datum: 28-9-2021
Tips 1. Laat iedereen meedoen. Geef het gevoel dat ze hun ‘eigen’ werk kunnen verbeteren. Zorgt voor draagvlak en werkt motiverend 2. Bepaal een duidelijk doel/resultaat per verbetering. Neuzen dezelfde kant op. 3. Maak het niet te groot.
Uitdagingen Er worden behoorlijk wat initiatieven gedaan van klein tot grote projecten. Verbeteringen binnen afdelingen, maar ook over afdelingen heen. Hoe krijgen we grip op alle verbeteringen en zorgen we dat we met de juiste verbeteringen/projecten bezig zijn. Dus ook soms nee zeggen.
Context wij ontwikkelen mechatronische producten die seriematig reproduceerbaar en betaalbaar zijn én snel in de markt kunnen worden gezet.
In welke mate eens met de definitie van CV Deels mee eens. Ik mis een stukje ‘leren’. Vind zelf continu leren en verbeteren beter. Leren van uit projecten en dagelijks werk en die lessen gebruiken om te verbeteren.
Sense of urgency: Vanuit directie de behoefte/wens aan een continu verbeter cultuur binnen het bedrijf om zo voorop te kunnen blijven lopen in de markt waarin wij acteren. We moeten het iedere dag beter willen doen dan de dag ervoor!

Reactie 11 / Voornaam Vincent Datum: 29-9-2021
Tips 1. Maak continu verbeteren een doel van de teamleiders op de werkvloer (en geef ze daar ook tijd voor). 2. Vergeet niet dat continu verbeteren voor veel mensen nieuw is. Ze zullen veel begeleiding nodig hebben. 3. Data spreekt! Probeer elke verbetering zo tastbaar mogelijk te maken met cijfers.
Uitdagingen “Sense of urgency”, zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij de continu verbeter cyclus echt op de hoogte en overtuigd is dat dit de juiste weg voorwaarts is. “het gaat toch goed” houding omzetten in een “het kan/moet beter” houding.
Context fruit & bloemen warehousing en productie; 400 medewerkers; in 2021 gestart met gestructureerd verbeteren
In welke mate eens met de definitie van CV volledig
Sense of urgency: klant is nu heel tevreden, maar verwacht dat we constant op zoek zijn naar mogelijke verbeteringen.

Reactie 12 / Voornaam Josette Datum: 9-10-2021
Tips 1. Realiseer je dat het een transitie traject is van meerdere jaren, geen quick win 2. Start klein en creëer champions, die het daarna groter kunnen maken 3. Top down urgentie en communicatie op bovenliggend strategisch doel
Uitdagingen Bovenliggend strategisch doel is verspillingen elimineren, uniform werken, standaardiseren, om zodoende te kunnen automatiseren en digitaliseren.

Gestart begin 2021 om eerst kleinschalig (pilots) kennis en kunde aan de organisatie toe te voegen en champions te creëren vanaf de werkvloer. Vandaaruit worden nu investeringen gedaan om de pilot breder op te pakken. En de urgentie vanuit directie en midmanagament is opgenomen in jaarplan en budgets (zowel investeringen als baten). Uitdaging is om in een immatuur bedrijf, er voldoende aandacht voor te kunnen blijven.

Context Logistieke dienstverlener
In welke mate eens met de definitie van CV Volledig
Sense of urgency: Uniformeren en standaardiseren om automatisering en digitalisering mogelijk te maken

Webinar 12-10-2021

Zoals aangegeven gaan we door met het verzamelen van deze ervaringen om vervolgens een samenvatting en wellicht conclusie te maken.

Interessant zijn ook de vragen die we hebben gekregen van de deelnemers van ons webinar van 12 oktober 2021.

Bij de aanmelding kreeg elke deelnemer nl. de vraag wat hij / zij in het webinar behandeld wil hebben. Hieronder zie je de reacties van de deelnemers:

Voornaam Wat wil je in dit webinar behandeld hebben?
1 Aard roadmap voor verbeter cultuur
2 Alex Mensen gemotiveerd krijgen om daily stand te houden
3 Alexander Hoe de werkvloer mee te krijgen in grote (lange termijn) organisatie wijzigingen, zoals transitie naar ‘data decision making’
4 Anita Hoe kun je samen iets bereiken
5 Astrid best practices
6 Axell verbeter management
7 Bas Het communiceren van successen
8 Bram Praktijkvoorbeelden wanneer CV wel werkt
9 Carmen Tools om continue verbeteren
10 Carmen Wat is een goede aanpak om mensen te enthousiasmeren om mee te denken over verbeteringen. Hoe zorg ik voor ervoor dat medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor een opgeruimde omgeving, wanneer zij iedere dag aan een andere lijn werken
11 Carola hoe implementeer je een continu verbeter traject in een hybride organisatie
12 Caroline Ervaringen mbt naleven van werkinstructies
13 Chantal Wegnemen van barrieres voor continu verbeteren
14 Damien Uitdagingen en sparren over oplossingen
15 Dennis Wel of geen separate verbetermanager?
16 Dennis
17 Desire stappenplan en interview vragen
18 Edwin Hoe medewerkers enthousiast houden met continu verbeteren
19 Elke Ik ben vooral benieuwd naar de oplossingen.
20 Emilie Continu verbeteren icm continu leren
21 Eric Het gebrek aan tijd is killer. Ik sluit me aan bij Madeleine
22 Esther hoe je eigenaarschap creeert
23 Evelyna laag hangend fruit..
24 Ferry Hoe krijg en houd je grip op alle verbeterinitiatieven, zowel kleine (binnen een afdeling) als grote (over afdelingen heen)?
25 Frank Hoe maak je CV onderdeel van de dag dagelijkse business zodat medewerkers het niet als iets extra’s ervaren
26 Frank Hoe weerstand bij veranderingen om te zetten in uitdagingen
27 Henno Tijd maken voor continu verbeteren
28 Hessel Hoe krijg je mensen uit de brandweer stand van meteen in actie komen voor oplossingen
29 Ineke Verbeteren in een projectorganisatie. Verbeteren met wisselende teamsamenstellingen
30 Ineke Van voorstel naar goede implementatie
31 Inge Hoe kun je CV op afdelingen stimuleren als L&D adviseur
32 Ingrid Methodes om zorg te dragen dat continu verbeteren in het DNA komt van alle medewerkers en managers.
33 Iwan Verandering
34 Jacco Welke mate van architectuur / procesbeschrijving is noodzakelijk?       Hoe bepaal je dat voor jouw organisatie?
35 Jeannette wanneer is iets een project dat bij continue verbeteren thuishoort en wanneer is het bv een project van de afdeling zelf ?ject
36 Johan Maturity Model
37 Katrien
38 Laura continu verbeteren borgen bij hoog personeelsverloop
39 Lenny Relatie HR en continu Verbeteren
40 Madeleine Het gebrek aan tijd is een killer. Vertellen dat je met een kleine investering meer tijd wint werkt niet voldoende. Wat kunnen we nog meer doen?
41 Martijn Hoe kun je resultaten het beste borgen
42 Monique geen specifieke bijzonderheden
43 Noa Zichtbaarheid binnen de organisatie
44 Paul Hoe zorg ik dat een verbeterproject geborgd wordt door het team?
45 Peter-Paul Goede basis creeeren voor verbeter trajecten
46 Raquel Het doorbreken van de plek der moeite
47 Raymond Algemeen Nut
48 Richard Hoe onderscheid je verschillende probleem oplossingen en pak je deze aan?
49 Rob tijd stoppen in Continu verbeteren tov Productie wat altijd voor gaat
50 Robert Leiderschap
51 Roeland Welke interventies in sociale systeem om procesgericht werken en continue verbeteren te integreren in dagelijks werk.
52 Ronny iemand overhalen
53 Sarah Collega’s meekrijgen, draagvlak creeeren.
54 She In kaart brengen barrieres
55 Sofie Hoe ervoor zorgen dat continue verbeteren een gewoonte wordt voor mezelf en mijn team
56 Steve Hoe vertalen we OpEx het beste naar de werkvloer
57 tineke oplossing voor de barri̬res / weerstand
58 ton Praktische handvaten voor borging
59 Vanessa Hoe deze manier van continu verbeteren implementeren in je team dat ik aan stuur?
60 Vincent Uitdagingen
61 Willem Hoe handig organiseren van het continu verbeteren in de dagelijkse praktijk. Onze mensen worden toch telkens overspoeld met werkdruk op de projecten.
62 Wim Hoe communiceer je het best aan de verschillende belanghebbenden : de mensen op de werkvloer ? De direct leidinggevende van de mensen die in kaizen teams zitten en het management.
63 Yvette Hoe kan je omgaan met de opmerkingen “we hebben het veel te druk om met CV aan de slag te gaan”

Doe je ook mee?

In het webinar van 12-10-2021 zijn we ingegaan op bovenstaande, onder andere aan de hand van het Continu Verbeteren volwassenheidsmodel.

Tevens hebben we in dit webinar de ‘barrieres’ behandeld, die 22 verantwoordelijken voor Continu verbeteren ons hebben aangegeven (vertaald naar 8 succesfactoren).

Klik hier om dit webinar van 12-10-2021 direct te bekijken

continu verbeteren maturity model

8 succesfactoren voor de continu verbeter manager