Wat is er te leren van de ervaringen van andere Continu Verbeter managers?
Jij bent niet de enige die bezig is om structureel te werken aan verbeteringen. En je zal ook niet de enige zijn die af en toe ‘barrieres’ moet overwinnen.
Om van elkaar te leren hebben we een aantal verantwoordelijken voor continu verbeteren gevraagd om 3 tips te benoemen en minimaal 1 uitdaging / barriere. Gebaseerd op hun ervaring in de organisatie waar ze nu actief zijn.
We zijn op zoek gegaan naar de wat ongebruikelijke tips.
Tevens hebben we ze gevraagd aan te geven in welke mate ze het eens zijn met de volgende definitie van Continu Verbeteren:
Het proces van vaak / regelmatig indienen, selecteren en realiseren van verbeteringen door medewerkers. Het gaat om kleine verbeteringen (1 uur werk tot max 12 weken). Verbeteringen kunnen zijn gericht op processen, producten of diensten.
Van belang is dat de resultaten blijvend zijn. M.a.w. dat problemen definitief verholpen worden en er geen terugval naar de oude situatie plaatsvindt.
Wellicht inspireert het je. Of misschien is het wel “gedeelde smart, halve smart”.
Leestip
In de komende maanden zullen we meer ervaringen verzamelen en publiceren. Vervolgens maken we een samenvatting en wellicht conclusie.
Wil je ook jouw ervaringen delen dan kan je dat doen via onze contactpagina.
Aan het eind hebben we ook de vragen van de deelnemers aan ons webinar van 12-10-2021 verzameld.
De organisatie structureel leren denken in problemen en oorzaken alvorens naar een oplossing te schieten. Van zelf doen naar faciliteren (teammanagers). Een duidelijke en aansprekende why. Verbeterstappen kunnen we leren, tools zijn beschikbaar, maar… waarom continu verbeteren?
Reactie 1 / Voornaam
Raquel
Datum:
13-8-2021
Tips
1. Een duidelijke en aansprekende why.
2. Communiceren, communiceren, communiceren. Herhalen, herhalen, herhalen.
3. De juiste skills om de cultuurverandering aan te jagen en te realiseren
Uitdagingen
Het “daar-heb-ik-geen-tijd-voor”-fenomeen.
Context
Shared Service Centre van 80 medewerkers in een social enterprise van 3.400 medewerkers. Dit jaar begonnen met het implementeren van structureel continu verbeteren. Volwassenheidsniveau 2 (de plek der moeite).
In welke mate eens met de definitie van CV
Volledig.
Daarnaast het afronden en borgen van verbeteringen is lastig, verbeteringen worden enthousiast opgepakt maar vervolgens niet afgerond. Quote: “Een verbetering die niet is afgerond, is waardelozer dan een verbetering die nog niet is opgestart.” Let wel op!! CV is een middel en niet het doel.
Reactie 2 / Voornaam
Ad
Datum:
17-8-2021
Tips
1. Stel doelen met het team
2. Start met kleine verbeteringen en rond ze af voor een volgende wordt opgepakt
3. Bepaal met het team de focus en de stel prioriteit
Uitdagingen
Als een verbetering niet bijdraagt aan de doelen die door het team zijn gedefinieerd, de keuze maken om deze verbetering niet op te pakken.
Context
250 medewerkers; in handels/productie/logistieke omgeving; We zijn ca. 2 jaar geleden gestart met continu verbeteren. Een half jaar geleden is een CV manager gestart, daarmee krijgt CV meer aandacht en zijn tools en technieken geïntroduceerd.
In welke mate eens met de definitie van CV
Volledig.
Sense of urgency:
Een nieuwe CIO, die ervaring heeft met Continu Verbeteren, en een project voor de implementatie van een nieuw ERP systeem, wat een grote verandering met zich meebrengt, zijn de belangrijkste triggers om een CI-manager aan te stellen. De CI-manager gaat helpen om de organisatie te veranderen naar een CI-cultuur.
Reactie 3 / Voornaam
Rene
Datum:
19-8-2021
Tips
1. Management het goede voorbeeld laten zien en laten sturen op verantwoordelijkheid en resultaten/output
2. investeren in trainen / stimuleren coachende leiderschap. Mijn ervaring is dat managers niet goed in staat zijn hun medewerkers te coachen in het stapje voor stapje verbeteren. Het continu op de huid zitten i.p.v. geleidelijk aan begeleiden en coachen naar het samen realiseren van verbeteringen werkt averechts en krijgt daardoor een negatieve associatie
3. alleen maar pull gericht werken in opdracht van directie (noodzaak) en verbeterteam(s) samenstellen van ambassadeurs
Uitdagingen
Er komen genoeg verstoringen op tafel, maar zodra het ‘moeilijk’ wordt of er zijn andere afdelingen bij betrokken, dan komt er geen verbetergroep of oplossing tot stand
Context
Ca. 80 medewerkers / 5 MT-leden
In welke mate eens met de definitie van CV
Volledig.
Sense of urgency / aanleiding
O.a. uit medewerker tevredenheidsonderzoek is naar voren gekomen dat de verbinding tussen de afdelingen verbetering behoeft. Initiatief kwam namens directeur.
Reactie 4 / Voornaam
Ron
Datum:
25-8-2021
Tips
1. Gebruik dagstarts om verbeteringen te initiëren, vast te leggen, te volgen en te borgen.
2. Vier successen en leg deze vast (successenlijst) zodat je laat zien dat er verbeteringen gerealiseerd worden.
3. Standaard werken en procesconfirmatie is een gedegen basis voor continue verbeteren. Goede standaarden versneld het aantal verbeteringen.
Uitdagingen
Zorgen dat medewerkers aangehaakt blijven. Zowel bij verbeteringen (continue verbeteren), dagstarts, standaard werken als bij procesconfirmatie.
Context
1100 medewerkers; in productieomgeving; 5 jaar bezig met continu verbeteren
In welke mate eens met de definitie van CV
Volledig.
Heldere kaders krijgen vanuit het DT om mee te werken, (ofwel onduidelijkheid op de vloer over hoe en wat dan precies verbeteren) Filosofie overbrengen naar de medewerkers
Reactie 5 / Voornaam
Andries
Datum:
31-8-2021
Tips
1.Iedereen moet de 8 vormen van waste kennen
2. Iedere dag een verbetering van 2 seconden van iedereen
3. Het maken van voor en na video’s van verbeteringen
Uitdagingen
Tijd krijgen van het bedrijf om het een proces te maken in plaats van het bovenop andere werkzaamheden te leggen
Context
200 medewerkers/3mt leden; in productieomgeving; 1,5 jaar bezig met continu verbeteren
In welke mate eens met de definitie van CV
Eens maar vind hem nog niet af, het stukje van inbedden/verankeren van continu verbeteren in het denken en doen van alle medewerkers is een cruciaal onderdeel van de taak van de verbetermanager.
Standaarden maken een belangrijk onderdeel uit van het Continu verbeteren : het gezamenlijk stellen van een standaard, en deze standaard vervolgens verbeteren via incrementele stappen of abrupt via nieuwe technologie, werkwijze,…
Reactie 6 / Voornaam
Wim
Datum:
6-9-2021
Tips
1. Betrek de persoon die een verbetering heeft ingediend ook met de implementatie van zijn suggestie. Niet alleen wordt het probleem daardoor ook beter gedefinieerd en bijgevolg ook de oplossing, de persoon in kwestie voelt een grote graad van betrokkenheid . Hij wordt eigenaar van de oplossing. Betrek zo vroeg mogelijk de mensen van de werkvloer bij een verandering, kom niet af met een pasklare oplossing , geef alvast het gevoel dat iemand mee eigenaar is van een oplossing, nieuwe werkwijze, nieuwe technologie.
2. Reserveer als organisatie bewust tijd om continu te verbeteren. Het moet duidelijk zijn dat dit voor iedere werknemer een onderdeel uitmaakt van zijn functie, deze verwachting moet dus heel helder aanwezig zijn bij iedere werknemer.
3. Visualiseer de verbetering, de standaard , … het visueel maken van, versterkt tevens het team . We zien dat we als het als team goed hebben gedaan , ik zie een afwijking van de standaard , hoe kan ik helpen ?
Uitdagingen
We denken heel snel in oplossingen en dit vanuit ons kader – laat ons eerst het probleem beter definiëren , een afdelingsoverschrijdende aanpak kan hierin zeker helpen en zorgt voor een duidelijkere probleemstelling en effectievere oplossing.
Context
93 medewerkers , 1 jaar bezig met continu verbeteren.
In welke mate eens met de definitie van CV
Verbeteringen kunnen ook gericht zijn op samenwerking tussen mensen , verbeteringen kunnen ook gericht zijn om het potentieel aanwezig bij de mensen en organisatie meer aan bod te laten komen.
Sense of urgency:
Operational excellence is een duidelijke strategische pijler met verschillende drivers (klant, organisatie, omgeving, werknemers). Klanten willen steeds een beter product tegen een goedkopere prijs
Reactie 7 / Voornaam
Alan
Datum:
9-9-2021
Tips
1. Begin met kleine verbeteringen in je eigen omgeving
2. Vier je successen
3. Vastellen van “Wat is nu eigenlijk het probleem?” voordat de oplossingen worden beoordeeld.
Uitdagingen
Een verbetering voor jou, hoeft niet automatisch een verbetering te zijn voor een ander. Vaak is niet duidelijk wat het probleem van een ander is. Uiteindelijk gaat het om de prestatie van de gehele organisatie.
Context
R&D, productie, assemblage, verkoop van industriele machines. 100 medewerkers. 2 jaar geleden gestart met Continu Verbeteren.
In welke mate eens met de definitie van CV
Eens
Sense of urgency:
Groei, maar bestaande productiefaciliteit is te klein. Door continu te verbeteren doorlooptijd verkorting gerealiseerd zodat omzet groei wel mogelijk is. Plus wens om medewerkers te betrekken
Vluchtigheid c.q. korte termijn van prioriteiten van top management, dus behouden buy-in van top in alle hectiek. Consistent en eenduidig beeld van begrip Continu Verbeteren in de hele organisatie. Adminstratieve organisatie 400 medewerkers
Reactie 8 / Voornaam
Rik
Datum:
14-9-2021
Tips
1. Stimuleer Continu Verbeteren door dit op te nemen in iemands jaardoelen en daar op te coachen
2. Besteed wekelijks tijd aan Continu Verbeteren in 1 van de dagstarts
3.Vier successen
Uitdagingen
Context
In welke mate eens met de definitie van CV
Volledig
Sense of urgency:
x
>1000 medewerkers, >1 jaar bezig met continu verbeteren.
Reactie 9 / Voornaam
Bjorn
Datum:
21-9-2021
Tips
1. Zorg ervoor dat ieder team/iedereen weet wat zijn of haar bijdrage is voor de klant (VOC/VOB). Maak dit meetbaar en zichtbaar.
2. Bespreek dagelijks of je wint of verliest en welke barrières er zijn die je door verbeteracties wegneemt.
3. Begin met een pilot Business unit of afdelingen. Creëer succes (CI manier van werken) en zorg hiermee voor pull.
Uitdagingen
Context
technische groothandel
In welke mate eens met de definitie van CV
80%, ik zou waarde voor de klant/medewerker toevoegen. Het gaat om blijere klanten en medewerkers.
Sense of urgency:
De board wil CI onderdeel laten worden van de dagdagelijkse manier van werken binnen (wereldwijd)
Reactie 10 / Voornaam
Ferry
Datum:
28-9-2021
Tips
1. Laat iedereen meedoen. Geef het gevoel dat ze hun ‘eigen’ werk kunnen verbeteren. Zorgt voor draagvlak en werkt motiverend
2. Bepaal een duidelijk doel/resultaat per verbetering. Neuzen dezelfde kant op.
3. Maak het niet te groot.
Uitdagingen
Er worden behoorlijk wat initiatieven gedaan van klein tot grote projecten. Verbeteringen binnen afdelingen, maar ook over afdelingen heen. Hoe krijgen we grip op alle verbeteringen en zorgen we dat we met de juiste verbeteringen/projecten bezig zijn. Dus ook soms nee zeggen.
Context
wij ontwikkelen mechatronische producten die seriematig reproduceerbaar en betaalbaar zijn én snel in de markt kunnen worden gezet.
In welke mate eens met de definitie van CV
Deels mee eens. Ik mis een stukje ‘leren’. Vind zelf continu leren en verbeteren beter. Leren van uit projecten en dagelijks werk en die lessen gebruiken om te verbeteren.
Sense of urgency:
Vanuit directie de behoefte/wens aan een continu verbeter cultuur binnen het bedrijf om zo voorop te kunnen blijven lopen in de markt waarin wij acteren. We moeten het iedere dag beter willen doen dan de dag ervoor!
Reactie 11 / Voornaam
Vincent
Datum:
29-9-2021
Tips
1. Maak continu verbeteren een doel van de teamleiders op de werkvloer (en geef ze daar ook tijd voor).
2. Vergeet niet dat continu verbeteren voor veel mensen nieuw is. Ze zullen veel begeleiding nodig hebben.
3. Data spreekt! Probeer elke verbetering zo tastbaar mogelijk te maken met cijfers.
Uitdagingen
“Sense of urgency”, zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij de continu verbeter cyclus echt op de hoogte en overtuigd is dat dit de juiste weg voorwaarts is. “het gaat toch goed” houding omzetten in een “het kan/moet beter” houding.
Context
fruit & bloemen warehousing en productie; 400 medewerkers; in 2021 gestart met gestructureerd verbeteren
In welke mate eens met de definitie van CV
volledig
Sense of urgency:
klant is nu heel tevreden, maar verwacht dat we constant op zoek zijn naar mogelijke verbeteringen.
Gestart begin 2021 om eerst kleinschalig (pilots) kennis en kunde aan de organisatie toe te voegen en champions te creëren vanaf de werkvloer. Vandaaruit worden nu investeringen gedaan om de pilot breder op te pakken. En de urgentie vanuit directie en midmanagament is opgenomen in jaarplan en budgets (zowel investeringen als baten). Uitdaging is om in een immatuur bedrijf, er voldoende aandacht voor te kunnen blijven.
Reactie 12 / Voornaam
Josette
Datum:
9-10-2021
Tips
1. Realiseer je dat het een transitie traject is van meerdere jaren, geen quick win
2. Start klein en creëer champions, die het daarna groter kunnen maken
3. Top down urgentie en communicatie op bovenliggend strategisch doel
Uitdagingen
Bovenliggend strategisch doel is verspillingen elimineren, uniform werken, standaardiseren, om zodoende te kunnen automatiseren en digitaliseren.
Context
Logistieke dienstverlener
In welke mate eens met de definitie van CV
Volledig
Sense of urgency:
Uniformeren en standaardiseren om automatisering en digitalisering mogelijk te maken
Webinar 12-10-2021 Zoals aangegeven gaan we door met het verzamelen van deze ervaringen om vervolgens een samenvatting en wellicht conclusie te maken. Interessant zijn ook de vragen die we hebben gekregen van de deelnemers van ons webinar van 12 oktober 2021. Bij de aanmelding kreeg elke deelnemer nl. de vraag wat hij / zij in het webinar behandeld wil hebben. Hieronder zie je de reacties van de deelnemers:
Voornaam
Wat wil je in dit webinar behandeld hebben?
1
Aard
roadmap voor verbeter cultuur
2
Alex
Mensen gemotiveerd krijgen om daily stand te houden
3
Alexander
Hoe de werkvloer mee te krijgen in grote (lange termijn) organisatie wijzigingen, zoals transitie naar ‘data decision making’
4
Anita
Hoe kun je samen iets bereiken
5
Astrid
best practices
6
Axell
verbeter management
7
Bas
Het communiceren van successen
8
Bram
Praktijkvoorbeelden wanneer CV wel werkt
9
Carmen
Tools om continue verbeteren
10
Carmen
Wat is een goede aanpak om mensen te enthousiasmeren om mee te denken over verbeteringen. Hoe zorg ik voor ervoor dat medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor een opgeruimde omgeving, wanneer zij iedere dag aan een andere lijn werken
11
Carola
hoe implementeer je een continu verbeter traject in een hybride organisatie
12
Caroline
Ervaringen mbt naleven van werkinstructies
13
Chantal
Wegnemen van barrieres voor continu verbeteren
14
Damien
Uitdagingen en sparren over oplossingen
15
Dennis
Wel of geen separate verbetermanager?
16
Dennis
–
17
Desire
stappenplan en interview vragen
18
Edwin
Hoe medewerkers enthousiast houden met continu verbeteren
19
Elke
Ik ben vooral benieuwd naar de oplossingen.
20
Emilie
Continu verbeteren icm continu leren
21
Eric
Het gebrek aan tijd is killer. Ik sluit me aan bij Madeleine
22
Esther
hoe je eigenaarschap creeert
23
Evelyna
laag hangend fruit..
24
Ferry
Hoe krijg en houd je grip op alle verbeterinitiatieven, zowel kleine (binnen een afdeling) als grote (over afdelingen heen)?
25
Frank
Hoe maak je CV onderdeel van de dag dagelijkse business zodat medewerkers het niet als iets extra’s ervaren
26
Frank
Hoe weerstand bij veranderingen om te zetten in uitdagingen
27
Henno
Tijd maken voor continu verbeteren
28
Hessel
Hoe krijg je mensen uit de brandweer stand van meteen in actie komen voor oplossingen
29
Ineke
Verbeteren in een projectorganisatie. Verbeteren met wisselende teamsamenstellingen
30
Ineke
Van voorstel naar goede implementatie
31
Inge
Hoe kun je CV op afdelingen stimuleren als L&D adviseur
32
Ingrid
Methodes om zorg te dragen dat continu verbeteren in het DNA komt van alle medewerkers en managers.
33
Iwan
Verandering
34
Jacco
Welke mate van architectuur / procesbeschrijving is noodzakelijk? Hoe bepaal je dat voor jouw organisatie?
35
Jeannette
wanneer is iets een project dat bij continue verbeteren thuishoort en wanneer is het bv een project van de afdeling zelf ?ject
36
Johan
Maturity Model
37
Katrien
–
38
Laura
continu verbeteren borgen bij hoog personeelsverloop
39
Lenny
Relatie HR en continu Verbeteren
40
Madeleine
Het gebrek aan tijd is een killer. Vertellen dat je met een kleine investering meer tijd wint werkt niet voldoende. Wat kunnen we nog meer doen?
41
Martijn
Hoe kun je resultaten het beste borgen
42
Monique
geen specifieke bijzonderheden
43
Noa
Zichtbaarheid binnen de organisatie
44
Paul
Hoe zorg ik dat een verbeterproject geborgd wordt door het team?
45
Peter-Paul
Goede basis creeeren voor verbeter trajecten
46
Raquel
Het doorbreken van de plek der moeite
47
Raymond
Algemeen Nut
48
Richard
Hoe onderscheid je verschillende probleem oplossingen en pak je deze aan?
49
Rob
tijd stoppen in Continu verbeteren tov Productie wat altijd voor gaat
50
Robert
Leiderschap
51
Roeland
Welke interventies in sociale systeem om procesgericht werken en continue verbeteren te integreren in dagelijks werk.
52
Ronny
iemand overhalen
53
Sarah
Collega’s meekrijgen, draagvlak creeeren.
54
She
In kaart brengen barrieres
55
Sofie
Hoe ervoor zorgen dat continue verbeteren een gewoonte wordt voor mezelf en mijn team
56
Steve
Hoe vertalen we OpEx het beste naar de werkvloer
57
tineke
oplossing voor de barri̬res / weerstand
58
ton
Praktische handvaten voor borging
59
Vanessa
Hoe deze manier van continu verbeteren implementeren in je team dat ik aan stuur?
60
Vincent
Uitdagingen
61
Willem
Hoe handig organiseren van het continu verbeteren in de dagelijkse praktijk. Onze mensen worden toch telkens overspoeld met werkdruk op de projecten.
62
Wim
Hoe communiceer je het best aan de verschillende belanghebbenden : de mensen op de werkvloer ? De direct leidinggevende van de mensen die in kaizen teams zitten en het management.
63
Yvette
Hoe kan je omgaan met de opmerkingen “we hebben het veel te druk om met CV aan de slag te gaan”
Doe je ook mee?
In het webinar van 12-10-2021 zijn we ingegaan op bovenstaande, onder andere aan de hand van het Continu Verbeteren volwassenheidsmodel. Tevens hebben we in dit webinar de ‘barrieres’ behandeld, die 22 verantwoordelijken voor Continu verbeteren ons hebben aangegeven (vertaald naar 8 succesfactoren). Klik hier om dit webinar van 12-10-2021 direct te bekijken