Volgt jouw verbeter initiatief de rode of de groene lijn?
Ben je bezig met een verbeterproject? Of ga je binnenkort aan de slag om prestaties in jouw team te verbeteren? Bepaal dan nu of jouw verbetering de groene lijn uit de afbeelding gaat volgen of wellicht de rode lijn.
Het doel van elk verbeter initiatief
Elk verbeter initiatief heeft tot doel om de prestaties te verbeteren. Dat kan zijn de productiviteit, kosten, kwaliteit of doorlooptijd. Klanten verlangen, verwachten en soms eisen dit. Maar ook jouw eigen organisatie wil winstgevend zijn of blijven en ook daarom zal je moeten verbeteren.
Heel simpel gezegd brengt een verbeter initiatief je van A naar B, zoals weergegeven in de afbeelding
X-as: tijd Y-as: prestatie
Volgt jouw verbetering de groene of de rode lijn?
De afbeelding toont drie lijnen die het mogelijke verloop van de invoering van jouw verbeter initiatief weergeven.
De huidige prestatie A kan via 1 van de 3 lijnen naar B gaan. Je wil de groene of de zwarte lijn maar zeker niet de rode lijn.
Uitleg van de 3 gekleurde lijnen
Elke lijn kent een terugval en een herstelperiode. De terugval wordt veroorzaakt door aanloopproblemen, onvolkomenheden en gewenning. De herstelperiode is niet alleen afhankelijk van de aard van de aanloopproblemen maar ook van de flexibiliteit, motivatie en de kwaliteit van medewerkers en leiding.
- de rode lijn staat voor een niet-succesvolle invoering, de terugval qua prestatie is zodanig dat er onder het oude niveau A gepresteerd wordt
- de zwarte lijn staat voor het realiseren wat oorspronkelijk bedacht is, hoewel de tijdelijke terugval diep en langdurig is
- de groene lijn is de meest succesvolle invoering, want de tijdelijke terugval is kort en er wordt uiteindelijk beter gepresteerd dan wat oorspronkelijk bedacht is.
De diepte en duur van de terugval kosten een organisatie geld. Dit kan je ook berekenen door het oppervlakte van de terugval te bepalen. De duur van het bereiken van punt B, kosten de organisatie ook geld omdat de baten minder zijn dan wel later dan begroot worden gerealiseerd.
- dit is de start van jouw verbeter initiatief
- dit is het eind van jouw verbeter initiatief
- terugval qua prestatie (diepte en de duur zijn bepalend)
- het moment waarop de prestatie weer terug is op het oude niveau
- het moment waarop het gewenste doel B is behaald
Hoe zorg je dat jouw verbetering de groene lijn volgt.
Hierna vind je een aantal manieren om er voor te zorgen dat jouw verbeter initiatief de groene lijn volgt. (klik om uit te klappen).
1. Gebruik een bewezen aanpak
De PDCA cyclus is een bewezen aanpak om gestructureerd problemen op te lossen en verbeteringen te realiseren.
2. Gebruik een WIP-limiet
De WIP-limiet (work in progress) is het maximaal aantal verbeter initiatieven wat je tegelijk oppakt. Neem als bijvoorbeeld thuis daar werk je ook niet aan 6 verbouwingen tegelijk. Het duurt dan langer voordat een klus afgerond wordt. Beter is om aan 1 klus tegelijk te werken.
Een Kanban verbeterbord is hiervoor een prima hulpmiddel.
3. Houdt het klein
Maak de verbeteringen klein. Beter is om 6 keer elke week 1 kleine verbetering te realiseren dan 1 grote in 6 weken. Je levert dan niet alleen eerder resultaat verbetering, maar ook de kans op succes neemt toe. Klein is immers makkelijker.
4. Zorg voor borging
Borging zorgt er voor de nieuwe situatie niet terugvalt naar de oude situatie. Mogelijke manieren om een verbetering te borgen zijn onder andere: werkinstructies, training, visual management, poka yoke, gemba walks, kamishibai (proces-confirmatie), leader standard work.
5. Hanteer een integrale benadering
Verbeteren gaat niet alleen over een beter werkproces, maar ook over de ontwikkeling van de medewerkers in het team. Ook het verandervermogen speelt een belangrijke rol. Onderstaande afbeelding laat dit zien.
6. Betrek je medewerkers bij de start
Medewerkers die betrokken zijn leveren betere prestaties. Alle voordelen van betrokken medewerkers staan in de volgende afbeelding. De manier om voor betrokken medewerkers te zorgen is heel simpel door de medewerkers te betrekken en dat begint al bij de start van jouw verbeter initiatief.
7. Dit is de optimale teamsamenstelling
Zorg voor voldoende diversiteit in jouw verbeter team. Dus niet alleen de medewerkers uit je eigen afdeling, maar ook andere teams betrekken. Doordat het probleem waar je aan werkt door meerdere medewerkers bekeken wordt neemt niet alleen de kwaliteit van de oplossing toe. Ook het draagvlak voor de oplossing neemt toe. In dit kennisartikel vind je meer informatie over de team samenstelling.
8. Voorkom "brandjes blussen"
Stoer een probleem snel verhelpen lijkt door veel bedrijven gewaardeerd te worden. Helaas komen die problemen vaak terug en vindt er dus geen verbetering plaats. Neem de tijd. Werk gestructureerd samen. Voorkom een ‘brandjes blus’ mentaliteit.
Hoe ondersteunt de Coimbee software hierin?
De Coimbee software ondersteunt het bedrijfsproces Continu Verbeteren. Het helpt om verbeteren succesvol en blijvend te realiseren.
Het vastleggen van een idee in Coimbee kost nog geen 10 seconden. Via het Kanban verbeterbord heeft elk team direct zicht op de status en voortgang van elk idee.
Bij de uitvoering wordt het team ondersteund met de PDCA-checklist. Succes delen kan heel eenvoudig. Medewerkers stimuleren elkaar met onder andere de Like, Follow, Share en Commentaar functies. Door de handige Dagstart ondersteuning zijn teams goed geïnformeerd en worden medewerkers extra betrokken.
Door de vastlegging ontstaat een centrale kennisdatabank over verbeteringen waardoor de kwaliteit van de verbeteringen toeneemt
Ben je geïnteresseerd in Succesvol EN blijvend verbeteren?
Vul dan je email in en ontvang gratis ons ebook.
Wil je meer weten over continu verbeteren en vernieuwen?
Dan zijn dit de leestips:
Ook op onze Linkedin bedrijfspagina delen we regelmatig kennis.
