Rust en overzicht met een Gantt-chart
Om goed overzicht te houden van de status van de diverse taken, acties en activiteiten is de Gantt-chart een eenvoudig en zeer handig hulpmiddel.
We leggen eerst kort uit wat het is en vervolgens hoe je die het beste kan gebruiken.
Korte uitleg
Henry Laurence Gantt ontwikkelde rond 1910 de Gantt Chart om de planning en voortgang van een project af te beelden. Dat werd destijds als revolutionair gezien.
Met een Gantt-chart zorg je voor een overzicht van de structuur en tijdsplanning van een project, waardoor alle betrokkenen weten welke taken wanneer moeten worden uitgevoerd.
Daarin zie je volgende elementen:
- De start- en einddatum van een project of verbetersuggestie
- Uit welke taken het project / verbetersuggestie bestaat
- Welke personen aan welke taken/acties werken
- De geplande begin- en einddatum van de taken/acties
- Een schatting van hoe lang elke taak zal duren
- Hoe taken elkaar overlappen en/of aan elkaar gekoppeld zijn
Hoe maak je een Gantt-chart?
Voor een eenvoudige opdracht zal je niet snel een Gantt-chart maken. Maar als je met een paar collega’s aan een opdracht gaat werken die bestaat uit meer dan 10 acties / taken dan is het verstandig om een Gantt-chart te maken. Je hebt dan een perfecte manier om overzicht te houden met je collega’s. En het is een prima middel om bv. met je manager of andere ‘stakeholders’ te communiceren.
Het maken van een Gantt-chart doe je als volgt:
- bespreek met je team de opdracht die jullie moeten uitvoeren; gebruik hiervoor de PDCA-checklist, zodat je een heldere en bewezen aanpak hebt.
- Benoem gezamenlijk welke acties / taken door wie gedaan moeten worden.
- Bedenk gezamenlijk hoe lang elk van die acties / taken gaat duren (doorlooptijd), dus niet hoeveel tijd het kost maar hoe lang het duurt
- Zet de acties / taken in volgorde door de start- en einddatum vast te stellen
- Maak het visueel en bespreek eventueel opvallende zaken (overlappen er acties, zitten er gaten in de planning, ed)
De Gantt-chart in Coimbee
In de Coimbee Toolbox zit ook de mogelijkheid om een Gantt-chart te maken van bijvoorbeeld alle verbeteringen. En je kan een Gantt-chart maken van de acties die bij een specifieke verbetering horen.
1.Gantt-chart van alle verbeteringen
De Coimbee Toolbox maakt automatisch een Gantt-chart van alle verbeteringen. Het werkt alsvolgt:
- geef van elke verbetering de start- en einddatum op (voor zover bekend)
- werk van elke verbetering de OK-status bij
- de chart vind je onder het menu-item “Meer” onder “Planning verbetersuggesties)
Dit is voorbeeld uit Coimbee:
Vanuit de Gantt-chart kan je direct naar de detail-informatie van elke verbetersuggestie gaan door op de naam van de betreffende verbetersuggestie te klikken.
2.Gantt-chart van de acties van een specifieke verbetering
Per verbetersuggestie kan je ook acties vastleggen. Deze acties zijn voorzien van een start- en einddatum en een ‘eigenaar’.
Aan de hand van deze gegevens maakt Coimbee de handige chart zoals hierna te zien is het voorbeeld
