COIMBEE ondersteunt de 7 processtappen

Continu Verbeteren bestaat uit de volgende 7 stappen:

  • Genereren

    Het verbeterproces start met een verbeter suggestie. Een medewerker of team heeft een idee om het werk te verbeteren. Dit idee kan gaan over veiligheid, kwaliteit of het wegnemen van overbodige zaken (‘verspillingen’)

  • Registreren

    Om het overzicht te behouden moeten de verbeter suggesties vastgelegd worden in de COIMBEE Toolbox. Als ze zijn vastgelegd zijn de suggesties voor alle medewerkers zichtbaar. Transparantie zorgt er voor dat de opvolging gegarandeerd is.

  • Selecteren

    Het team bespreekt de verbeter-suggesties en beslist welke suggesties wordt opgepakt. Het management heeft hierin een ondersteunende rol.

  • Realiseren

    Medewerkers gaan in een verbeterteam aan de slag met een gestructureerde aanpak (PDCA-cyclus en de ‘root-cause’ analyse) plus bijhorende checklist. Dit zorgt er voor dat het probleem juist wordt aangepakt en de juiste oplossing wordt gerealiseerd, zodanig dat het probleem … Read More

  • Feliciteren

    Wanneer de verbetering is gerealiseerd dan is het belangrijk dat het verbeterteam hiervoor complimenten of felicitaties krijgt. Dit is niet alleen bedoeld om het team te waarderen maar ook om de rest van de organisatie te laten zien dat continu … Read More

  • Rapporteren

    Rapporteren is niet alleen bedoeld om verantwoording af te leggen maar ook voor het informeren en betrokken houden van alle medewerkers. Rapporteren gaat niet alleen over financieel resultaten, maar ook over leren, de mate van interactie en de mate van … Read More

  • Leren

    Leren is bedoeld om beter te worden in Continu Verbeteren zodat het aantal succesvolle verbeteringen omhoog gaat, maar ook dat medewerkers meer plezier in hun werk krijgen.

COIMBEE bevat veel nuttige functies

Continu Verbeteren bestaat uit de 7 genoemde stappen. Onderstaand overzicht bevat de functies die deze 7 stappen ondersteunen.

Het vastleggen gaat heel eenvoudig: er zijn 3 gegevens die je kan invoeren: een korte naam plus omschrijving en eventueel een foto. 

Met deze checklist wordt elke verbetering een succes. Geen stap wordt overgeslagen en bij elke stap kan aanvullende informatie worden vastgelegd. 

Plan-Do-Check-Act is bekend geworden door Dr. W. Deming en heet daarom ook wel de Deming-circle. Het is een wetenschappelijke bewezen aanpak om problemen weg te nemen.

Een verbetering kan de status “in orde”, “let op” of “niet in orde” krijgen. Hierop kan gesignaleerd worden en actie worden ondernomen (door de manager die als coach van de verbeterteams fungeert).

Op dit visueel sterke  verbeterbord (Kanban) kan het team eenvoudig zien welke verbeteringen in welke fase zijn (nieuw, open, lopend, afgerond, gestopt, afgewezen, in de wacht).

Elke verbetering wordt afgesloten met een evaluatie en  lessons-learned. De Toolbox wordt hierdoor een verzamelpunt van kennis en maakt het delen van kennis heel eenvoudig.

Ervaren medewerkers kunnen in de Toolbox kennis in de vorm van Hints en Tips vastleggen, zodat andere medewerkers hier profijt van hebben.

Dit dashboard laat zien in welke mate er Lessons Learned worden gemaakt. Idem Hints en Tips. Belangrijk doel van de Coimbee Toolbox is beter worden in continu verbeteren. 

De Toolbox bevat de mogelijkheid om vragen aan de  andere gebruikers te stellen en deze antwoorden dienen weer als kennis.

Verbeterteams worden begeleid door een manager. In de rol coach. Het systeem maakt eenvoudig duidelijk welke verbeterteam aandacht nodig heeft.

Medewerkers kunnen een verbeter-suggestie een Like geven als waardering. Ook kunnen ze een verbetering delen met collega’s. En ze kunnen een verbetering volgen zodat ze geïnformeerd blijven over de status ontwikkkeling.

Medewerkers kunnen ‘commentaar’ geven op een verbeter-suggestie.

Uit onderzoek van prof. dr. Jan van den Ende is duidelijk geworden dat ideeën die werden gedeeld met een goede kennis die werkzaam was bij een andere afdeling het kansrijkst bleken.

“Een collega die elders in het bedrijf werkt, kijkt er met een andere blik naar en kan zo waarde toevoegen. Het is helemaal gunstig als het een collega is die je goed kent, omdat de communicatie dan beter verloopt en diegene meer geneigd zal zijn om serieus naar jouw idee te kijken.

Om de kwaliteit van de suggesties van jouw medewerkers verbeteren, adviseer jouw personeel dan om hun ideeën eerst te bespreken met een bekende elders in het bedrijf.”, zegt Van den Ende.

Vanuit de top zijn er strategische initiatieven en die kunnen gekoppeld worden aan verbeter-suggesties. Hiermee wordt duidelijk welk strategisch initiatief aandacht krijgt en welke niet. Continu Verbeteren wordt hierdoor ook in het hoger management geborgd. 

Bij verbeter-suggesties kunnen kosten en baten worden benoemd. Deze gegevens worden gebruikt om diverse financieel rapportages te maken, zoals gerealiseerde resultaten en verwachte resultaten. 

Om te zien in welke mate de Toolbox gebruikt wordt is het interactie dashboard opgezet. Met onder andere hoevaak medewerkers de Toolbox gebruiken en verbeter-suggesties bekijken.

Met dit grafische overzicht worden verbeteringen ‘geplot’ in kwadranten op basis van kosten en baten. Hiermee ondersteunt het systeem het selecteren van op te pakken verbeteringen.

Om het proces van Continu Verbeteren onderdeel van de cultuur te maken is het belangrijk om regelmatig te communiceren over de ontwikkelingen m.b.t. Continu Verbeteren. De nieuws-functie kan bijvoorbeeld gebruikt worden om belangrijke ontwikkelingen te melden of het bereiken van een mijlpaal.

Aan elke verbetering kunnen acties gekoppeld worden. En deze acties staan op naam. De acties komen in de kalender (van de Toolbox) van de betreffende gebruiker. Het systeem stuurt tevens reminders.

Bij een verbetering hoort een analyse van bv het proces, metingen en wellicht foto’s. Al deze documenten worden bij de betreffende verbetering opgeslagen en zijn toegankelijk voor alle medewerkers.

Naast het dashboard levert de Toolbox zeer uitgebreide online rapportages. En mocht er een specifieke rapportage niet aanwezig dan realiseren wij die voor u.

Ook deze Coimbee Toolbox wil continu verbeteren. Daarom beschikt het systeem over een simpele feedback knop waar medewerkers gebruik van kunnen maken. Deze feedback gebruiken we om het systeem aan te passen, uit te breiden en te verbeteren.

Via de krachtige zoek-functie vindt u eenvoudig de benodigde gegevens.

Hoewel het systeem eenvoudig en makkelijk in gebruik is hebben we toch de Help-functie gerealiseerd.

Indien gewenst kunnen gegevens uit het systeem geëxporteerd worden of indien gewenst kunnen gegevens geïmporteerd worden.

De Toolbox is momenteel beschikbaar in het Engels en Nederlands. Meerdere talen worden in de komende periode toegevoegd.

Als bedrijf heb je eigen standaards m.b.t. Continu Verbeteren en deze kan je in deze Toolbox centraal vastleggen (niet verplicht). Ook andere handige hulpmiddelen kunnen hier worden vastgelegd.

Het systeem geeft de ‘participanten’ en ‘followers’ van een verbeter-suggestie via de mail diverse alerts: 

  • als een status is veranderd
  • als er commentaar is toegevoegd
  • als een actie qua einddatum in zicht komt.

In 1 klik maak je van de gekozen verbetering een handzaam rapport in PDF. Alle relevante gegevens staan hier op en kan je in het team bespreken. Liever niet printen natuurlijk.

Het oog wil ook wat en daarom kan je eenvoudig de kleur kiezen van de letters en achtergrond. Niet eenmalig, maar zo vaak en wanneer je maar wil.