Minder brandjes blussen ?
Bij veel teams is de primaire aandacht gericht op het dagelijkse werk om dit afgerond te krijgen. Met als gevolg minder tijd voor opleiden en verbeteren. En ook minder tijd om vooruit te kijken.
En juist dat vooruit kijken is zo belangrijk om die issues, brandjes of onvoorziene zaken (of hoe je ze ook noemt) te kunnen voorkomen of minstens er op voor te bereiden.
Is vooruit kijken moeilijk?
Eigenlijk niet. Het ligt er natuurlijk aan hoe ver je wil vooruit kijken. Maar laten we eens uitgaan van 3 maanden.
Je wil dan weten wat is het volume wat je moet gaan doen. Dus wat verwacht je dat externe klanten van jouw team of afdeling gaan vragen. Of misschien werk je voor interne klanten (andere afdelingen).
En misschien is 3 maanden te ver, hanteer dan 1 maand.
Vervolgens wil je in kaart brengen wat de bezetting is voor die periode. Zijn er medewerkers vrij of op training . Natuurlijk houd je rekening met eventuele ziekte of vertrek van medewerkers.
Eigenlijk een open deur tot zo ver. De vraag is waarom teams die een grote werkdruk ervaren dit niet altijd doen? En het argument “geen tijd” is natuurlijk niet het juiste antwoord.
Breng ook de speciale zaken in beeld. Denk aan een nationale of internationale feestdag. Wegwerkzaamheden. Een nieuw of aangepast ICT-systeem.
Doe dit vooruitkijken vooral met je hele team. Dit bevordert de kwaliteit van je 3 maanden plan en je vergroot het draagvlak voor dit plan.
De volgende afbeelding laat zien wat de taken zijn van een manager en daar hoort ‘alertheid’ bij. Weten wat er speelt en weten wat er op je afkomt.
De rol van data
Tegenwoordig beschikken bedrijven over veel data. Benut die data. Ga in overleg met sales of marketing of de planning en verkrijg zo een beeld van wat jullie te wachten staat.
Leren van elke vooruit kijk bijeenkomst
Stel je gaat meer aandacht geven aan vooruit kijken. Bijvoorbeeld door elke maand hier een uur met je team bij stil te staan. Je zal bij herhaling steeds meer te weten komen over de aspecten die bepalend zijn of kunnen zijn voor je vooruitzicht. Leg deze aspecten vast. Benut ze als een checklist voor de volgende bijeenkomsten. De kennis zit daarmee niet meer in de hoofden maar ligt vast en is voor iedereen inzichtelijk.
Leren van issues en brandjes
Natuurlijk kan je nog steeds geconfronteerd worden met issues en onverwachte “brandjes”. Dit los je met jouw team vast en zeker op. Maar nu voeg je er 1 vraag aan toe: “hoe hadden we dit kunnen zien aankomen?”. En dat antwoord zet je op de hiervoor genoemde checklist of nog beter je zorgt in je proces, systeem of werkinstructies hoe dit te voorkomen is.
Door deze vooruitkijk bijeenkomst zullen er minder issues en brandjes zijn en kan je stijgen in de volwassenheid van jouw team. Hierdoor lever je betere prestaties en hebben medewerkers meer plezier in hun werk.
Wat levert vooruit kijken op ?
Door vooruit te kijken ben je alert op wat er (mogelijk) komen gaat. Je kan hier op inspelen om zo het aantal issues te kunnen verminderen. Dit zorgt voor minder werkdruk (note werkdruk wordt niet alleen bepaald door de hoeveelheid werk volgens dit kennisartikel). Ook de mate van plezier in het werk zal toenemen. Het zal ook een gunstig effect op ziekteverzuim en verloop hebben en je team wordt voor nieuwe medewerkers aantrekkelijker om voor te werken.
Dus veel voordelen en het kost je weinig tijd om vooruit te kijken.
Hoe helpt Coimbee jou bij ‘vooruit kijken’ ?
Naast de mogelijkheid in Coimbee om een Dagstart te houden is er ook een speciale Maandstart functie. Op dit digitale maandstart bord benoem je maandelijks die aspecten die nodig zijn om vooruit te kijken. Wat gaan klanten doen, hoe zit het met de bezetting en zijn er speciale interne zaken waar je rekening mee moet houden.
Aan het maandstart bord is een specifieke actielijst gekoppeld die iedereen op tijd informeert indien een actie gaat verstijken.
En met 1 druk op de knop maak je 1 of meerdere verbeteringen aan die nodig zijn voor de komende periode. Deze verbeteringen komen op het overzichtelijke Verbeterbord in Coimbee.
