De taak van een manager is meer dan alleen het stellen van doelen en zorgen dat die doelen gehaald worden. Een goede manager is ook actief bezig met de ontwikkeling van het team als geheel en de ontwikkeling van elke medewerker in het team.
De manager is tegenwoordig geen toezichthouder of controleur, maar een coach. Iemand die inspireert, motiveert en stimuleert. Iemand die het beste uit het team haalt. Maar hoe doe je dat?
1. Coachen van verbeterteams
Een manier om de rol van coach in te vullen is via het begeleiden van verbeterteams. Zo’n verbeterteam heeft tot taak om, vaak zelf ingebrachte, ideeen op te pakken en succesvol te realiseren zodat bijvoorbeeld de kwaliteit, doorlooptijd of kosten verbetert. De manager als verbetercoach hebben we hierna verder beschreven: allereerst waarom die rol van verbetercoach relevant is en vervolgens 10 praktische tips om die rol concreet in te vullen.
2. Waarom zou je als manager verbeterteams coachen?
2.1. Agile
In de snel veranderende markt waar de concurrentie zeer actief is en de technologische ontwikkelingen razend snel gaan is het kunnen aanpassen aan die veranderingen van cruciaal belang. Wendbaarheid (ook wel agile genoemd) is noodzakelijk.
2.2. Operational Excellence en ISO9001
Veel bedrijven hebben in hun strategie onderwerpen als Operational Excellence, Customer Excellence of ISO9001 (waar continu verbeteren verplicht is gesteld!). Ook dit betekent dat er veel veranderingen en verbeteringen geinitieerd en gerealiseerd moeten worden. Dit kan een manager niet alleen. Medewerkers moeten de vaardigheden hebben om mee te denken en veranderingen te realiseren.
2.3. Lerende organisatie
Het interessante is dat doordat medewerkers meedenken over verbeteringen en ze participeren in de realisatie hiervan, ze ook nieuwe vaardigheden aanleren. Denk hierbij aan analyseren, besluiten nemen, elkaar feedback geven en planmatig werken.
Dat medewerkers die vaardigheden niet in 1 keer leren spreekt voor zich en hier speelt de manager als verbetercoach een belangrijke rol.
Om die rol te vervullen moet de manager in zijn/haar rol als coach wel het volgende weten:
- zicht hebben op welke verbeteringen er zijn en welke opgepakt worden
- wie er in de verbeterteams zitten
- wat de status is van elk verbeterteam en waar het team mogelijke knelpunten heeft die ze niet zelf kan oplossen
3. Hoe word je als manager, een goede verbetercoach?
- Zoals met alle nieuwe dingen: begin klein, boek succes en bouw uit. En zo is het ook met de rol van verbetercoach.
- Een belangrijke vaardigheid is geduld. Daarnaast zijn luisteren. doorvragen en vooral geen antwoorden geven belangrijke elementen voor een succesvolle verbetercoach.
- Ook een standaard-aanpak waarmee verbeteringen aangepakt worden helpt jou in de rol als verbetercoach. Zo’n aanpak is bijvoorbeeld de PDCA-cyclus, die in de bijlage is uitgewerkt.
- Om overzicht te houden op de status van verbeter-initiatieven is een Kanban-verbeterbord een handig hulpmiddel.
- Om jezelf een nieuwe routine (die van verbetercoach) aan te leren is het raadzaam een vast ritme aan te houden, bijvoorbeeld wekelijks een half uur inplannen met de trekker van het verbeter-initiatief.
- Besef dat het team er wel aan toe moet zijn om verbeteringen zelfstandig te kunnen oppakken. Met andere woorden als de hectiek en onrust te hoog is, is de tijd nog niet rijp.
- neem minimaal 1 keer per maand de tijd om te reflecteren op je rol als verbetercoach. Wat gaat goed en wat gaat minder goed, laat je inspireren door bijvoorbeeld dit artikel over Ideeensex, of dit artikel over Iceberg of Ignorance
- bekijk de lijst met succesfactoren voor continu verbeteren
- wil je verder specialiseren als verbetercoach bekijk dan dit boek of bekijk deze praktijk-case hoe een team zich heeft ontwikkeld
- een handig hulpmiddel voor de manager als verbetercoach, is de Coimbee Toolbox waarmee je onder andere actueel overzicht hebt van de diverse verbeter-initiatieven en waar je afgesproken acties kan vastleggen (niet alleen voor jezelf maar ook voor teamleden).
Resultaten Continu Verbeteren met de COIMBEE Toolbox
Het aantal bedrijven, dat de COIMBEE Toolbox gebruikt is groeiend. Ook het aantal verbeteringen wat elk van die bedrijven vastlegt en oppakt is groeiend, zoals onderstaande afbeelding laat zien.
Bijlage PDCA activiteiten
| Stap | Actie | Check | |
| 1 | Definieer het probleem | Probleem duidelijk | |
| Team compleet | |||
| VOC en Value duidelijk | |||
| Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned) | |||
| 2 | Verzamel de feiten | Op de werkvloer zelf gezien wat het probleem is | |
| Meten van de feiten | |||
| Schets het proces (Value Stream Map) | |||
| 3 | Analyseer de feiten | Analyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat | |
| 4 | Genereer oplossingen | Genereer oplossing bv via een brainstorm | |
| Kies de oplossing | |||
| 5 | Implementeer | Maak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord. | |
| Realiseer en implementeer | |||
| 6 | Controle en borging | Controleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden | |
| Zorg voor standaards | |||
| Leer en evalueer | |||
Agile werken
Agile maakt het voor organisaties mogelijk om net zo wendbaar worden als het snel veranderende kader waarin ze zich bevinden.
Uit onderzoek van MIT blijkt dat Agile organisaties klantgerichter werken en innovatiever zijn. Hierdoor maken ze 30% meer winst dan traditionele organisaties. Agile gaat verder: medewerkers zijn gelukkiger wanneer er op een Agile manier wordt gewerkt.
Lees hier meer over Agile werken
Kaizen
Kaizen is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbetering. Het is ook een proces dat, de werkomgeving menselijker maakt: het elimineert hard werk (zowel mentaal als fysiek) en het leert mensen verspillingen (8 vormen) in een proces zien en kunnen wegnemen.
De klant staat hierin centraal want die bepaalt of iets waardetoevoegend is of een verspilling is.
Lees hier meer over de 6 stappen aanpak van Kaizen
ISO9001
- De organisatie moet continu de geschiktheid, adequaatheid en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem verbeteren.
- De organisatie moet de resultaten van analyse en evaluatie en de resultaten van de directiebeoordeling overwegen om te bepalen of er gebieden zijn waar de resultaten achter blijven of gebieden waar zich kansen voordoen als onderdeel van continu verbeteren.
- Indien van toepassing moet de organisatie voor het onderzoek naar de oorzaken van het achterblijven van resultaten en voor de ondersteuning van continu verbeteren, toepasselijke instrumenten en methoden selecteren en gebruiken.
