Kennis en inspiratie over Continu Verbeteren
Goed dat je meer kennis wil opdoen over het onderwerp Verbeteren. En wellicht doe je nog wat inspiratie op. Mocht je onderwerpen missen of vragen hebben, aarzel dan niet om contact met onze supportdesk op te nemen.
Op deze webpagina kan je veel vinden en in je eigen tempo aan de slag. Je kan ook een webinar van ons volgen. Minimaal 3 keer per jaar organiseren we een webinar, waarvoor je gratis kan aanmelden. Meer informatie over het volgende webinar vind je hier.
Elke maand 3 tips
En elke maand publiceren we op het eind van deze webpagina 3 tips voor de beginnende en ervaren verbeteraar.
En nieuw zijn onze korte kennis impulsen
In een mini-video van maximaal 3 minuten doe je spelenderwijs kennis op. Zie onderaan deze webpagina.
De basis van verbeteren
Voordat we per onderwerp meer kennis delen, eerst even de basis van verbeteren: het maximaliseren van waarde die we aan de klant leveren. Of anders gezegd: alles wegnemen waar de klant niet om vraagt. Binnen Lean wordt dit het reduceren van verspillingen genoemd.
Bij voorkeur niet via grote en vaak dure projecten, maar liefst “elke dag” kleine verbeteringen. En bij voorkeur bedacht door medewerkers en uitgevoerd door medewerkers. Veelal wordt dit continu verbeteren genoemd of employee-driven-innovation.
Verbeteren is dan eigenlijk een proces: bedenken, selecteren en realiseren (zie afbeelding).
Hoe herken je wat beter kan?
Verbeteringen kunnen zijn gericht op processen, producten, diensten of de samenwerking. Het kan bijvoorbeeld gaan over de kwaliteit, veiligheid, kosten, doorlooptijd, werkplezier of klanttevredenheid.
Een handige manier is om naar je werk te kijken en zogenaamde verspillingen te zien. De basis van verspillingen komt uit Japan van het bedrijf Toyota en wordt ook toegepast bij banken, verzekeraars, gemeente, ziekenhuizen etc. De afkorting TIMWOODS is makkelijk te onthouden. En door naar jouw werkproces te kijken met TIMWOODS in gedachten zie je vaak al veel mogelijke verbeteringen. Sommige zijn makkelijk te realiseren en sommige niet. Maak ze kenbaar en bespreek ze als team en kies dan welke je oppakt en welke (nog) niet.
Wil je meer weten over het onderwerp verspillingen, klik dan hier
En houd vooral een Dagstart want dan bespreek je met het team hoe het gisteren is gegaan en wat er vandaag te doen is. Dit levert ook weer verbeteringen op. Of organiseer een zogenaamde Gemba-walk en kijk bij elkaar wat er beter kan of wat je van elkaar kan leren.
| T | Transport | Iets verplaatsen van A naar B en dan naar C. Kan het niet direct van A naar C |
| I | Inventory | Voorraad. Dit kost geld en staat veelal in de weg en kost ruimte |
| M | Motion | Bewegen, bijvoorbeeld om materiaal te pakken |
| W | Waiting | Ergens op wachten |
| O | Overprocessing | Machine of mensen overbelasten |
| O | Overproduction | Teveel maken |
| D | Defects | Fouten (want die moet je herstellen) |
| S | Skills | Talent wat niet benut wordt |
Waarom zou je verbeteren?
Dat is een terechte vraag. Soms is het omdat klanten ontevreden zijn, of dat er achterstand is. Maar vaak draaien teams best goed en toch hebben ze de drive om te verbeteren. Stilstand is immers achteruitgang. En als je een tijd lang niet verbetert dan kom je zeer waarschijnlijk na verloop van tij din de problemen.
Maar ook de nieuwe technologische mogelijkheden of wetgeving kunnen een reden zijn om te verbeteren.
Bij veel teams doorloopt het verbeteren de 3 stadia zoals op de afbeelding te zien is: op standaard komen, op standaard blijven en daarna de standaard verbeteren. Bijvoorbeeld de standaard (norm) is 100 orders per dag of 10 polissen per week of 5 patienten per dag, etc.
We hebben teveel verbeteringen
Je zal merken dat je al snel veel mogelijkheden ziet die beter kunnen of moeten, zeker als je als team al die verbeteringen verzamelt.
Dan komt de kunst van het kiezen, want je kan niet alles tegelijk doen. Sterker nog, het is beter om 1 of 2 dingen (dit wordt ook wel de WIP-limiet genoemd) op te pakken en niet meer. Want anders gaan de verbeteringen (te) lang duren.
Met het Verbeterbord van Coimbee heb je in 1 oogopslag zicht op alle verbeteringen in jouw team
Verbeteringen kiezen doe je op basis van onder andere de volgende criteria:
- wat wil de klant
- wat is het doel van jouw team (passend binnen het doel, de strategie en de kernwaarden van jouw bedrijf)
- verbeteringen op het gebied van veiligheid krijgen voorrang
Aan de slag met een verbetering
Het oplossen van problemen of de aanpak van verbeteringen is een vak. Het vergt naast kennis en ervaring ook tijd en doorzettingsvermogen. Kortom niet gehaast werken en in 1 keer het probleem definitief verhelpen, in plaats van dat je na 3 weken constateert dat het probleem weer terug is.
De beste manier om een verbetering gestructureerd aan te pakken is met de PDCA cyclus (zie afbeelding). PDCA staat voor Plan – Do – Check – Act.
De meeste tijd besteed je aan de fase Plan. Daar begrijp je het probleem echt en meet je ook allerlei feiten over het probleem en kom je tot de kern-oorzaak. Daar bedenk je oplossingen en kies je een oplossing en realiseer je die. Vervolgens controleer je of het probleem echt weg is en neem je eventuele aanvullende acties.
Ben je dan nooit klaar?
Als een verbeteringen is afgerond dan is het goed om daar even bij stil te staan. Enerzijds om het succes te vieren en anderszijds om te leren wat er de volgende keer beter kan in je aanpak en samenwerking. Deze lessons learned kan je ook in Coimbee vastleggen. Ook de successen kan je in Coimbee vastleggen.
En weer naar het verbeterbord om de volgende verbetering te kiezen en te selecteren.
Wat kan je nog meer met Coimbee?
Met Coimbee kan je op je mobiel ook aan de slag. Geef een like aan een verbetering van een collega. Of reageer op een verbetering. Heel eenvoudig, maar vooral nuttig.
Coimbee waardeert jouw input en daar krijg je punten voor en staat jouw score op het Leaderbord.
Ook kan je anoniem vastleggen hoeveel plezier jij in je werk hebt. Dan kan ook op je mobiel.
De voordelen op een rij
Samen verbeteren leer je niet in 1 dag. Dat kost best wel wat tijd. Maar het heeft ook veel voordelen. Niet alleen nemen de prestaties toe, ook het plezier in het werk neemt toe. En daardoor ook de tevredenheid van klanten. En verbeteren betekent vaak ook dat je nieuwe vaardigheden leert dus het draagt ook bij aan de groei en ontwikkeling van medewerkers.
Is verbeteren moeilijk?
Dat is een goede vraag. Moeilijke verbeteringen zijn er zeker en die kosten tijd. Maar er zijn vaak veel kleinere en dus makkelijke verbeteringen. Ga daar eerst mee aan de slag en leer hoe verbeteren werkt en vooral bouw een gewoonte op om elke week te verbeteren. Liever vaak kleine dan af en toe grote verbeteringen.
Het is best lastig om te verbeteren als het heel druk is in een organisatie of team. Maar je wil uit die drukte of hectiek en dat kan vaak niet door extra mensen aan te nemen en dus moet je niet harder maar slimmer werken.
Teammanagers hebben als taak om 1. het dagelijkse werk te doen en om 2. medewerkers te ontwikkelen (coachen) en om 3. te verbeteren. In de praktijk zie je vaak dat punt 1 alle aandacht vraagt en punt 2 en 3 alleen gedaan worden als er tijd over is. Hoger management mag dit niet toleren en moet hier op sturen. Dat begint al in de strategie van het bedrijf. Wij korten dit vaak af met SMS en een andere afkorting is RRR (ritme, resultaat en reflectie). Meer informatie hierover kan je beluisteren in de bijgevoegde korte podcast.
SMS en RRR
SMS en RRR zijn belangrijke begrippen als het gaat om Continu Verbeteren een blijvend succes maken. In deze podcast lichten we deze begrippen toe.Lees hier het blog met meer informatie over het onderwerp SMS en RRR.
Meer podcasts vind je hier
Heb je nog meer behoefte aan kennis over Continu Verbeteren bekijk dan onze kennisbank of de Continu Verbeter Academy.
Veel succes met verbeteren.
3 tips van deze maand
tip 1 Wat verwacht de klant vs wat verwacht de medewerker
tip 2 Probleem of Oplossing
Het benoemen van het probleem wat opgelost moet worden is een belangrijke stap en vergt vaak meer tijd dan in eerste instantie is bedacht. Veel voorkomend is dat er al in oplossingen gedacht wordt zonder dat het probleem en de feiten van de onderliggende oorzaken zijn geanalyseerd.
De 5W1H (Kipling methode) helpt hierbij: wat, waar, wanneer, waarom, wie, hoe vaak
Zo herken je een goede probleem-definitie:
1. Je mag er geen ‘Ja’ of ‘Nee’ op kunnen antwoorden
2. Het bevat maar één centraal thema (anders meerdere definities)
3. Voor een buitenstaander in één keer te begrijpen
4. Niet persoonlijk
5.Identificeert een eigenaar (probleem hebber)
6. Geeft een duidelijke scope (bv. proces, tijd, etc.)
7. Geeft helderheid over de consequenties”
Nieuw in Coimbee versie 4.6 (Maart 2022)
tip 3 Persoonlijke belangen
Verbeteren is een vak. Daar moet je e.e.a. voor leren en vooral veel oefenen.
Maar niet iedereen vind dit vak leuk. Het is dus niet vanzelfsprekend dat iedereen wil verbeteren. Denk na over de persoonlijke belangen en drijfveren van elke medewerker en baseer hier je aanpak op om zo te komen tot een succesvolle en vooral blijvende verbetercultuur.
Tip 4 Maak het klein
Maak een verbetering klein, dan boek je eerder resultaat en maak je het niet te moeilijk. Maar eerlijk gezegd is klein maken niet altijd makkelijk, maar als je het probeert lukt het vaak wel.
extra tip
Verbeteren lijkt in eerste instantie om het toepassen van tools en technieken te gaan. Zeker niet onbelangrijk!
Maar de echte moeilijkheid is om er voor te zorgen dat er “elke dag” verbeterd wordt. Dat het een gewoonte of routine wordt.
En daar gaat de tip over: help elkaar daarbij. Management moet het faciliteren en ondersteunen en op een subtiele wijze “afdwingen” net zolang tot het een gewoonte is.
Tip 5 denk aan de WIP-limiet
De WIP-limiet is het maximum aantal verbeteringen wat je tegelijkertijd in de fase ‘lopend’ hebt. Begin met maximaal 2 tegelijk.
WIP betekent Work-in-Progress
