Elke organisatie is uniek, dus zal elke organisatie een eigen strategie hebben om de doelen te realiseren.

Op moment van schrijven (juni 2022) verwachten wij dat dit belangrijke elementen uit jullie strategie zijn:

  1. Arbeidsmarkt krapte (talent vinden, behouden en ontwikkelen)
  2. De dagelijkse operatie optimaliseren (doorlooptijd verkorten, kosten verlagen, kwaliteit verbeteren; vernieuwen / verbeteren)
  3. Voorraden grondstoffen
  4. Digitale transformatie
  5. Security
  6. Duurzaamheid
  7. Klant eisen / verwachtingen / tevredenheid
  8. Groei / continuiteit / marktaandeel / winstgevendheid

Visie op verbeteren

Succesvolle organisaties benutten de aanwezige denkkracht en creativiteit

In de huidige markt waar meer dan ooit schaarste van goederen en arbeid heerst is het benutten van de denkkracht en de creativiteit van alle medewerkers cruciaal.

Een goede strategie is noodzakelijk maar zeker niet de enige oplossing.

Het onderscheid wordt gemaakt door betrokken medewerkers die bereid zijn mee te denken om die strategie succesvol te realiseren. Medewerkers die verbeter-ideeën aandragen en realiseren, passend bij de strategie.

Verbeteren staat vaak onder druk omdat het dagelijkse werk al zoveel aandacht vraagt. Achter de feiten aanhollen en brandjesblussen is dan de norm. Om hieruit te komen is verbeteren noodzakelijk. Een kip-ei situatie.

De praktijk leert dat verbeteren een vak is (wat overigens prima te leren is), waar je tijd voor moet maken. En verbeteren moet in het begin als een traject worden gezien wat een impuls vraagt. Alleen een training is niet voldoende.

Een goede start hierbij is het benoemen van en wegnemen van de dagelijkse irritaties (Kleine Werk Irritaties = KWI). Hierdoor is een medewerker bezig met verbeteren en heeft de medewerker daar zelf baat bij.

Gerichte ondersteuning door management is noodzakelijk op de werkvloer plus aandacht van het management, ook op het hoogste niveau.

Het gaat niet om af en toe verbeteren maar om een gewoonte: continu verbeteren. Waarbij het accent meer op Leren ligt dan op beter presteren.

Rol senior-management

Het senior-management heeft naast het bepalen van en sturen op de strategie ook als rol om te laten zien dat verbeteren belangrijk is. Tijd, geld en ondersteuning zijn hierbij van belang en moeten dan ook door het senior-management geregeld worden.

Maar het senior-management heeft zelf ook een actieve rol en dat is onder andere duidelijk maken (bijvoorbeeld via een ‘verander-verhaal’) waarom verbeteren belangrijk is, stilstaan bij geboekte successen en laten zien wat de bijdrage van verbeteren is aan de strategie. En niet te vergeten: voorbeeldgedrag vertonen.

Rol operationeel-management

Teammanagers hebben niet alleen als taak om de dagelijkse doelen te realiseren. Ook het ontwikkelen van medewerkers en het verbeteren van processen, diensten en producten maakt onderdeel uit van hun takenpakket.

Het blijkt in de praktijk dat teammanagers een doorslaggevende rol hebben in het slagen van verbetertrajecten. Zij zijn immers de verbindende schakel tussen het senior-management en de medewerkers op de werkvloer. Teammanagers moeten in staat zijn de strategie te vertalen naar de werkvloer. Dit betekent wel dat zij achter deze strategie moeten staan en bij voorkeur betrokken zijn bij de bepaling van die strategie.

Teammanagers worden nog te veel gestuurd en afgerekend op die dagelijkse doelen terwijl ze ook verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van medewerkers en het verbeteren van processen. Strategisch verbeteren biedt medewerkers de kans om zich te ontwikkelen door te participeren in 1 of meerdere strategische verbeteringen. Dit kan door hun creativiteit en denkkracht aan te boren en ze een belangrijke rol te geven in de realisatie van die verbeteringen.

taken van een manager coimbee

Strategisch verbeterproces

Om ervoor te zorgen dat verbeteren een gewoonte wordt is er een duidelijk en eenvoudig verbeterproces noodzakelijk.

Omdat verbeteren een doel heeft, te weten: bijdragen aan de strategie van de organisatie, spreken we van een strategisch verbeterproces.

Dit betekent dat er een verbeterproces moet zijn waar je verbeteringen:

  1. Eenvoudig kan vastleggen en kan volgen
  2. Gestructureerd kan uitvoeren, waarbij duidelijk is wat de bijdrage is aan de strategie
  3. Optimaal kan borgen, waardoor ze blijvend (duurzaam) zijn

Dit strategisch verbeterproces zorgt dat de strategie succesvol door de werkvloer wordt opgepakt.

Kenmerkend aan dit strategisch verbeterproces is dat medewerkers zich betrokken voelen door niet alleen rekening te houden met de belangen van de organisatie maar ook rekening te houden met de persoonlijke belangen van medewerkers zelf. Waarom zouden ze anders bereid zijn om hun creativiteit in te zetten voor het verbeteren van de organisatie? De veel voorkomende kloof tussen strategie en operatie wordt hierdoor opgelost.

strategisch verbeterproces

Definitie strategisch verbeteren

Als definitie voor strategisch verbeteren hanteren we de volgende:

“Het proces van vaak / regelmatig indienen, selecteren en realiseren van verbeteringen door medewerkers. Het gaat om kleine verbeteringen (1 uur werk tot max 12 weken). Verbeteringen kunnen zijn gericht op medewerkers, processen, producten of diensten. Verbeteringen passen hij het doel van de organisatie en dragen bij aan de strategie. Van belang is dat de resultaten blijvend zijn. M.a.w. dat problemen definitief verholpen worden en er geen terugval naar de oude situatie plaatsvindt”

Een verbetering kan gericht zijn op de klant maar kan ook gericht zijn op de medewerkers of team, zodat het werk makkelijker, veiliger of leuker wordt. 

Het gaat om ander gedrag

Verbeteren vereist ander gedrag zoals: constant de huidige situatie ‘uitdagen’, integraal procesdenken, luisteren naar de klant, coachen, baseren op de feiten (onderbouwd met data), leren boven presteren, de tijd nemen, samenwerken in en tussen teams.

Dit vaak nieuwe gedrag maakt het moeilijk om verbeteren te starten maar vooral om dit vol te houden.

Duurzaam verbeteren

Het gaat erom dat verbeteringen die worden opgepakt blijvend (duurzaam) worden gerealiseerd. Anders gezegd: geen symptoombestrijding maar problemen na een goede probleemanalyse bij de kern aanpakken.

Uit onderzoek blijkt dat 85% van de C-level managers vindt dat hun organisatie slecht is in probleem-analyse, met hoge kosten als gevolg.

Professioneel verbeteren doe je bijvoorbeeld met de Plan Do Check Act cyclus (PDCA) waar relatief veel tijd wordt besteed aan een gedegen probleem-analyse zodat daarna de juiste oplossing gevonden wordt en het probleem niet meer terug keert.

Betrokken medewerkers

Dat betrokken medewerkers betere prestaties leveren is eigenlijk al voldoende aanleiding om te zorgen voor meer betrokkenheid van je medewerkers.

betrokkenheid en productiviteit

In de huidige tijd van enorme schaarste op bijna alle functies in een organisatie, is het van nog groter belang om te zorgen voor een grote betrokkenheid bij je medewerkers. Dit zorgt ervoor dat de organisatie een aantrekkelijke partij blijft om voor te werken.

Als aanvulling op dit rapport zal een specifiek e-book worden toegestuurd over het onderwerp Betrokken Medewerkers.

De betrokkenheid van medewerkers neemt toe door onder andere:

  1. Een helder en aansprekend doel
  2. Feedback op die doelen en op prestaties door operationeel- en door senior-management
  3. Ruimte om mee te denken over en mee te doen aan verbeteren
  4. Zorgen voor een omgeving waarin leren, ontwikkelen en verbeteren centraal staat, zonder de prestaties richting de klant uit het oog te verliezen
  5. Erkenning en waardering
  6. Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
  7. Transparantie is voorwaardelijk voor betrokken medewerkers en voor optimale samenwerking.

Samengevat

Succesvol en blijvend verbeteren wordt bepaald door de 3 onderdelen die zijn opgenomen in de volgende afbeelding.

succesfactoren verbeteren