Hoera een probleem
In de film “Seven years in Tibet” brengt Brad Pitt zijn expeditie-team in gevaar doordat hij niet vertelt dat hij een gebroken been heeft.
Als organisatie of als team wil je juist dat de problemen bekend zijn zodat ze besproken en eventueel opgelost kunnen worden. Je zou een houding verwachten van “Hoera een probleem”. Van problemen kan je leren en het is input om te kunnen verbeteren.
Je wil weten wat er speelt zodat je daarmee aan de slag kan, maar de praktijk laat zien dat die houding er niet altijd is.
Problemen moeten worden gezien als een kans om te leren en verbeteren. Het gaat om een mindset waarin je constant de huidige situatie ter discussie kan stellen (“kan het beter en zo ja hoe”) om te komen tot verbetering.
Weet jij wat er speelt in jouw team?
Als manager is het eenvoudig gezegd jouw taak om te zorgen dat het team de dagelijkse werkzaamheden correct uitvoert. En het is jouw taak om te zorgen dat het werk makkelijker, veiliger, sneller of leuker wordt gedaan.
Problemen, issues, knelpunten of hoe je het ook noemt zijn de basis om te kunnen verbeteren. Dat betekent dat je wel goed zicht moet hebben op alle problemen om zo de juiste te kunnen kiezen om als eerste op te lossen.
Sommige medewerkers vertellen wat de problemen zijn waar ze tegenaan lopen. Andere medewerkers doen wat Brad Pitt deed.
Als manager zul je actief aan de slag moeten om alle problemen boven tafel te krijgen.
Luisteren naar je medewerkers
Onderzoek laat zien dat op de werkvloer alle problemen bekend zijn. Daarom is luisteren naar medewerkers zo belangrijk.
En dat zelfde onderzoek laat zien dat naar mate je hoger in de organisatie zit er steeds minder problemen bekend zijn. Een gemiste kans. Want met deze oplossing is het heel eenvoudig om alle problemen centraal beschikbaar te hebben zodat iedereen weet wat waar speelt?
Door alle problemen te kennen begrijp je beter welke je als eerste moet oppakken. Begin niet met het grootste probleem. Houd het klein, boek succes en zorg dat verbeteren naar meer smaakt. En doe bij voorkeur 1 probleem tegelijk (dit wordt de WIP-limiet genoemd).
Wees transparant en houd overzicht met het verbeterbord
Door alle problemen overzichtelijk op een verbeterbord te visualiseren weet iedereen welke problemen er zijn en wat de status is. Verder voordeel is dat een probleem nooit ‘vergeten’ wordt of kwijt raakt. Medewerkers zien dus wat er met de door hun aangedragen informatie wordt gedaan.
Die problemen hoef jij als manager natuurlijk niet zelf op te lossen. Benut de kennis en kunde van medewerkers ook bij de uitvoering.
Ook het selecteren van problemen die opgepakt worden doe je bij voorkeur in samenwerking met de medewerkers uit jouw team. Dat bevordert de betrokkenheid. En medewerkers leren wat de criteria zijn om een probleem te kiezen. Hierdoor snappen ze nog beter wat de klant wil, wat het doel van de organisatie en het team is.
Resultaat is dat niet alleen de prestaties verbeteren maar ook het plezier in het werk toeneemt.
Hoe luister je naar medewerkers?
Een periodiek werkoverleg is een manier, maar de frequentie hiervan is erg laag om goed naar medewerkers te kunnen luisteren. Veel teams houden daarom een Dagstart, waar in 5 a 10 minuten de status en eventuele knelpunten worden besproken. Met Coimbee kan elke medewerker 24*7 problemen en verbeter-suggesties vastleggen. En ook aangeven hoeveel plezier hij/zij in het werk heeft, wat ook een belangrijk signaal is.
Verder is een jaarlijks onderzoek naar de tevredenheid van medewerkers een mogelijkheid, maar ook daar is de frequentie te laag om snel te kunnen reageren. 1 op 1 gesprekken en beoordelings-gesprekken zijn natuurlijk ook mogelijkheden.
En wat dacht je van coachings-gesprekken? Ga eens naast een medewerker zitten. Laat hem/haar vertellen wat er vandaag gedaan wordt. Er vallen je vast dingen op en die bespreek je dan. Tip: gebruik ook jullie werkinstructies en bekijk o.a. of die nog actueel zijn en aansluiten bij hoe de betreffende medewerker het werk uitvoert.
