Heeft het nut om verbeteringen te registreren ?
Klanten verwachten dat jouw organisatie constant verbetert. En de markt dwingt jouw organisatie om zich telkens aan te passen aan veranderende omstandigheden. Het gaat om flexibiliteit en wendbaarheid.
In welke mate gebeurt dit gestructureerd en wordt dit gecoördineerd?
Het blijkt dat top-management geen volledig beeld heeft van alle problemen en van alle noodzakelijke verbeteringen.
Onderzoek laat zien dat top-management 4% van alle problemen op de werkvloer kent.
Ander onderzoek laat zien dat 85% van het top-management vindt dat hun organisatie slecht is in het oplossen van problemen en dat dit aanzienlijke kosten met zich meebrengt. Brandjes-blussen is eerder de norm dan gestructureerd verbeteren.
Verbeteren lijkt wel een onderschoven kindje. Het ontbreken van tijd hiervoor wordt vaak als argument genoemd. Maar is dat wel het juiste argument? Gaat het ook om kennis om verbeteringen succesvol te realiseren?
In dit kennisartikel geven we aan waarom het vastleggen van verbeteringen de basis is voor gestructureerd en succesvol verbeteren, met een blijvende verbetercultuur als extra gevolg.
De nadelen om verbeteringen vast te leggen
Natuurlijk wil niemand iets doen wat geen nut geeft. En iets wat veel tijd kost daar heeft niemand veel zin in.
Om verbeteringen vast te leggen heb je een schrift, een whiteboard of iets digitaals nodig.
Zonder het nut van het vastleggen te benoemen : het vastleggen van een verbetering zal niet meer dan 1 minuut kosten. Dus tijd zal niet snel het echte argument zijn.
Het antwoord om het wel of niet te doen zit dus in nut of noodzaak.
De voordelen om verbeteringen vast te leggen
De voordelen van het vastleggen van verbeteringen zijn afhankelijk van de functie binnen de organisatie.
De volgende tabel laat de voordelen per functie zien:
| Top-management | 1. Zicht op welke problemen / verbeteringen er zijn binnen de organisatie en wat de status hiervan is. Hierdoor kan gestuurd worden en prioriteiten gesteld worden. En indien nodig aanvullende verbeter-capaciteit toekennen.
2. Zicht welke teams actief zijn met verbeteren en welke niet. 3. Zicht welke verbeteringen bijdragen aan de strategische initiatieven en in welke mate. |
| Management | 4. Zicht op welke problemen / verbeteringen er zijn binnen het team of de afdeling en wat de status hiervan is. Hierdoor kan gestuurd worden en prioriteiten gesteld worden
5. De registratie is ook een manier om te weten wat er speelt in het team en waar (extra) aandacht aan gegeven moet worden |
| Medewerker | 6. Ideeën raken niet kwijt en krijgen de aandacht die ze verdienen
7. Indien iedereen registreert ziet elke medewerker dat andere medewerkers en andere teams ook bezig zijn met verbeteren. Dit stimuleert en motiveert. 8. Doordat je registreert neemt de kans op erkenning en waardering voor de inbreng toe. |
Verder zijn er de volgende voordelen die los staan van de functie:
- De vastlegging van verbeteringen zorgt voor opbouw van een kennisdatabank. Deze kennis zal meer en succesvollere verbeteringen tot gevolg hebben.
- Afgeronde verbeteringen zijn een teken van succes -> motiveert, stimuleert, betrokkenheid. Het is ook een teken van erkenning en waardering
- Met de vastlegging van verbeteringen kan ook duidelijk worden waar tijd aan besteed wordt.
Er zijn nog meer voordelen
- Door de vastlegging krijg je zicht op problemen die terugkeren, die een gestructureerde aanpak vereisen om het probleem definitief weg te nemen
- Het draagt bij aan de perceptie bij medewerkers: naar ons wordt geluisterd, en we werken samen aan betere werkomgeving en aan betere prestaties.
- Door de vastlegging wordt overzichtelijk wat er speelt en kan een bewuste keuze gemaakt worden welk probleem als eerste wordt opgepakt. Als ook nog eens met een zogenaamde “work-in-progress” (WIP) limiet” gewerkt wordt (deze limiet geeft aan hoeveel verbeteringen een team tegelijk mag oppakken), dan neemt de kwaliteit van de verbeter-aanpak sterk toe.
- Door de vastlegging neemt de kans toe dat er een gestructureerde aanpak wordt gehanteerd om het probleem op te lossen. Zo’n aanpak is de Plan-Do-Check-Act cyclus, waardoor de eerder genoemde 85% sterk verbetert. De kracht van deze PDCA-aanpak is niet alleen dat het een gestructureerde en wetenschappelijk bewezen aanpak is. Deze aanpak werkt ook vertragend ! En daardoor worden problemen veel beter opgelost.
- Een kwaliteit-management systeem zoals ISO9001 – 2015 (wat gebaseerd is op de eerdere genoemde PDCA-cyclus) verwacht dat een organisatie laat zien dat ze gestructureerd met verbeteren bezig is.
Het aantal ideeen is stuurinformatie
Management stuurt traditioneel op kosten, omzet en resultaat. Verder is kwaliteit een belangrijk stuurmiddel en de klanttevredenheid. In het Balanced Score Card (Kaplan) is ook Leren en Ontwikkelen een belangrijk stuurmiddel.
In het boek De Innovatiekracht van ideeën (Isaac Getz) staat op blz 84 een interessante aanpak van een aantal directeuren, welke in het kort neer komt op: Op basis van de cijfers met betrekking tot het aantal ideeën van de teams, zagen ze de terugval in het aantal ideeën als een teken van ernstige problemen in dat team en dus een signaal om de situatie in het betreffende team te analyseren en hulp te bieden.
Natuurlijk is er meer nodig
Met alleen het registreren ben je er niet. Verbeteren moet onderdeel van je strategie en performance-management zijn. Kortom in het voortgangs-overleg komen niet alleen de standaard KPI’s aan bod zoals kosten, doorlooptijd, veiligheid en kwaliteit. Ook de in- en uitstroom van ideeën / verbeteringen moet aan bod komen.
Rekenvoorbeeld: Bij een organisatie met 300 medewerkers met gemiddeld 1 verbeter-suggestie per jaar per medewerker (wat laag is) en een gemiddelde waarde van een verbetering van 1.000,- euro , is het verbeter-potentieel 300.000,- euro.
De rol van Coimbee
Met Coimbee leg je in nog geen 10 seconden een idee, probleem of verbeter-suggestie vast.
Via het verbeterbord heeft het team overzicht op alle verbeteringen in het team.
Alle medewerkers hebben zicht op de verbeteringen in de gehele organisatie. Zij kunnen elke verbetering voorzien van een Like of Commentaar. Ook kunnen ze verbeteringen delen en volgen.
Verbeteringen kunnen eenvoudig gekoppeld worden aan strategische initiatieven, zodat duidelijk is in welke mate de strategie op de werkvloer wordt gerealiseerd.
Verbeteringen worden succesvol uitgevoerd doordat gebruik gemaakt wordt van de ingebouwde PDCA-checklist.
Met Coimbee laat je ook zien dat verbeteren belangrijk is binnen de organisatie.
