Gemba walk: aanpak en resultaten
De “gemba walk” is een effectieve manier om management te betrekken en echt te zien wat er op de werkvloer gebeurt. Het doel van de gemba walk is natuurlijk ook om verbeteringen te identificeren (en die later op te lossen).
In dit kennisartikel gaan we in op de volgende onderwerpen
- wat is een Gemba walk
- waarom zou je de Gemba walk doen
- hoe doe je een Gemba walk
- wat doe je met de resultaten van de Gemba walk
1. Wat is een Gemba walk
Gemba walks nemen de leiders van een organisatie mee naar de Gemba (de werkvloer) om te zien hoe een proces wordt uitgevoerd en te praten met de mensen die het werk doen. Hoewel Gemba walks begonnen in de productie, worden ze toegepast op procesverbetering in vele industrieën van klantenservice centra tot software engineering.
De frequentie en duur verschilt per organisatie maar veelal is dit 1x week per afdeling en de duur is ongeveer 30-60 minuten.
2. Waarom zou je de Gemba walk doen
Er kunnen diverse redenen zijn om Gemba walks te houden. Als er veel problemen zijn en er extra aandacht nodig is, of in geval van een nieuw gestarte afdeling of team. De Gemba walk doe je ook als een routine om te zien hoe alles verloopt.
Procesverbetering
Misschien wel de meest gebruikte toepassing van de Gemba walk is om de processen die momenteel op een bepaald gebied worden gevolgd, onder de loep te nemen en verbetermogelijkheden te bedenken die kunnen worden geïmplementeerd.
Betrokkenheid van medewerkers
Wanneer een manager een Gemba wandeling maakt, staat hij/zij direct in contact met de medewerkers. Luisteren naar hun zorgen, ideeën en andere informatie helpt om hun moreel en betrokkenheid drastisch te verbeteren.
Problemen opsporen
Als er een probleem is in een gebied, is een bezoek aan de werkvloer een effectieve manier om de hoofdoorzaak van het probleem te identificeren, zodat een oplossing kan worden geïmplementeerd.
Verbetering van de veiligheid
Kijken naar potentiële gevaren in een bepaald gebied is een andere manier waarop Gemba walks worden gebruikt. De veiligheid op de werkplek kan sterk worden verbeterd door regelmatig gebruik te maken van Gemba walks.
Onderzoek van S. Yoshida laat zien dat de top 4% van alle problemen kent. Het voordeel van de Gemba walk is dat medewerkers hun problemen kenbaar kunnen maken bij het hogere management.
3. Hoe doe je de Gemba walk
Een bezoek aan de werkvloer is effectief mede door de goede voorbereiding.
a. bepaal het gebied of afdeling of team wat je wil bekijken
b. kies een onderwerp waar je aandacht aan wil geven
c. bepaal met wie je gaat kijken (2 zien meer dan 1)
d. focus op het proces en niet op de mensen
e. volg het werkproces
f. leg je waarnemingen vast
g. bespreek gezamenlijk jullie waarneming
h. bepaal de acties en follow-up
Zorg dat je vooraf het team of afdeling wat je gaat bekijken, informeert en geruststelt.
4. Welke vragen stel je
Vanuit oprechte belangstelling en met respect stel je vragen (zonder oordelen), zoals:
a. waar ben je mee bezig; wat ben je nu aan het doen en waarom
b. is wat je nu doet, goed beschreven
c. welke problemen heb je met de uitvoering van het werk wat je nu doet
d. en waarom is dit een probleem volgens jou
e. hoe kan je het probleem oplossen
f. met wie overleg je als je het probleem niet kan oplossen
g. hebben jullie een Dagstart en hoe verloopt die
Vat samen en controleer of je het goed begrepen hebt. Dank degene die je hebt gesproken.
5. Follow up
Met de verkregen informatie moet natuurlijk wat gedaan worden. Acties en verbeteringen kunnen eenvoudig op het Verbeterbord in Coimbee vastgelegd worden. Met behulp van de PDCA-checklist in Coimbee kunnen verbeteringen gestructureerd en succesvol gerealiseerd worden.
Raadzaam is dat de acties in de volgende Gemba walk ook met het bekeken team besproken worden.
6. Afsluiting
De Dagstart is ook een prima manier om medewerkers te betrekken en om problemen snel boven tafel te krijgen. De Gemba walk betrekt met name het hogere management waardoor problemen eerder bij hun bekend zijn en daardoor veelal ook eerder en sneller worden opgelost.
“Learning to see”
Het is ook een manier om verbeter-mogelijkheden te kunnen herkennen. Mensen zijn slecht in staat om verbeteringen goed te zien en daar is oefening voor nodig. En ook tijd. Goed waarnemen is een vaardigheid en die kan je leren: “learning to see”.
