Kaizen – 7 stappen van Continu Verbeteren door betrokken werknemers

PDCA-cirkel

Wil je de prestaties van jouw team of bedrijf verbeteren? Zorgen dat klanten en medewerkers meer tevreden zijn? Niet door eenmalig  een verbeteractie of project te doen, maar door regelmatig te verbeteren? Lees dan verder hoe het proces van continu verbeteren succesvol aangepakt kan worden. Maak gebruik van de handige en bewezen checklist in de bijlage en laat je inspireren door de cases.

Continu verbeteren is één van de pijlers van Lean en wordt ook wel Kaizen genoemd. Doel is om met veel kleine verbeteringen de productiviteit, kosten, kwaliteit en doorlooptijd te verbeteren. Niet eenmalig dus maar continu. Geen grote projecten met een eigen projectteam, maar door de medewerkers zelf.

Om succesvol te zijn in continu verbeteren (kaizen) zijn de ideeën van medewerkers nodig, de ruimte en support vanuit management en een helder proces.

Dit proces bestaat op hoofdlijnen uit de volgende  3 onderdelen:

  1. het proces van verbetersuggesties genereren
  2. het proces van verbetersuggesties realiseren
  3. het proces van monitoren en leren

Onderdeel 1: Verbetersuggesties genereren

Het proces van continu verbeteren is op hoofdlijnen heel simpel: ideeën genereren, registreren, selecteren, realiseren en feliciteren. Maar er zijn wel een paar neteligheden: in het ideeën genereren zijn er voorwaarden nodig zoals vertrouwen; raken mensen hun baan kwijt?; gaan anderen met een ingebracht idee aan de haal? Daarom is Teamontwikkeling zo belangrijk en speelt de kwaliteit van leiding een belangrijke rol. Klik om meer te weten over de “verbeter-idee killers“?

Een ander aandachtspunt is dat medewerkers goed moeten snappen wat de klant wil (Voice of the Customer / VOC) om zo te kunnen bepalen wat Verspillingen zijn of anders gezegd welke activiteiten geen waarde toevoegen voor de klant.

Ook moet duidelijk zijn waar het bedrijf naar toe wil, het zogenaamde True North. En wat de kernwaarden en strategie zijn. (Voice of the Business / VOB). En de laatste en zeker niet minst belangrijke is Voice of the Employee (VOE).

Verbetersuggesties kunnen in de dagstart genoemd worden of tijdens een speciale bijeenkomst zoals een workshop of brainstorm. Het lijkt erg administratief om elke verbetering vast te leggen, maar juist voor de moraal is het goed om zicht te hebben op hoeveel suggesties succesvol zijn gerealiseerd en bij voorkeur wat ze hebben opgebracht. Schematisch ziet het proces van verbetersuggesties genereren er als volgt uit.

Het is raadzaam om alle ideeën en suggesties te registreren hoe vreemd en onhaalbaar ze soms ook mogen lijken.

Onderdeel 2: Verbetersuggesties realiseren

Het realiseren van een verbetersuggestie vindt in teamverband plaats. Hier is diversiteit belangrijk, zodat vanuit meerdere invalshoeken gekeken wordt.Hierdoor ontstaat er niet alleen een beter zicht op het probleem, maar ook een betere oplossing en tevens neemt de acceptatie toe. Effectiviteit is het product van Kwaliteit en Acceptatie (Wet van Maier).

Afhankelijk van de inhoud van de verbetersuggestie is het verbeterteam klein of groot; bestaat het uit medewerkers van de eigen afdeling of ook andere afdelingen of ook leveranciers en klanten.

De duur is ook afhankelijk van de moeilijkheid en de urgentie. Indien gewenst kan een speciaal “Kaizen-event” plaatsvinden dat bijvoorbeeld 5 volle dagen duurt. Deze aanpak is bedoeld om direct wijzigingen in de procesgang en fysieke opstelling uit te testen en door te voeren.

Onderdeel 3: Monitoren en leren

Het derde proces, na het genereren en realiseren, bevat het monitoren van de voortgang van de individuele verbeteringen (persoonlijke effectiviteit) maar ook hoeveel verbeteringen worden ingediend en succesvol worden gerealiseerd. Vanuit het monitoren kan geleerd worden: waarom is de ene verbeteractie wel succesvol en de andere niet. Waarom is het ene team wel actief met verbeteren en het andere minder.

De Toolbox is overzichtelijk en makkelijker te gebruiken dan onze oude verbeterlijst in Excel. Het onderwerp verbeteren is met de Toolbox ook beter bespreekbaar te maken, ook omdat het visueel is en aanspreekt.
Thirza
Teamleider

Wil je zelf de Coimbee Toolbox uitproberen?

Vul dan je gegevens in en je kan direct aan de slag

7 stappen van Continu Verbeteren

Als je de 3 hiervoor beschreven onderdelen verder uitwerkt dan ontstaan de 7 stappen van Continu Verbeteren, zoals weergegeven in de afbeelding.

Coimbee toolbox voor continu verbeteren
Continu Verbeteren Raamwerk

Continu Verbeteren (Kaizen) moet aansluiten bij de strategie van de organisatie.

Kleine verbeteractie, bedacht en uitgevoerd door medewerkers, brengen de organisatie steeds dichter bij het doel van de organisatie.

Elke verbetering zorgt niet alleen voor betere prestaties maar dat er geleerd wordt en dat plezier en betrokkenheid toeneemt. Continu verbeteren draagt ook bij aan teamontwikkeling.

Elke verbetering wordt gestructureerd aangepakt met de PDCA checklist. Een bewezen wetenschappelijke manier om problemen blijvend op te lossen.

Via het digitaal verbeterbord is voor iedereen inzichtelijk in welke fase elk verbeter-idee zicht bevindt.

Het gaat bij continu verbeteren niet om harder werken maar om slimmer werken. En doordat het bij elke verbetering  gaat om wat de klant verwacht neemt kennis over de klant verder toe. 

Met deze 15 succesfactoren gaat continu verbeteren ook binnen uw organisatie een succes worden.

Lean, Six Sigma en Kaizen

Lean, Six Sigma en Kaizen worden vaak in een adem genoemd en er zijn zowel overeenkomsten als verschillen. Wij hebben deze management systemen voor je op een rijtje gezet.

Lean

Lean richt zich op het elimineren van verspillingen en streeft naar zero defects. Lean manufacturing komt van Toyota. Deze werkwijze richt zich richt op efficiency en creeert een flexibele werkomgeving waarbij de klant centraal staat en waarbij men verspilling zoveel mogelijk probeert te vermijden, o.a. door middel van lean training.

Kaizen

De Kaizen methode gaat een stap verder en streeft niet alleen naar zero defects maar ook naar voortdurende verbetering. Je blijft de organisatie volgens deze Japanse bedrijfsfilosofie  continu verbeteren in kleine stappen. Hierdoor verandert de organisatie op lange termijn steeds en past zich aan aan veranderende omstandigheden. Naast Kaizen management is er Gemba Kaizen, waarbij de voortdurende verbetering specifiek gericht is op de werkplek en dus op initiatieven van de medewerkers. Gemba betekent “de echte plek”, de plek waar het werk wordt gedaan. Medewerkers weten vaak beter wat de problemen op de werkvloer zijn en hoe de problemen opgelost kunnen worden  en zodoende slechte resultaten vermeden worden. Gemba Kaizen richt zich dus op continue verbetering op de werkplek met respect voor de mensen op de werkvloer.

Six Sigma

Six Sigma is een bij Amerikaanse experts populaire management methode om de winstgevendheid van bedrijven te verbeteren. Six Sigma is gebaseerd op gestructureerd procesmanagement. Veel Amerikaanse bedrijven, waaronder Motorola, General Electric, Ford en Boeing hebben deze management methode met succes ingevoerd. In Nederland is Six Sigma ook populair bij Lean consultants. Lean Six Sigma, de combinatie van deze twee methodes wordt ook vaak geschikt bevonden in het MKB.

Share this:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>