Cultuur van continu verbeteren creëren? 5 tips uit de praktijk
Organisaties die actief bezig met continu verbeteren zijn vaak gericht bezig met het creëren van een cultuur van continu verbeteren, ook wel “in het DNA krijgen”,”way-of-working” of borgen van continu verbeteren genoemd.
Uit de 22 gesprekken die wij hebben gevoerd met verantwoordelijken voor Continu verbeteren binnen organisaties hebben we 8 hoofdgebieden en 50 aspecten verzameld die noodzakelijk zijn om succesvol en blijvend te verbeteren. We benoemen 5 tips uit de praktijk om succesvol en blijvend te verbeteren.
Proces van Continu Verbeteren
Bij het tot stand brengen van een cultuur van continu verbeteren hoort een proces voor continu verbeteren. Dit geeft duidelijkheid en houvast. Dit proces bestaat op hoofdlijnen uit de volgende onderdelen: genereren van verbeter-suggesties, selecteren, realiseren. En ook rapporteren, leren en succes vieren zijn onderdelen van het verbeter-proces.
Borgen van continu verbeteren
Continu verbeteren vraagt ook om discipline. En het vraagt om doorzettingsvermogen. In de praktijk merk je dat ‘geen tijd’ een veel gehoord argument is om niet bezig te gaan met continu verbeteren (structureel problemen oplossen) met als gevolg dat er ad hoc verbeteringen plaatsvinden, alleen als het echt noodzakelijk is. Veelal wordt dit ‘brandjes blussen’ genoemd.
Continu Verbeteren betekent ook een andere manier van leiderschap. Coachend en inspirerend. De rol van medewerkers verandert ook, want zij worden geacht verbeteringen te identificeren en te helpen bij het realiseren van die verbeteringen.
Verder is transparantie een belangrijk aspect wat hoort bij een cultuur van continu verbeteren. Transparantie over gemaakte fouten en transparantie over geboekte resultaten.
He schema laat zien wat er van medewerkers verwacht wordt (zie “wel doen”) als het gaat om continu verbeteren.
Verder in dit artikel hebben we dit nader uitgewerkt.
Cultuur = Kennis + Houding + Gedrag
Cultuur is : “Het geheel van ideeën, normen, waarden, gebruiken en gedragsmerken die een groep mensen met elkaar delen”. Het gaat dus om kennis, houding en gedrag.
Het creëren van een cultuur doe je door deze kennis, houding en gedrag te beïnvloeden met interventies.
Het bewust creëren van een cultuur is dus het bedenken en realiseren van interventies. Er zijn vele soorten interventies, zoals opleiding, training, belonen, straffen, voorbeeldgedrag, werkoverleg, een nieuwsbrief, ontslag, doorgroei, etc etc. Dit is het vakgebied Verandermanagement en op dat gebied zijn er veel modellen en strategieën, zoals het model van Kotter (andere modellen staan hier beschreven).
In stap 3 en 4 van het model van Kotter gaat het onder andere over de mogelijke weerstand en veranderbereidheid van medewerkers. Weerstand is een belangrijk onderdeel bij het creëren van een cultuur van continu verbeteren.
5 tips uit de praktijk
Het model van Kotter biedt voldoende houvast om de verandering naar een cultuur van Continu Verbeteren vorm te geven. Toch blijkt dat in de praktijk de succesratio van veranderen niet heel hoog te liggen. Ook voor Continu Verbeter trajecten is de succesratio niet hoog.
Onderzoek laat zien dat oorzaken voor het niet succesvol zijn van Continu Verbeter trajecten onder andere te maken hebben met strategie, leiderschap en ‘problem-solving skills’.
Uit de 22 gesprekken die wij hebben gevoerd met verantwoordelijken voor Continu verbeteren binnen organisaties hebben we 8 hoofdgebieden en 50 aspecten verzameld die noodzakelijk zijn om succesvol en blijvend te verbeteren. De 5 belangrijkste tips uit de praktijk hebben we hierna weergegeven. Belangrijk is om als organisatie eerst te weten waar je staat met continu verbeteren omdat deze tips hiermee relatie hebben.
Korte toelichting op dit volwassenheidsmodel: fase 1 kenmerkt zich door reactief te verbeteren (brandjes blussen). In fase 2 zijn enkele teams actief met verbeteringen en de verbeteringen zijn gericht op elk eigen team. In fase 3 zijn de verbeteringen team-overstijgend. De quick-wins cq het laag-hangend fruit is op en de verbeteringen zijn iets complexer en vergen samenwerking tussen teams. In fase 4 zijn de verbeteringen gericht op de strategie en fase 5 zijn klanten en leveranciers betrokken.
Coimbee helpt je bij het creëren van die cultuur van Continu Verbeteren. Vraag hier een vrijblijvende demo aan.
De volgende tips om een cultuur van continu verbeteren te creëren, zijn gericht op het maken van de stap van fase 2 naar 3.
Tip 1 Lange adem
Denk bij continu verbeteren niet aan een traject van 1 of 3 jaar, maar eerder aan 5 tot 10 jaar. Veel bedrijven zoals Flora Holland of Volkers Wessels of Scania zijn al vele jaren bezig. Continu Verbeteren is “nooit” klaar. En dit betekent dat er gedurende die periode ook management aandacht voor nodig is.
Tip 2 Gedrag benoemen
Continu Verbeteren kan vele betekenissen hebben. Benoem binnen jouw organisatie wat het is en wat het niet is. En benoem vooral het gedrag wat je wil zien. Gedrag van directie, medewerkers en van leiding. Zo maak je het concreet en tastbaar en bespreekbaar.
Tip 3 Betrek HR / Learning & Development
Verbeteren vergt vaardigheden, daar kan HR cq Learning & Development bij helpen. Maar denk aan ook aan werving, functie-profielen en doorgroei. Verbeteren gaat ook over betrokkenheid (engagement) en plezier in het werk. Allemaal redenen om nauw samen te werken met HR cq Learning & Development. Met als bijkomend voordeel dat continu verbeteren breder gedragen wordt.
Tip 4 Benoem de verschillende rollen
Als verantwoordelijke voor continu verbeteren zijn er vele taken die gedaan moeten worden. Vanzelfsprekend kunnen die taken ook elders belegd worden.
We benoemen enkele rollen die we in de praktijk tegenkomen: idee makelaar, idee coach, rentmeester, teamcoach, verbeter-coach.
Een cruciale rol is die van Community Manager. De rol is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het onder de aandacht brengen van geboekte successen. Hij/zij kan nieuws en ontwikkelen verzamelen en verspreiden. Als moderator fungeren om medewerkers te stimuleren om bijvoorbeeld te reageren op ingebrachte ideeën. Doel is het promoten van continu verbeteren.
Tip 5 Niet afhankelijk maken van 1 iemand aan de top
We hebben in de afgelopen jaren ‘teveel’ voorbeelden gezien van succesvolle continu verbetertrajecten die na vertrek van de sponsor in de directie, tot stilstand kwamen. Zorg dat continu verbeteren aan de top breed gedragen wordt en zorg ook voor ambassadeurs op tactisch en operationeel niveau.
Wat wordt van medewerkers en leiding verwacht?
Om structureel en succesvol te verbeteren zijn de volgende aspecten belang voor een leidinggevende:
- coachend, inspirerend, prikkelend, medewerkers ontwikkelen
- weten wat er speelt, zichtbaar op de werkvloer
- vragen stellen, luisteren, doorvragen
- probleem analyse, vinden van de kern-oorzaak
- doelen stellen, KPI’s formuleren en resultaten delen
- feedback geven en ontvangen
Wat er van medewerkers verwacht wordt is hiervoor al aangeven. Toelichting hierop is:
Denken vanuit de klant
Veel medewerkers denken dat hard werken de norm is. De klant wil geen hoge productiviteit. De klant wil in het algemeen de hoogste kwaliteit, tegen de laagste kosten en geleverd binnen de kortste doorlooptijd. Door goed te weten wat de klant wil en verwacht, zijn medewerkers beter in staat om verbeteringen en vernieuwingen te bedenken.
Blijf je verbazen
Als goed bekend is wat de klant verwacht dan is het vaak nog lastig om verbeteringen en vernieuwingen te bedenken. Als medewerker zou je eigenlijk elke dag moeten kijken naar het werk alsof het de eerste werkdag is. Het kunnen herkennen van verspillingen is waar medewerkers in getraind moeten worden.
Experimenteren
Verbeteringen bedenken is niet voldoende. het gaat ook om verbeteringen succesvol te realiseren. Probeer iets uit en leer wat wel werkt en wat niet werkt.
Baseer je op de feiten
Meten en analyseren van de feiten is belangrijk en helaas soms tijdrovend. Maar het zorgt er wel voor dat duidelijk is waar het om gaat en wat de kern-oorzaak van een probleem is.
Doorvragen
Neem geen genoegen met halve waarheden, meningen of opinies. Vraag door en gebruik de eerder genoemde feiten. En ja dit kost tijd, maar die tijd ga je terugwinnen doordat je in 1 keer de goede oplossing realiseert.
Samen
Twee weten meer dan 1. Werk samen aan een verbetering. Liefst met medewerkers uit andere teams. Dit zorgt niet alleen voor een betere oplossing maar ook voor meer draagvlak voor de gekozen oplossing.
Leren van fouten
Fouten maken mag. Benoem de gemaakte fouten en leer hiervan. Wijs geen schuldige aan, maar kijk hoe het proces zo ingericht kan worden dat er geen fouten gemaakt kunnen worden.
Borgen continu verbeteren
Zorgen dat continu verbeteren een blijvende activiteit is, is dus niet zo eenvoudig. De praktijk laat zien dat het accent moet liggen op Verandermanagement. De kern bij continu verbeteren is namelijk niet het proces van verbeteren maar zorgen dat medewerkers, management en directie dit proces omarmen. Onderwerpen als draagvlak creëren, omgaan met weerstand en betrokkenheid zijn van belang.
Lees hier welke uitdagingen de verantwoordelijken voor continu verbeteren in de praktijk tegenkomen.
Ben je geïnteresseerd in Succesvol EN blijvend verbeteren? Vul dan je email in en ontvang gratis ons ebook.
Verbeteren is geen doel op zich. Verbeteren is manier om de strategie van een organisatie te realiseren. Zo’n strategie kan bijvoorbeeld zijn om Operational Excellence te worden. De bouwblokken hiervoor staan in dit kennisartikel beschreven.
Starten met een verbetermethode (verbeterproces) en verbeteraanpak is stap 1. De rol van het MT blijkt cruciaal te zijn.
