Makelaarskantoor kiest voor de Coimbee Toolbox

Makelaar kiest voor Coimbee

In de afgelopen periode zijn er diverse bedrijven gestart met de Coimbee Toolbox. Bijvoorbeeld een grote uitgever en een landelijk opererend energiebedrijf.

En een makelaarskantoor met 6 medewerkers. In dit artikel delen we de ervaringen van dit kantoor omdat daaruit blijkt hoe krachtig de toolbox is, ook voor de kleinere bedrijven.

Continu verbeteren bij een makelaar

Een makelaar kent bijna iedereen wel.  De dynamiek van de markt heeft zijn weerslag op de cultuur en structuur: dynamisch, klantgericht en strakke deadlines. De markt is ook nog eens onderhevig aan flink wat veranderingen met name op technologisch vlak. Informatie is transparanter en voor de consument toegankelijk. Vernieuwen en verbeteren zijn daarom cruciaal en dat zijn dan ook de redenen geweest voor dit makelaarskantoor om met de Coimbee Toolbox aan de slag te gaan.

“Onze medewerkers hebben allemaal contact met de klant. Zij horen wat goed gaat en wat beter kan. Ik zocht een manier om al die ideeën te verzamelen, zodat we gezamenlijk zicht hebben op alle ideeen. En dat we kunnen kiezen wat we oppakken. Innovatie is noodzakelijk want stilstand is achteruitgang”
Eigenaar makelaarskantoor

De kracht van een digitaal verbeterbord (kanban)

In december zijn we begonnen en na een korte introductie over continu verbeteren is de vraag gesteld hoeveel ideeen de medewerkers per jaar denken te genereren. Deze discussie was al interessant omdat het o.a. ging over wat de definitie van een idee is. Het uiteindelijke antwoord was 100 (dus ruim 16 per persoon) en dat is fors.

In de eerste week kwamen er mondjesmaat ideeen los, maar door een aparte bijeenkomst te beleggen en dus tijd en aandacht te geven kwam de stroom op gang.

In gesprek met de eigenaar werd duidelijk dat het aantal geopperde ideeen ook voor onrust zorgde. “Moeten we dit allemaal oppakken” en “Wat is de volgorde”. Hier bleek het digitaal verbeterbord gebaseerd op de Kanban principes de oplossing te zijn. Visueel werd duidelijk welke ideeen er waren en door aan te geven dat het verstandig is om aan maximaal aan 3 ideeen parallel te werken ontstond er rust.

In dit digitaal verbeterbord wordt gewerkt met de krachtige principes van kanban.

WIP-limit

Door  een maximum te stellen op het aantal verbeteringen dat tegelijk wordt opgepakt voorkom je dat er te weinig voortgang geboekt wordt. De WIP-limiet (Work-in-Progress) is daarvoor een handig kengetal.

Werk van rechts naar links

Door rechts op het bord iets af te ronden maak je ruimte om uit de categorie open weer wat te selecteren.

Stop starting en start finishing

Dit is de  variant op het vorige punt. Moeilijk want de aard van veel mensen is om dingen te willen starten en daardoor wordt het extra lastig om dingen goed af te ronden.

Zorg voor flow en borging

Met behulp van de vorige punten zorg je voor een goede en constante doorstroom (flow) van verbeteringen. Belangrijk voordeel is dat verbeteringen echt afgerond worden en dat betekent dat problemen blijvend opgelost worden en daardoor geborgd zijn.

Coimbee makelaarskantoor

Totaal zijn er ondertussen 41 ideeën ingediend en 9 succesvol afgerond. Er is nog geen ideee afgewezen en momenteel zijn er 5 lopend (teveel dus gegeven de WIP-limiet van 3), maar daar is bewust voor gekozen door het betreffende makelaarskantoor.

"Ik vond het eerst best lastig om ideeen aan te dragen, want ik dacht dat ik daarmee aangaf dat we dingen niet goed deden. Nu zie ik hoe leuk het is om samen na te denken over wat beter kan om zo onze klanten nog beter te kunnen helpen."
Medewerker makelaarskantoor

Innoveren doe je elke dag

Innoveren doe je niet door slechts enkele keren per jaar daar aandacht aan te geven. Innovatie is ook niet het exclusieve gebied voor R&D teams of staf-afdelingen. Innoveren doe je door de kennis van alle medewerkers te benutten, niet alleen bij het bedenken maar ook bij het het realiseren van die ideeen. Zo gaan verbeteren en persoonlijke ontwikkeling hand in hand. 

Ideeen komen vaak ongepland en spontaan tot stand. De Coimbee Toolbox is daarom ook eenvoudig op mobiel of tablet te gebruiken. In nog geen 3 seconden is een idee vastgelegd (eventueel voorzien van een foto) en voor iedereen toegankelijk. Collega’s kunnen eenvoudig een ‘like’ doen of een verbeteren ‘volgen’.  Continu verbeteren met de toolbox is eenvoudig en leuk, want alle successen van elk team zijn inzichtelijk voor iedereen. 

Share this:
Comments are closed.