Kaizen aanpak, de weg naar tevreden klanten en betrokken medewerkers

Kaizen aanpak in 6 stappen

Kaizen  改善, is Japans en betekent “veranderen naar beter” of “verbetering”. Veelal continu verbeteren genoemd.

Kaizen is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbetering. Het is ook een proces dat, de werkomgeving menselijker maakt: het elimineert hard werk (zowel mentaal als fysiek) en het leert mensen verspillingen (8 vormen) in een proces zien en kunnen wegnemen.

De klant staat hierin centraal want die bepaalt of iets waardetoevoegend is of een verspilling is.

Kaizen in 6 stappen

De aanpak van een Kaizen is helder hierna beschreven. De 6 onderdelen bestaan elk uit activiteiten die uitgevoerd moeten worden om een goed resultaat te krijgen.

StapActieCheck
1Definieer het probleemProbleem duidelijk 
  Team compleet 
  VOC en Value duidelijk 
  Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned) 
    
2Verzamel de feitenOp de werkvloer zelf gezien wat het probleem is 
  Meten van de feiten 
  Schets het proces (Value Stream Map) 
    
3Analyseer de feitenAnalyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat  
    
4Genereer oplossingenGenereer oplossing bv via een brainstorm 
  Kies de oplossing 
    
5ImplementeerMaak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord. 
  Realiseer en implementeer 
6Controle en borgingControleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden 
  Zorg voor standaards 
  Leer en evalueer 

Belangrijk bij Kaizen zijn de volgende aspecten

  1. zorg voor diversiteit in het verbeterteam;  met verschillende disciplines wordt er vanuit meerdere invalshoeken gekeken naar een probleem. Dit kost wat extra tijd maar levert een betere oplossing op die ook nog eens beter geaccepteerd zal worden;
  2. besteed voor je gevoel veel tijd aan het verzamelen van de feiten;
  3. denk niet te snel in oplossingen en ga niet te snel over tot actie;
  4. los het probleem stap voor stap op; het hoeft (en kan vaak) niet in 1 keer opgelost te zijn;
  5. zorg dat er geen terugval plaatsvindt naar de oude situatie (borging). Goede werkinstructies, rapportages en vooral aandacht van de leiding helpen bij deze borging.

Begin klein en eenvoudig en leer hoe het verbeterproces helpt. Neem na een eerste succes een iets lastiger probleem op en bouw vervolgens uit. Anders gezegd begint niet met het probleem wat financieel het meest oplevert want dit zal een moeilijker oplosbaar probleem zijn. Doe veel kleine stappen en komt steeds dichter bij het einddoel. Van elke stap wordt geleerd.

Kaizen en KPI’s

Een team heeft 1 of meerdere doelen die vertaald zijn in KPI’s. Onderstaand figuur laat zien dat het team eerst op standaard moet komen (lees: presteren volgens afgesproken KPI’s) en dan op standaard moet blijven, waarna de standaard verbeterd wordt.

doel continu verbeteren

Verspillingen zijn de motor voor Kaizen

Het gaat niet om harder werken maar om slimmer werken. Verspillingen zijn de motor voor Kaizen en moeten gereduceerd cq geeliminieerd worden. Er zijn 8 soorten verspillingen (te onthouden met TIMWOODS):

  •  Transport (iets verplaatsen)
  • inventory (voorraad)
  • Motion (bewegen)
  • Waiting (wachten)
  • Overprocessing
  • Overproduction
  • Defects (fouten)
  • Skills (talent niet benutten)

De dagstart, waar gisteren en vandaag worden besproken, is een perfecte gelegenheid om verbeter-mogelijkheden te benoemen en te noteren op het (digitale) verbeterbord, welke vervolgens door kleine verbeterteams opgepakt worden. Het proces van Kaizen (continu verbeteren) is daarmee compleet:

  1. genereren
  2. registreren
  3. selecteren
  4. realiseren
  5. feliciteren
  6. leren
  7. rapporteren

Onderstaande korte video laat zien hoe de 6 Kaizen stappen eenvoudig toegepast worden.

Resultaten Kaizen met de COIMBEE Toolbox

Het aantal bedrijven, dat de COIMBEE Toolbox gebruikt is groeiend. Ook het aantal verbeteringen wat elk van die bedrijven vastlegt en oppakt is groeiend, zoals bovenstaande afbeelding laat zien.

“Wij zien zeker de voordelen van de Toolbox, het is overzichtelijk en makkelijker te gebruiken dan onze oude verbeterlijst in Excel. Het onderwerp verbeteren is met de Toolbox ook beter bespreekbaar te maken, ook omdat het visueel is en aanspreekt”
Thirza
Teamleider
Share this:
Comments are closed.