ISO9001 audit: hoe maak je de directie, kwaliteitsmanager en auditor blij ?

ISO9001 2015 continu verbeteren

ISO9001 2015 en continu verbeteren

In ISO9001 2015 draait het om Klanttevredenheid en Procesverbetering.  Leiderschap en Stakeholder-analyse zijn belangrijke onderdelen om ISO9001 succesvol in te voeren.  Een ander belangrijk onderdeel in ISO9001 is Continu Verbeteren (zie bijlage).

Bij Continu Verbeteren gaat het er om dat adequaat op fouten, klachten, afwijkingen gereageerd moet worden. Adequaat betekent niet alleen dat de fout of klacht opgelost moet worden (zodanig dat het niet nog een keer gebeurt) maar ook dat dit gedocumenteerd moet worden.

 

De PDCA-cyclus is een veel gebruikte manier om structureel en blijvend de kwaliteit te verbeteren. Problemen worden op deze manier structureel weggenomen en door veel zogenaamde iteraties te doen wordt het uiteindelijke doel bereikt.

PDCA cyclus

Zo wordt de kwaliteitsmanager blij

Met de komst van de nieuwe ISO 9001 is er het een en ander veranderd voor de kwaliteits­manager. De tijd om veel alleen te doen is voorbij omdat de directie eindverantwoordelijk is voor kwaliteit, maar ook omdat kwaliteit breder in de organisatie wordt uitgezet.

Als kwaliteitsmanager wordt u blij als medewerkers en teamleiders actief met het verbeteren of voorkomen van fouten en afwijkingen bezig zijn. Concreet wordt u blij als managers en medewerkers hun verantwoordelijk oppakken en als u geen actielijst hoeft bij te houden van openstaande issues dan wordt uw functie veel interessanter.

Medewerkers en teamleiders kunnen die actieve rol heel eenvoudig op zich nemen, zoals de volgende korte video laat zien.

In de praktijk blijkt dat de werkwijze, zoals uitgelegd is in de video, de volgende voordelen biedt:

  1. de kwaliteitsmanager kan zich bezighouden met zijn/haar kerntaken; verbeteringen worden toegewezen aan teams en kennen een eigenaar, hierdoor kan worden gestuurd op verantwoordelijk (die dus niet meer bij de kwaliteitsmanager ligt);
  2. de getoonde PDCA-cyclus en OK-status bewaking zorgen voor succesvolle realisatie van verbeteringen, zodanig dat problemen definitief worden opgelost en niet meer terugkeren;
  3. doordat problemen en oplossingen gedocumenteerd worden, ontstaat er een steeds rijkere kennisdatabank die voor alle medewerkers toegankelijk is;
  4. de communicatie (een aspect dat bepalend voor succesvol verbeteren en samenwerken) wordt met behulp van de getoonde werkwijze sterk ondersteund: medewerkers worden bijvoorbeeld geattendeerd op openstaande verbeteringen en elke medewerker kan de status van alle verbeteringen eenvoudig online volgen;
  5. medewerkers merken dat er naar hun geluisterd wordt en voelen zich daardoor betrokken; het plezier in het werk neemt toe, het ziekteverzuim neemt af en de bedrijfs-prestaties nemen toe. Win/win/win;
  6. doordat het proces van continu verbeteren professioneel wordt aangepakt en wordt ondersteund laat de praktijk zien dat er een positieve ontwikkeling is qua aantal ingediende en gerealiseerde verbeter-suggesties:
continu verbeteren resultaten COIMBEE

Belangrijk is natuurlijk hoeveel van deze verbeteringen succesvol zijn afgerond. Bij bedrijf A zijn er 57 (van de 87) succesvol afgerond. Er zijn 15 (van de 87) verbetersuggesties ‘afgewezen’.

Resultaten Continu Verbeteren met de COIMBEE Toolbox

Het aantal bedrijven, dat de COIMBEE Toolbox gebruikt is groeiend. Ook het aantal verbeteringen wat elk van die bedrijven vastlegt en oppakt is groeiend, zoals bovenstaande afbeelding laat zien.

“Wij zien zeker de voordelen van de Toolbox, het is overzichtelijk en makkelijker te gebruiken dan onze oude verbeterlijst in Excel. Het onderwerp verbeteren is met de Toolbox ook beter bespreekbaar te maken, ook omdat het visueel is en aanspreekt”
Thirza
Teamleider

Bijlage ISO9001 2015 Hoofdstuk 10 (continu verbeteren)

Hoofdstuk 10.1 Afwijkingen en corrigerende maatregelen

Hoofdstuk 10.2.1

Wanneer zich een afwijking, waaronder die voorkomen uit klachten, voordoet, moet de organisatie:

  • op de afwijking reageren, en indien van toepassing:
    • maatregelen treffen om de afwijking te beheersen en te corrigeren, en
    • de consequenties aanpakken;
  • de noodzaak evalueren om maatregelen te treffen om de oorzaken van de afwijking weg te nemen, zodat de afwijking zich niet herhaalt of zich elders voordoet, door:
    • de afwijking te beoordelen;
    • de oorzaken van de afwijking vast te stellen, en
    • vast te stellen of zich gelijksoortige afwijkingen voordoen of zouden kunnen voordoen;
  • de benodigde maatregelen implementeren;
  • de doeltreffendheid van getroffen corrigerende maatregelen beoordelen;
  • zo nodig, wijzigingen aanbrengen in het kwaliteitsmanagementsysteem.

Corrigerende maatregelen moeten passend zijn voor de effecten van de opgetreden afwijkingen.

Hoofdstuk 10.2.2

De organisatie moet gedocumenteerde informatie bewaren als bewijsmateriaal van:

  • de aard van de afwijkingen en de vervolgens genomen maatregelen;
  • de resultaten van corrigerende maatregelen.

Hoofdstuk 10.3 Continue verbetering

De organisatie moet continu de geschiktheid, adequaatheid en doeltreffendheid van het

kwaliteitsmanagementsysteem verbeteren.

De organisatie moet de resultaten van analyse en evaluatie en de resultaten van de directiebeoordeling overwegen om te bepalen of er gebieden zijn waar de resultaten achter blijven of gebieden waar zich kansen voordoen als onderdeel van continu verbeteren.

Indien van toepassing moet de organisatie voor het onderzoek naar de oorzaken van het achterblijven van resultaten en voor de ondersteuning van continu verbeteren, toepasselijke instrumenten en methoden selecteren en gebruiken.

Bijlage PDCA activiteiten met de 8D stappen voor probleemoplossing (verbeterwiel)

StapActieCheck
1Definieer het probleemProbleem duidelijk 
  Team compleet 
  VOC en Value duidelijk 
  Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned) 
    
2Verzamel de feitenOp de werkvloer zelf gezien wat het probleem is 
  Meten van de feiten 
  Schets het proces (Value Stream Map) 
    
3Analyseer de feitenAnalyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat  
    
4Genereer oplossingenGenereer oplossing bv via een brainstorm 
  Kies de oplossing 
    
5ImplementeerMaak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord. 
  Realiseer en implementeer 
6Controle en borgingControleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden 
  Zorg voor standaards 
  Leer en evalueer 
Share this:
Comments are closed.