De kracht van een digitaal verbeterbord voor continu verbeteren (kaizen)

improvement board kaizen

Steeds meer teams houden een ‘dagstart’ en ervaren de kracht van een digitaal verbeterbord voor continu verbeteren.

In de dagstart wordt in 10 minuten de dag van gisteren en vandaag besproken. De KPI’s worden besproken a.d.h.v. het ‘prestatiebord’.

Belangrijk doel van de dagstart is het identificeren van mogelijke verbeteringen om zo maximale klantwaarde te realiseren. Deze verbeteringen komen op het verbeterbord. Dit verbeterbord (ook wel Kanban genoemd) is steeds vaker een digitaal verbeterbord.

Hierna hebben we op een rij gezet wat de voordelen van een digitaal verbeterbord zijn en we sluiten af met een video van een digitaal verbeter bord.

1. Overzicht

Via het digitaal verbeterbord is in 1 oogopslag duidelijk welke verbeteringen er zijn in een team en wat de status is.

Ook de verbeteringen die afgerond zijn, staan op het digitaal verbeterbord. Niets raakt kwijt, alle kennis blijft behouden.

2. Transparant

Medewerkers zien direct wat de status is van de door hun ingebrachte ideeen. Er is geen geheimzinnigheid. En zo wordt er geen verbeteridee vergeten.

3. Locatie onafhankelijk

Waar een medewerker zich ook bevindt, het digitale verbeterbord is 24*7 beschikbaar op elke locatie. Dus thuiswerkers hebben toegang, net zoals medewerkers die ziek of vrij zijn. Maar ook de vestiging in Italie (om maar een plek te noemen).

4. Teken dat ideeen worden gewaardeerd

Het digitale verbeterbord heeft een professionele uitstraling. Voor medewerkers is dat een teken dat continu verbeteren gewaardeerd wordt. Belangrijker is dat hun ideeen gewaardeerd worden en professioneel behandeld worden.

5. Betrokkenheid medewerkers

Doordat medewerkers zelf kiezen welke verbeteringen in welke volgorde worden opgepakt zijn het als het ware hun verbeteringen. Door dat ze ook in de uitvoering van die verbeteringen een belangrijke rol hebben neemt de betrokkenheid fors toe.

6. Direct aan te passen

Tijdens de bespreking van de verbeteringen via het digitale verbeterbord is elke verbetering direct aan te passen. Het is ook mogelijk om een nieuwe verbetering (3 seconden werk) aan het digitale verbeterbord toe te voegen.

7. Koppeling strategie

Door in elke verbetering de mogelijkheid te bieden om deze te koppelen aan 1 of meerdere strategische initiatieven van de organisatie, gaat deze strategie meer leven bij medewerkers en kunnen medewerkers beter meedenken over deze strategie, wat weer leidt tot meer verbeter-suggesties.

8. Koppeling kernwaarden

In het digitale verbeterbord kunnen ook de kernwaarden van het bedrijf opgenomen worden. Door tussen het bespreken en selecteren van verbeteringen de vraag te stellen in welke mate de verbetering past bij 1of meerdere kernwaarden, gaan deze kernwaarden meer leven bij medewerkers.

9. Teamontwikkeling

Door verbeteringen tijdens de dagstart te bespreken leer je elkaar beter kennen qua interesses en qua kennis en vaardigheden. Door samen verbeteringen succesvol te realiseren vindt als het ware automatisch teamontwikkeling plaats.

Deze teamontwikkeling kan via een vragenlijst gemeten worden en de uitkomst hiervan kan in het digitale verbeterbord (zie video) getoond worden. Deze cijfers kunnen bij de selectie van een verbetering ook gebruikt worden door bijvoorbeeld de vraag te stellen “stel we pakken deze verbetering op, wat zal dat voor een invloed hebben op plezier in ons werk”.

Op het digitale verbeterbord is ook ruimte voor een teamdoel, wat bij bv. per kwartaal gesteld kan worden.

10. Motor voor innovatie

Door regelmatig verbeteringen te bespreken en te realiseren neemt het vertrouwen , lef en durf toe om met verbeteringen  aan de slag te gaan. Ook neemt de kennis van de klant toe (weten wat de klant verwacht en belangrijk vindt is belangrijk voor de juiste uitvoering van een verbetering). Continu verbeteren wordt hierdoor de motor voor innovatie.

11. Cultuur van continu verbeteren (kaizen)

Bovenstaande zorgt dat er een cultuur van continu verbeteren ontstaat. Medewerkers vinden het normaal dat verbeteren een onderdeel van het dagelijkse werk is.

12. Kaizen / PDCA

Om verbeteringen gestructureerd en succesvol op te pakken worden er geen “pleisters geplakt”. Problemen keren niet meer terug en worden blijvend opgelost. Klanten hebben hier baat bij, maar ook medewerkers.

13. ISO9001 – 2015

Het werken met een digitaal verbeterbord is een perfecte manier om aan te tonen dat continu verbeteren serieus en gestructureerd wordt aangepakt, zoals de regels van ISO9001-2015 ook voorschrijven.

Digitaal verbeterbord (Kanban voorbeeld) in de praktijk

Resultaten Continu Verbeteren met de COIMBEE Toolbox

Het aantal bedrijven, dat de COIMBEE Toolbox gebruikt is groeiend. Ook het aantal verbeteringen wat elk van die bedrijven vastlegt en oppakt is groeiend, zoals onderstaande afbeelding laat zien.

“Wij zien zeker de voordelen van de Toolbox, het is overzichtelijk en makkelijker te gebruiken dan onze oude verbeterlijst in Excel. Het onderwerp verbeteren is met de Toolbox ook beter bespreekbaar te maken, ook omdat het visueel is en aanspreekt”
Thirza
Teamleider
continu verbeteren resultaten COIMBEE

Bijlage PDCA activiteiten

StapActieCheck
1Definieer het probleemProbleem duidelijk 
  Team compleet 
  VOC en Value duidelijk 
  Leer van eerdere verbeteringen (lessons learned) 
    
2Verzamel de feitenOp de werkvloer zelf gezien wat het probleem is 
  Meten van de feiten 
  Schets het proces (Value Stream Map) 
    
3Analyseer de feitenAnalyseer de feiten en kom tot de kern (“root cause”), bv door 5xWhy of Visgraat  
    
4Genereer oplossingenGenereer oplossing bv via een brainstorm 
  Kies de oplossing 
    
5ImplementeerMaak een plan en planning, bijvoorbeeld via een A3-formulieer. Vraag akkoord. 
  Realiseer en implementeer 
6Controle en borgingControleer of het probleem is weggenomen en niet meer terugkeert. Acteer in geval van onjuistheden 
  Zorg voor standaards 
  Leer en evalueer 

Agile werken

Agile maakt het voor organisaties mogelijk om net zo wendbaar worden als het snel veranderende kader waarin ze zich bevinden.

Uit onderzoek van MIT blijkt dat Agile organisaties klantgerichter werken en innovatiever zijn. Hierdoor maken ze 30% meer winst dan traditionele organisaties. Agile gaat verder: medewerkers zijn gelukkiger wanneer er op een Agile manier wordt gewerkt.

Lees hier meer over Agile werken 

Kaizen

Kaizen is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbetering. Het is ook een proces dat, de werkomgeving menselijker maakt: het elimineert hard werk (zowel mentaal als fysiek) en het leert mensen verspillingen (8 vormen) in een proces zien en kunnen wegnemen.

De klant staat hierin centraal want die bepaalt of iets waardetoevoegend is of een verspilling is.

Lees hier meer over de 6 stappen aanpak van Kaizen 

Share this:
Comments are closed.